Tudo sobre cobrança de mensalidades escolares

Hoje vamos falar sobre cobrança de mensalidades escolares. Toda escola particular tem um processo de cobrança e recebimento, não importa o tamanho da instituição. Quando a escola é pequena, pagamentos em dinheiro e na própria secretaria são comuns. Porém, quando o número de alunos vai crescendo, fica inviável e até pouco seguro manter um caixa local.

Existem algumas formas de fazer o controle da cobrança de mensalidades escolares, vamos tratar de cada um deles e explicar as vantagens e desvantagens.

Cobrança de mensalidades escolares por carnê simples

Nessa modalidade, não existe pagamento no banco e processos eletrônicos. A escola cria um pequeno carnê que não tem nenhum código de barras e só serve para “lembrar” o pai da data e valor que ele tem que pagar. Ele vai até a secretaria ou tesouraria e faz o pagamento. O recibo é feito com um carimbo ou assinatura no próprio documento.

• Vantagens: custo baixo, não existe cobrança de tarifa bancária.
• Desvantagens: mesmo que você utilize um software de gestão escolar para a impressão e controle dos pagamentos, o documento não é “oficial”. O carnê somente serve para pagamento na própria escola, tornando o processo pouco seguro. Em dias de vencimento o caixa pode atrair pessoas mal intencionadas.

Cobrança de mensalidades escolares por boleto bancário

Com certeza essa é a modalidade mais utilizada hoje em dia. Vamos investir um pouco mais de tempo explicando essa modalidade.

Na cobrança por boleto, o sacado (aluno ou responsável financeiro) recebe um documento com o código de barras e informações da cobrança, para que seja pago em qualquer local da rede bancária e afiliadas. Antigamente, existia o boleto sem registro, ou seja, emitia-se quantos boletos fossem necessários e somente aqueles que eram pagos eram processados pelo banco. De uns 2 anos para cá, isso mudou e somente boletos registrados são aceitos, por vários motivos que não vamos discutir nesse post.

Enfim, nessa forma de cobrança, a escola precisa emitir os boletos dos alunos, com os dados mínimos (CPF, nome e endereço) para identificação, e os valores e regras da cobrança. Falando um pouco sobre as regras da cobrança, é permitido estabelecer:

• Valores e prazos de multa e juros;
• Descontos condicionais: aquele que você estabelece um valor e uma data de expiração. Se o título for pago até aquela data, o pagante tem um bônus de desconto (muito usado para incentivar a antecipação de pagamentos ou até “camuflar” uma multa acima dos 2%).

Emitindo o boleto de mensalidade com registro

A emissão desse boleto pode ser feita de duas formas:

• Diretamente pelo site do banco ou ferramenta do banco: geralmente utilizado por escolas que não possuem um sistema de gestão escolar e precisam gerar os boletos registrados. O trabalho de geração é maior pois é feito individualmente.
• Pelo sistema de gestão escolar: a maioria dos sistema escolares tem integração com os bancos. É possível gerar os boletos em lote, uma vez que os valores e regras de cada aluno foram estabelecidos na matrícula.

Existem alguns leiautes de boleto possíveis, desde o tipo carnê (com 3 boletos por folha A4) até o com demonstrativo (um boleto por folha), onde é possível acrescentar mensagens e descritivos, como por exemplo os valores por serviço que compõem o valor total do título.

Inconvenientes do boleto registrado no fluxo da tesouraria

Apesar de ser a cobrança mais usada hoje em dia, passou a ser uma grande dor de cabeça principalmente para as escolas menores, que estavam acostumadas com o boleto sem registro. A exigência do registro forçou uma alteração da rotina financeira, exigindo processos adicionais e trabalhosos, e nessas escolas geralmente os funcionários já são sobrecarregados com várias outras atividades.

Outro problema que a exigência do registro trouxe é o fato de que você não pode gerar um boleto e disponibilizar para pagamento imediatamente. É preciso confirmar que esse boleto esteja registrado no banco para que o pagamento seja possível. Esse registro é feito através do envio de um arquivo chamado CNAB Remessa, disponibilizado pelo sistema que gerou os boletos.

No caso da geração diretamente pelo site do banco, não é necessário, porém o processo é mais lento por ser manual (digitar os dados de cada boleto). Alguns bancos só confirmam o registro no dia seguinte, outros já estão disponibilizando um minutos após o envio do arquivo. De qualquer forma, a necessidade de envio da remessa e confirmação de registro é um processo que atrapalha um pouco.

Prós e contras da cobrança de mensalidade com boleto registrado

Vantagens

• automação da cobrança,
• possibilidade de protesto dos títulos inadimplentes,
• pagamento em qualquer local da rede bancária, aplicativos etc

Desvantagens

• custo por boleto: geralmente você paga por todos os títulos ou no pagamento ou na baixa (cancelamento ou expiração), e a tarifa depende da sua negociação com o banco,
• custo operacional: ou gerando manualmente pelo site do banco, ou enviando e recebendo arquivos no sistema de gestão, será exigida uma atenção especial de um funcionário para essa tarefa,
• tempo para disponibilização para pagamento

Cobrança de mensalidades escolares por boleto “online”

Essa modalidade vem ganhando espaço e é uma tendência. Ela surgiu com algumas empresas de e-commerce que já tinham com os bancos uma tratativa diferenciada, e conseguiam o registro dos boletos de forma online e quase que imediata. Essas empresas passaram a disponibilizar essa forma de cobrança para outros mercados, entre eles as instituições de ensino.

Sabe quando você compra algo num site qualquer e emite o boleto para pagamento? Esse boleto pode ser pago na hora. Sim, o registro do boleto é feito logo após a geração do mesmo de forma integrada com o banco, deixando o processo mais simples. Porém, no início, todas essas empresas tinham a limitação de não permitiram cobrança de juros, multa e muito menos dos famosos descontos condicionais. Isso ainda acontece, e é preciso escolher bem o parceiro para não ter mais trabalho ainda. Em alguns casos, é preciso cancelar o boleto gerado e gerar um novo, porque a empresa não tem o controle de multa e juros no processo de registro. Mas isso já não é uma limitação para boa parte das intermediárias e não vamos considerar uma limitação da modalidade.

continuando …

Nesse tipo de cobrança, um título é registrado e enviado para toda a rede bancária em instantes após a sua geração. Dessa forma, é permitido o pagamento quase que imediato. Para boletos de mensalidade, que são gerados com antecedência, até não faria tanta diferença esse prazo. Por outro lado, para boletos de inscrição de processo seletivo, requerimentos e taxas, isso é vital. Já pensou o candidato fazer a inscrição e receber a mensagem: “não pague seu boleto hoje, somente amanhã, pois precisamos fazer o registro dele”!

Outra característica dessa modalidade é que não é necessária a troca de arquivos, já que tudo é feito automaticamente através da integração entre os sistemas, nesse caso, entre o sistema de gestão da escola, a empresa intermediária e o banco. A baixa também é feita de forma automática, e não é necessário baixar arquivos de retorno todos os dias e processar no sistema. Basta imprimir os relatórios e fazer o acompanhamento dos recebimentos e inadimplências.

Na maioria das empresas que oferecem esse serviço, é necessário fazer o resgate do saldo para a conta da escola, pois o boleto gerado fica em nome da empresa e a escola é identificada. Esse resgate pode variar para o mesmo dia ou até 3 dias, por isso o fluxo de caixa da escola tem que ser estudado.

Vantagens e desvantagens de utilizar uma adquirente para cobrança de mensalidades escolares

Vantagens

• Elimina o tempo de registro e troca de arquivos com o banco,
• A taxa por boleto só é cobrada dos títulos efetivamente pagos,
• Boletos disponíveis imediatamente para pagamento.

Desvantagens

• Os títulos não são passíveis de protesto,
• Você recebe por um terceiro e resgata o valor para sua conta.

*** Informação Importante ***

Desde maio de 2020, a empresa Gerencianet, nossa parceira de integração na modalidade descrita acima, recebeu autorização do Banco Central para emissão de boleto próprio. Isso elimina as desvantagens mencionadas, pois a partir de agora:

• Os boletos serão da próprio Gerencianet e não mais de parcerias com outros bancos,
• Os boletos sairão no nome e CNPJ da escola diretamente, e serão passíveis de protesto,
• A conta na Gerencianet passa a funcionar como uma conta corrente, e o resgate para outras contas é imediato (seguindo as regras normais para emissão de TED).

Outras formas menos usuais

Dependendo do tipo de serviço a ser cobrado, existem outras modalidades que podem ser úteis e usadas em conjunto com os boletos. São elas:

Link de Pagamento

Nessa modalidade, ao invés de enviar um boleto para o pagante, é enviado um link para uma página de pagamento. Essa página pode ser configurada para aceitar as modalidades e condições. Por exemplo: a aluno pode escolher gerar um boleto de pagar o valor, ou pagar via cartão de crédito ou débito. No caso do crédito, o parcelamento pode ser oferecido e os juros podem ficar por conta da escola ou do cliente.

Recorrência

Muita gente tem falado sobre recorrência e muitos pensam ser a salvação da inadimplência. Vamos entender a diferença da recorrência e do pagamento parcelado?

Parcelamento: nessa modalidade, o limite do cartão é comprometido e “devolvido” ao aluno à medida em que as parcelas são quitadas. A vantagem é que a escola tem a certeza do recebimento, uma vez a transação efetuada. A desvantagem é que a pessoa tem que ter um bom limite no cartão, e o desejo de utilizá-lo.

Recorrência: nessa modalidade, o limite no cartão não é comprometido. Porque? Simples. Cada mês uma nova transação é efetuada, só que de forma automática. Isso é bom para evitar aqueles que acabam não pagando por esquecimento, mas não é uma garantia de que a escola irá receber. Se o cartão for cancelado ou o limite utilizado, a transação será rejeitada. Na prática funciona como uma assinatura: você informa ao sistema o valor e a vigência dessa assinatura, e acompanha as transações.

Se você ficou com alguma dúvida, escreva para nós e teremos prazer em esclarecê-la.

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