arquivamento-de-documentos-escolares

Arquivamento de documentos escolares: o que fazer com o histórico escolar?

tecnologia na escolaPowered by Rock Convert

Fazer um bom arquivamento de documentos escolares garante não apenas organização, mas também agilidade e melhor efetividade no atendimento. Os alunos podem precisar de materiais como o histórico escolar para mudar de instituição, comprovar o desempenho e a finalização de um ano letivo, entre outras situações.

No entanto, quem administra uma instituição de ensino sabe a quantidade de documentos que são armazenados todos os anos. São centenas de novas matrículas, além de atualizações nos arquivos de alunos antigos, certificados, registros, papéis dos professores, matriz curricular, atas e vários outros papéis que precisam ficar guardados na escola. A pergunta então é: como organizar tudo isso?

Para ajudá-lo nesse processo de arquivamento de documentos escolares, continue a leitura e entenda melhor sobre o que fazer.

Por que é preciso fazer o arquivamento de documentos escolares?

Os documentos de um aluno contêm dados valiosos sobre o seu tempo na escola ou faculdade. Matrícula, notas, frequência, atividades extracurriculares, comprovantes de conclusão de curso, certificados, entre outros materiais podem ser necessários ao longo da vida do estudante, ele estando ou não na instituição futuramente.

Outro ponto importante é aquilo que se refere à administração e pedagogia da empresa. É preciso armazenar matrizes curriculares e suas mudanças, ementas, regimento interno, calendário escolar, livros de visitas de autoridades educacionais, entre outros.

Portanto, ter um sistema que organize tudo isso garante a segurança e gestão desses documentos. Além do mais, não guardar algumas dessas informações pode gerar ações judiciais.

O que diz o MEC sobre o assunto?

Não existe uma determinação específica do Ministério da Educação (MEC) sobre a responsabilidade da instituição em guardar tais arquivos. Porém, o Código Civil, na lei nº 8.159, atribui responsabilidade penal, civil e administrativa àquele que danificar ou destruir qualquer documento de valor, ou de interesse público e social. Sendo assim, se a instituição não arquivar, pode ser processada e responder judicialmente pelo fato.

De qualquer forma, em relação às instituições de ensino superior, o MEC exige que elas guardem de maneira digital os documentos dos alunos. A determinação se deu em abril de 2018 por meio da Portaria 315, e as faculdades e universidades têm até 2020 para se adequar.

Por fim, para determinar o que deve ser mantido e por quanto tempo, existe a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo do Governo Federal (SIGA). Nela, você confere os materiais que devem ser guardados temporariamente e aqueles que precisam ser armazenados permanentemente.

As informações são referentes às instituições de ensino superior, mas as escolas também podem adotar tais medidas no processo de arquivamento de documentos escolares, buscando a melhor gestão dessa área.

Faça o download deste post inserindo seu e-mail abaixo

Não se preocupe, não fazemos spam.
Powered by Rock Convert

Como organizar todos os documentos?

Faça um bom planejamento

Levando em conta a eficiência da tecnologia nesse meio, surge a pergunta: por que usar pastas e arquivos físicos se você pode digitalizar e usar um software? Ele é mais rápido e eficiente, além de atender a exigência do MEC, na portaria 315 mencionada anteriormente. A tarefa será longa, mas o benefício é poder oferecer com agilidade todos os documentos sempre que os alunos ou o MEC solicitarem.

Sendo assim, o primeiro passo para conseguir armazenar é ter um planejamento. Será necessário criar um sistema de organização, online ou offline, determinar prazos para cada tarefa, dos mais recentes para os mais antigos, e atribuir as tarefas para pessoas específicas, cada departamento fica responsável pelo armazenamento de documentos de sua responsabilidade..

O planejamento pode determinar, como vimos, que se comece pelos materiais recentes. Ao receber novas matrículas e definir as diretrizes educacionais do ano letivo, já faça o arquivamento dos documentos escolares. A partir daí, você pode organizar do mais recente para o mais antigo, descartando aquilo que já não é necessário guardar.

Tenha um local adequado

O local adequado é fundamental para a organização. Defina uma sala onde o processo será feito e respeite esse espaço. Como você lidará com papéis, a sala não pode ser úmida, além disso, o acesso deve ser restrito à algumas pessoas específicas. Computador, scanner e internet também serão necessários para fazer a digitalização, ocupando um certo espaço.

Utilize materiais e mobiliários específicos para a organização

Tão importante quanto os itens anteriores é pensar no material necessário para realizar a organização. Será que você tem as mobílias adequadas e na quantidade ideal? O que você precisa para conseguir categorizar esses documentos?

De uma maneira geral, fichas, planilhas, checklists, etiquetas, tags e caixas podem ajudar você a separar tudo, e também a eliminar aquilo que não precisa mais ser guardado, além de conferir se há algo faltando e que deve ser solicitado.

Outro ponto de atenção é estabelecer uma comunicação clara entre a secretaria e as pessoas que estão no processo de arquivamento. Quem atende às solicitações deve saber como esses documentos escolares precisam ser acessados, podendo ajudar e muito na hora de determinar prioridades e melhores maneiras para guardar.

produtividade na escolaPowered by Rock Convert

Invista em um software de gestão escolar

Utilizar um software é uma forma eficiente de melhorar o processo de arquivamento de documentos escolares. Com ele, será bem mais fácil acessar, imprimir e emitir certificados, histórico escolar, entre outros.

Além disso, diversas tarefas podem ser feitas diretamente no sistema, como, por exemplo, o diário do professor. Ele mesmo pode atualizar os dados, otimizando o tempo e diminuindo tarefas para a equipe da secretaria.

O sistema também diminui os atendimentos presenciais, já que, se os documentos estiverem online, o aluno mesmo consegue acessar e emitir por meio da plataforma. Com um software adequado, fica também mais prático reunir documentações solicitadas pelo MEC.

A tecnologia ajuda?

Sim! A tecnologia é uma grande aliada no arquivamento de documentos escolares. Em vez de ter uma sala específica para as pastas, correndo o risco de ter papéis danificados pela ação do tempo, você pode digitalizar tudo e acessar de um computador. Com um software de gestão escolar, a segurança dos dados é garantida.

Como foi pontuado, para implementar um sistema desses, será necessário um esforço na organização e digitalização dos papéis mais antigos, mas é uma atividade que será feita uma vez só. Depois, é só aproveitar a redução de trabalho e facilidade de se ter um software fazendo toda administração e organização.

Vantagens do arquivamento de documentos online

Os softwares para gestão otimizam as tarefas e reduzem a demanda por espaço físico, agilizando os processos do dia a dia das secretarias escolares. Além disso, quando o acesso aos dados e documentos é online, o estudante, os professores e gestores escolares podem acessar, alterar e atualizar de qualquer lugar com internet.

Informações integradas

Um sistema online possibilita que todas as informações, de todos os setores de uma escola, da diretoria até ao diário dos professores, sejam acessados por seus responsáveis e pessoas interessadas, como os pais e alunos.

Não será necessário mais pastas e pastas com planilhas de diferentes turmas, turnos e informações financeiras, por exemplo. Com as informações integradas, o próprio sistema faz a organização dos dados, você só precisa se organizar para lançá-los online.

Quanto ao armazenamento de documentos, a busca online é facilitada por ferramentas destinadas a isso. Dessa maneira, um documento um aluno que não faz mais parte da instituição não será mais no fundo de um corredor cheio de papéis, mas em um simples clique.

Organização dos documentos

Como vimos, alguns documentos precisam ficar armazenados por períodos longos, entre esses documentos destacam-se:

  • mapa de movimento;
  • folhas de ponto;
  • prestação de contas;
  • atas de reuniões;
  • projeto pedagógico;
  • boletim escolar;
  • informações de matrícula etc.

A gestão correta desses documentos evita muitos problemas na hora de localizar arquivos, por isso, a organização arquivística deve se manter no ambiente online. A vantagem de softwares preparados para tal função é exatamente essa, você não precisa se preocupar em organizar os documentos um a um, já que o sistema faz isso por você.

Acompanhamento do desempenho

O uso da tecnologia no processo de dados escolar facilita para que pais e responsáveis acompanhem o desempenho de seus filhos, no caso do ensino básico, assim como alunos de faculdades fiquem sempre por dentro de suas notas e desempenho. Outras informações sobre atividades também podem ser inseridas nesses sistemas, deixando o estudante sempre informado.

A mesma função simplifica a vida dos professores e funcionários, que não precisam mais perder tempo para encontrar uma nota ou um documento em diários físicos ou armários. Com um login e senha é fácil acessar esses dados em qualquer lugar e hora do dia.

Armazenamento em nuvem

Um contratempo que pode ser contido com o armazenamento em nuvem é a perda e extravio de documentos. Quando inserido na nuvem, nem mesmo é necessário um computador específico para guardar esses dados, já que eles ficam na nuvem, um espaço quase que ilimitado e muito seguro.

Economia de papel

Além de todas as vantagens práticas para o ambiente escolar, a tecnologia também é responsável pela redução do uso de papel. Uma forma da instituição ficar em dia com o meio ambiente, evitando o uso inconsciente desse material. Da mesma maneira, outros produtos acabam sendo utilizados com menor frequência, como as impressoras e canetas.

O arquivamento de documentos escolares é, então, uma tarefa importante e necessária para toda instituição de ensino. Quando os alunos precisarem de tais documentos, a instituição deve fornecê-los com agilidade e prontidão. Para isso, ter um planejamento e um software de gestão ajuda no processo de organização e facilita outras tarefas do dia a dia da escola ou universidade.

Entendeu como fazer o arquivamento de documentos escolares? Então siga nossas redes sociais e saiba mais sobre gestão escolar e outros temas relacionados. Estamos no Facebook, YouTube e LinkedIn.

Guia da Consultoria de Software EducacionalPowered by Rock Convert

Quer receber mais conteúdos como esse gratuitamente?

Cadastre-se para receber os nossos conteúdos por e-mail.

Email registrado com sucesso
Opa! E-mail inválido, verifique se o e-mail está correto.