Controle de caixa escolar: 7 ferramentas para simplificar
O controle de caixa escolar, assim como em qualquer outra empresa, deve ser feito de forma rigorosa. Com esse e outros métodos a escola conseguirá acompanhar seu fluxo financeiro e garantir que o seu crescimento seja feito de forma sustentável, investindo no seu desenvolvimento estrutural, pedagógico e mercadológico.
A instituição que não faz o seu controle de caixa escolar está correndo riscos de perder dinheiro e até falir. Hoje em dia, o controle de caixa escolar pode ser feito de forma descomplicada e automatizada. Assim, até a pessoa mais leiga é capaz de utilizar e evita a perda de tempo dos profissionais da instituição.
Existem desde ferramentas que oferecem um controle simples até opções completas para gerir não só a área financeira, mas outros departamentos também. Neste post, você vai conferir 7 ferramentas para simplificar o controle de caixa escolar. Confira!
Por que a organização do fluxo de caixa é importante?
Para entender os motivos e a necessidade de controlar o fluxo de caixa de uma escola, é preciso enxergar a instituição neste cenário como uma empresa que deve ser gerida com controle e cuidado quanto às suas finanças.
Assim, tendo em mente que com essa abordagem é necessário tratar a escola como um negócio, a questão da gestão financeira deve ser feita assim como em outro empreendimento para que não se tenha problemas com os recursos financeiros.
Nessa abordagem, os responsáveis pela gestão do setor financeiro da instituição devem levar em consideração todos os aspectos voltados para essa questão para garantir que não ocorram problemas com inadimplência e outros potenciais prejuízos para o financeiro.
Em meio a isso, a escola ainda permanece tendo que fazer investimentos para conseguir atender as exigências dos alunos e dos seus pais e para que eles continuem tendo interesse em renovar as matrículas. Então, todo o cuidado com a gestão financeira é muito importante.
Com uma gestão eficiente e que vise todos esses aspectos, a instituição poderá fornecer aos seus alunos e aos pais deles mais comodidade nos processos além, é claro, de ensino de qualidade com, inovação constante, pois há um investimento contínuo.
O que é fluxo de caixa e por que deve ser controlado?
Para que a instituição tenha uma segurança maior em relação ao seu financeiro, é necessário entender claramente o fluxo de caixa aborda para que não ocorram falhas no processo e surjam eventuais problemas ou prejuízos em investimentos e aplicações.
Sendo assim, o fluxo de caixa é uma ferramenta usada para que os gestores de qualquer negócio possam entender como está ocorrendo a movimentação financeira do empreendimento de modo geral.
Assim, constam no fluxo de caixa todos os detalhes do negócio que envolvam questões financeiras, como receitas, despesas, contas que devem ser pagas ou pagamentos que devem ser recebidos. Também é preciso considerar os investimentos e as inadimplências dos que utilizam os serviços do negócio.
Essa avaliação deve ser feita periodicamente e este período deve ser pré-determinado pelos responsáveis por realizar esse tipo de controle. O recomendado é que seja feito um procedimento mais abrangente pelo menos no período de 12 meses.
É necessário, entretanto, ter um cuidado maior na hora de determinar o período para avaliação, pois definir que isso seja feito com um longo espaço de tempo pode favorecer o descontrole do fluxo de caixa.
7 ferramentas para simplificar o controle de caixa escolar
O controle de caixa escolar tem como objetivo principal administrar o dinheiro que entra e o que sai da escola, de forma que os gestores possam otimizar seus custos para gerar economia, identificar possíveis desperdícios, realizar os pagamentos e fazer os investimentos e adequados para que a instituição continue crescendo, além de oferecer melhorias para os alunos.
Uma grande falha de muitos gestores de instituições de ensino é que eles veem seu trabalho muito mais como um compromisso social do que como uma empresa que precisa gerar lucro. Com isso e com os obstáculos encontrados na gestão financeira, o controle de caixa escolar acaba se tornando um processo complicado e desgastante.
O ideal é que a escola conte com ferramentas que trabalhem quase que sozinhas, precisando apenas que sejam alimentadas com as informações e depois gerar relatórios de acompanhamento. Por isso, é fundamental optar por ferramentas que façam o controle de caixa escolar de forma simples. Veja quais podem ajudar a sua instituição.
Como as ferramentas podem ajudar neste processo?
Antes de entender o que as ferramentas podem fazer especificamente para gerir as finanças da instituição de ensino, é preciso compreender de forma abrangente quais serão os resultados que podem ser esperados.
O objetivo de utilizar uma ferramenta que seja automatizada e que conte com vários recursos distintos é controlar e observar onde estão os potenciais erros de gestão financeira ou então que indiquem o que a instituição precisa fazer neste setor.
Por isso, os pontos principais tocados por essas ferramentas são:
– Registro de movimentações;
– Entendimento dos tipos de gastos distintos;
– Organização das contas que devem ser pagas;
– Organização dos recebimentos;
– Determinação de despesas fixas;
– Determinação de despesas variáveis;
– Mapeamento de valores das movimentações (recebidos e a receber);
– Previsão de próximos lançamentos (recebíveis e outros).
Esses são alguns dos pontos que os aplicativos que fornecem uma gestão completa podem oferecer aos usuários e, portanto, é importante que as instituições invistam cada vez mais nessas automatizações para que os processos deixem de ser manuais e se tornem mais claros, seguros e sem erros.
1. Planilha no Excel
As planilhas são um dos métodos mais antigos, que existe desde que os computadores foram inventados, e apesar disso, é eficiente e um dos mais simples. Claro que existem diversos tipos de planilhas, algumas opções bem complexas, e todas exigem o mínimo de conhecimento em fórmulas (o que não é nenhum bicho de cabeças para profissionais da área financeira).
Na internet é possível baixar versões que podem ser editadas para atender as necessidades de cada empresa ou a escola. Ou, ainda, a instituição pode criar o seu próprio modelo de controle de caixa escolar no Excel.
Por outro lado, as planilhas não são tão seguras, pois caso o computador apresente algum problema, a escola pode perder todas as informações contidas no documento. Além disso, elas não oferecem mobilidade, ou seja, não é possível acessá-las de qualquer dispositivo e as edições feitas em um arquivo só podem ser vistas na máquina onde ela foi salva. Esse problema pode ser sanado caso você opte por utilizar um documento salvo na nuvem, como por exemplo no Onedrive, Google Docs etc.
2. Aplicativos mobile
Os aplicativos mobile são ferramentas online que ajudam a organizar a gestão financeira como um todo, principalmente para fazer o controle de caixa escolar. Essas opções são mais recomendadas para escolas pequenas.
O diferencial desses modelos é que, normalmente, oferecem sistemas fáceis de usar e de entender, com relatórios etc. Grande parte dos aplicativos oferecem ferramentas básicas no modelo gratuito e avançadas para quem adquirir a versão premium ou pro. Um dos diferenciais desses métodos é que há opções que são pagas apenas no momento do download, outras exigem assinatura mensal.
Antes de escolher o seu, verifique se o aplicativo também conta com um sistema online e a inserção de vários usuários, caso contrário, o acesso e o controle podem ser limitados.
3. Softwares gratuitos
Existem opções de softwares totalmente gratuitos e com funcionalidades gratuitas ou pagas – para opções avançadas. O ponto negativo desse tipo de sistema é que, dificilmente, eles fazem integração com outras plataformas e costumam oferecer poucas ferramentas.
Justamente por serem métodos gratuitos suas funcionalidades não são complexas, pelo contrário são bem simples de utilizar, por isso diversas empresas usam esses sistemas. Por outro lado, a maioria não é especializada em gestão escolar. Ainda assim, pode ser uma boa alternativa para escolas que não querem investir muito e buscam facilidade.
4. Sistemas para emissão e controle de boletos
Esse tipo de sistema é exclusivo para a emissão e controle de boletos, mas há diversas opções bem intuitivas e descomplicadas de usar. Para instituições que utilizam planilhas para fazer o controle de caixa escolar, pode ser uma ótima alternativa.
A escola controla os boletos que precisa emitir e quais pagamentos receberam por meio desse tipo de sistema e faz o lançamento e controle de caixa escolar na planilha. No sistema, os profissionais do departamento financeiro vão conferir se os boletos foram emitidos, se foram pagos, quais estão vencidos e atualizar o controle da planilha.
5. Softwares financeiros
Softwares como esse são especializados em gerir as finanças da escola. Esses modelos costumam oferecer soluções completas para auxiliar não só quem precisa fazer o controle de caixa escolar, mas também cuidar de todas as necessidades e particularidades financeiras da escola.
É possível encontrar desde modelos simples até os mais complexos e dos básicos até os mais completos. Pode ser uma ótima alternativa para quem tem necessidades específicas no setor financeiro, porém esse tipo de software não gerencia outras áreas da escola e pode não ser capaz de se integrar com outros softwares que a instituição utiliza para gerenciar outros departamentos.
6. Software instalado
Esse tipo de ferramenta é aquela que a escola contrata ou compra o serviço e uma empresa instala o software nos computadores que terão que utilizá-la. É uma forma de garantir a segurança das informações da instituição, principalmente sobre as finanças do negócio, pois geralmente são instalados apenas nas máquinas do departamento financeiro e diretoria.
As empresas que comercializam esses softwares prestam consultorias e treinamentos após a contratação do produto para ajudar os profissionais a utilizá-lo. Então, mesmo quando o software é mais complexo, com o treinamento e suporte que a desenvolvedora vai prestar ficará mais fácil de utilizá-lo.
7. ERP para gestão escolar em nuvem
O ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial) são softwares desenvolvidos para otimizar, automatizar e integrar os processos e as atividades das empresas em todas as suas áreas: financeira, fiscal, compras, estoque, recursos humanos, vendas, logística etc. Para as escolas, eles ainda auxiliam com as rotinas pedagógicas e da secretaria.
Softwares como esses costumam oferecem ferramentas completas e simples, além de se especializarem no serviço que estão prestando. No caso das instituições de ensino, eles encontrarão não só um sistema que fará o controle de caixa escolar, mas cuidará de todos os processos que a escola precisa.
O diferencial de um ERP na nuvem é que com essa ferramenta o gestor, tesoureiro ou qualquer outro profissional responsável pela área financeira terá acesso às informações de qualquer lugar que ele estiver, tanto do computador dele quanto de outra máquina. E mesmo com essa mobilidade, o sistema é totalmente seguro, pois o acesso é controlado por login.
Alguns modelos de ERP em nuvem permitem o acesso até por dispositivos móveis, como celular, tablet e notebook, onde o profissional baixa um aplicativo e faz o acesso da mesma forma que faria no computador.
O Software GEO é um sistema ERP especializado em gestão escolar que atende todas as áreas das instituições de ensino, oferecendo ferramentas completas e fáceis de utilizar, de forma totalmente personalizada e integrada com outros sistemas que a escola já utiliza.
Adote um sistema de gestão automatizado e online
Após avaliar as várias opções de softwares que podem ser utilizados para facilitar os diversos processos que o financeiro precisa realizar todos os dias para manter o fluxo de caixa funcionando perfeitamente em uma instituição, é importante ressaltar que este é o melhor caminho para ter um controle seguro.
São muitos os processos que precisam ser feitos ao longo das análises financeiras e não há necessidade alguma de que as escolas continuem adotando procedimentos feitos de forma manual e que podem contar com erros exatamente por serem muitos e distintos.
Os softwares fazem todo o trabalho de analisar o que precisa ser feito e a partir das informações coletadas a respeito do fluxo de caixa e de outros recursos financeiros da instituição, os gestores podem tomar as suas decisões a respeito dos assuntos levantados.
Portanto, é importante considerar essa gama enorme de possibilidades que os softwares de controle financeiro podem fornecer para facilitar que os procedimentos sejam muito mais rápidos, seguros e claros.
Tomada de decisões imediatas
Por mais que os softwares facilitem muito o processo, as tomadas de decisões sempre serão executadas pelos gestores, que com todas as informações concretas a respeito das questões financeiras da instituição podem decidir qual é o melhor caminho a seguir.
Esse é um ponto importante, pois a tomada de decisões vem muito antes que o problema possa se tornar ainda maior, já que os softwares de controle conseguem fornecer essas informações rapidamente.
Assim, utilizar os recursos de gestão traz uma possiblidade muito maior para que a instituição consiga reparar erros ou até mesmo evitar problemas no setor financeiro, pois a tomada de decisão em busca de medidas e soluções virá muito mais rapidamente.
A diretoria da escola, então, poderá se antecipar a respeito de várias questões uma vez que terá uma facilidade muito grande diante das atualizações diárias dos recursos, uma organização maior das despesas, controle de tudo a respeito da receita e a otimização de todos os processos.
Diante dessa vastidão de motivos para adotar um sistema mais inteligente, com softwares capazes de realizar diversos procedimentos relacionados ao controle de caixa, não vale mais a pena manter a sua instituição realizando procedimentos manuais.
Use esses recursos para favorecer o setor financeiro da escola e veja os resultados sendo mostrados dia após dia com as facilidades que eles podem oferecer.
Agende uma demonstração e conheça a melhor forma de simplificar o controle de caixa escolar da sua instituição de ensino.
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