Arquivamento de documentos escolares

Arquivar corretamente todos os documentos da escola é super importante para melhor organização e eficiência no atendimento, além de que os alunos podem precisar de alguns documentos específicos. Por exemplo: o histórico escolar para se matricular em outra instituição, comprovar o seu desempenho durante o ano letivo por meio do boletim, entre outros.

No entanto, quem administra uma instituição de ensino sabe a quantidade de documentos que são armazenados todos os anos.

São centenas de novas matrículas, além de atualizações nos arquivos de alunos antigos, certificados, registros, papéis dos professores, matriz curricular, atas e vários outros papéis que precisam ficar guardados na escola. Porém, como guardar todos esses registros?

Você não sabe por onde começar e quer saber com mais detalhes sobre como organizar o arquivamento de documentos escolares? Veio ao lugar certo. Por isso, neste post, vamos entender a importância do arquivamento e dar algumas dicas sobre como organizá-lo.

Para ajudá-lo nesse processo de arquivamento de documentos escolares, continue a leitura e entenda melhor sobre o que fazer.

Por que é preciso fazer o arquivamento de documentos escolares?

Os documentos de um aluno contêm dados valiosos sobre o seu tempo na escola ou faculdade. Matrícula, notas, frequência, atividades extracurriculares, comprovantes de conclusão de curso, certificados, entre outros materiais podem ser necessários ao longo da vida do estudante, ele estando ou não na instituição futuramente.

Outro ponto importante é aquilo que se refere à administração e à pedagogia da empresa. É preciso armazenar matrizes curriculares e suas mudanças, ementas, regimento interno, calendário escolar, livros de visitas de autoridades educacionais, entre outros.

Portanto, ter um sistema que organize tudo isso garante a segurança e gestão desses documentos. Além do mais, não guardar algumas dessas informações pode gerar ações judiciais e outros problemas graves. Vamos entender melhor quais são esses tipos de documentos escolares? Para isso é só continuar a leitura do artigo.

Quais são os tipos de documentos escolares?

Antes de entendermos com mais clareza sobre a importância e a organização do arquivamento de documentos escolares, vamos primeiro conhecer brevemente que documentos são esses. Os documentos escolares são organizados por categorias. Entre elas estão:

• • Boletins: esse documento é responsável por mostrar o desempenho escolar do aluno durante todo o ano letivo, suas notas, sua frequência, a turma, entre outros;

• • Histórico escolar: esse documento é de extrema importância para o aluno, pois basicamente reúne todos os boletins que o estudante já teve durante o seu período na escola. É um registro de sua trajetória escolar e também serve para matrículas em outras instituições, assim como ingressar na faculdade;
  • Atas em geral: esse tipo de documento ou registro é para as funções administrativas da escola. Então, todas as decisões importantes são anotadas, como reuniões da secretaria, funcionários, professores, entre outros;
  • Planos pedagógicos no geral: tais documentos são referentes a currículos, planejamentos etc.;
  • Prestação de contas: a parte financeira também tem os seus próprios documentos, tais como notas fiscais, recibos de fornecedores, entre outros. Esses registros são importantes para a organização econômica da escola;
  • Dados referentes às matrículas: todo início ou fim de ano letivo é comum a escola virar uma loucura por conta das matrículas e rematrículas dos alunos, por isso é tão essencial ter em mãos todos os documentos de forma organizada de contratos dos estudantes, assim como as informações financeiras.

No próximo tópico, vamos entender com mais clareza sobre o que o MEC diz sobre o assunto. Afinal, ter esses documentos organizados é obrigatório? Continue a leitura para descobrir.

O que diz o MEC sobre o assunto?

Não existe uma determinação específica do Ministério da Educação (MEC) sobre a responsabilidade da instituição em guardar tais arquivos. Porém, o Código Civil, na lei nº 8.159. , atribui responsabilidade penal, civil e administrativa àquele que danificar ou destruir qualquer documento de valor, ou de interesse público e social. Sendo assim, se a instituição não arquivar, pode ser processada e responder judicialmente pelo fato.

De qualquer forma, em relação às instituições de ensino superior, o MEC exige que elas guardem de maneira digital os documentos dos alunos. A determinação se deu em abril de 2018 por meio da Portaria 315, e as faculdades e universidades tiveram até o ano de 2020 para se adequar.

Por fim, para determinar o que deve ser mantido e por quanto tempo, existe a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo do Governo Federal (SIGA). Nela, você confere os materiais que devem ser guardados temporariamente e aqueles que precisam ser armazenados permanentemente.

As informações são referentes às instituições de ensino superior, mas as escolas também podem adotar tais medidas no processo de arquivamento de documentos escolares, buscando a melhor gestão dessa área. Mas qual a importância do arquivamento desses documentos? É o que veremos melhor no próximo tópico.

A importância do arquivamento de documentos escolares

Como visto no primeiro tópico, todos os documentos relacionados aos alunos são de extrema importância, não somente para a escola, mas para os próprios estudantes, principalmente para aqueles que estão no ensino básico, pois os pais podem ter acesso e analisar os boletins para verificar o desempenho da criança durante o ano letivo.

Outra questão é que o arquivamento de documentos escolares também é indispensável para a parte administrativa, pedagógica e financeira da escola. Dessa forma, a instituição funciona com organização, agilidade e competência.

Para isso funcionar corretamente, é preciso deixar registradas as matrizes curriculares e suas mudanças, assim como o calendário escolar do ano letivo, ementas, regimento interno, entre outros.

Além disso, é necessário possuir um sistema que organize todos esses documentos de forma coerente com a rotina da escola, isso trará segurança para a gestão da instituição.

Também é importante ressaltar, como já foi dito, que não ter alguns desses registros em mãos pode levar a ações judiciais, conforme o Código Civil, na lei nº 8.159.

Porém, como organizar todos esses documentos? É o que veremos com mais detalhes no próximo tópico. Daremos 6 dicas para realizar esse trabalho tão essencial. Veja!

6 dicas para organizar o arquivamento de documentos escolares

Agora você já sabe quais são os tipos de documentos escolares, a importância deles para um bom funcionamento da instituição e o que o MEC diz sobre o assunto. Porém, aprendemos a parte teórica, como organizá-los na prática?

Veremos abaixo com mais detalhes 5 dicas para a organização do arquivamento escolar.

Neste tópico, veremos com mais informações sobre:

• • Faça um bom planejamento;
  • Utilize materiais e mobiliários específicos para a organização;
  • Defina um local para arquivar os documentos;
  • Organize por categorias;
  • Use cores para separar os documentos;
  • Poucas pessoas devem organizar.

Faça um bom planejamento

Levando em conta a eficiência da tecnologia nesse meio, surge a pergunta: por que usar pastas e arquivos físicos se você pode digitalizar e usar um software? Ele é mais rápido e eficiente, além de atender à exigência do MEC, na portaria 315 mencionada anteriormente. A tarefa será longa, mas o benefício é poder oferecer com agilidade todos os documentos sempre que os alunos ou o MEC solicitarem.

Sendo assim, o primeiro passo para conseguir armazenar é ter um planejamento. Será necessário criar um sistema de organização, online ou off-line, determinar prazos para cada tarefa, dos mais recentes para os mais antigos e atribuir as tarefas para pessoas específicas, cada departamento fica responsável pelo armazenamento de documentos de sua responsabilidade.

O planejamento pode determinar, como vimos, que se comece pelos materiais recentes. Ao receber novas matrículas e definir as diretrizes educacionais do ano letivo, já faça o arquivamento dos documentos escolares. A partir desse ponto, você pode organizar do mais recente para o mais antigo, descartando aquilo que já não é necessário guardar.

Defina um local para arquivar os documentos

Caso opte por um espaço físico, você já deve ter se encontrado em uma situação semelhante a essa: procurar um documento específico e não o achar de jeito nenhum. Por isso, é imprescindível escolher apenas um local para armazenar todos os documentos escolares. Você pode escolher um armário que contenha arquivos ou pastas, por exemplo.

Já ficou claro que um local adequado é fundamental para a organização. Você também pode definir uma sala onde o processo será feito e respeite esse espaço.

Como você lidará com papéis, a sala não pode ser úmida, além disso, o acesso deve ser restrito a algumas pessoas específicas. Computador, scanner e internet também serão necessários para fazer a digitalização, ocupando certo espaço.

Utilize materiais e mobiliários específicos para a organização

Tão importante quanto os itens anteriores é pensar no material necessário para realizar a organização. Será que você tem as mobílias adequadas e na quantidade ideal? O que você precisa para conseguir categorizar esses documentos?

De uma maneira geral, fichas, planilhas, checklists, etiquetas, tags e caixas podem ajudar você a separar tudo, e também a eliminar aquilo que não precisa mais ser guardado, além de conferir se há algo faltando e que deve ser solicitado.

Outro ponto de atenção é estabelecer uma comunicação clara entre a secretaria e as pessoas que estão no processo de arquivamento. Quem atende às solicitações deve saber como esses documentos escolares precisam ser acessados, podendo ajudar e muito na hora de determinar prioridades e melhores maneiras para guardar.

Organize por categorias

Outra dica é separar todos esses documentos por categoria. Quais são os documentos dos alunos, da secretaria, da administração, dos professores, do financeiro… Separe e nomeie todos.

Você também pode criar uma categoria para “arquivos mortos”, por exemplo. Nesta pasta ficarão todos os documentos antigos que não serão mais necessários para a gestão da escola.

Use cores para separar os documentos

Outra dica é separar esses documentos por cores, afinal, outras pessoas poderão querer acessá-los. Então, para facilitar esse acesso, você pode utilizar de cores mais chamativas para categorias de documentos mais importantes e cores mais neutras para aqueles menos acessados.

Dessa forma, você pode sinalizar os funcionários da escola e criar uma tabela de cores para esses documentos, ela pode ficar próxima de onde estão armazenados.

Poucas pessoas devem organizar

Por fim, a última dica é: todos podem ter acesso, mas poucos devem organizar. Para melhor funcionamento, é preciso que apenas algumas pessoas sejam responsáveis pelo arquivamento, isso inclui receber os documentos, separá-los por categorias, colocar a sua cor e guardá-lo no local correto.

Se todas as pessoas que possuem acesso resolvem organizar, vira uma bagunça, pois cada um terá o seu próprio método de organização. Então, é essencial que apenas alguns funcionários de confiança sejam responsáveis por essa tarefa e utilizem apenas uma técnica para arquivar os documentos.

Porém, você não quer ter um espaço físico para guardar e organizar esses documentos? Sem problemas. No próximo tópico, vamos entender melhor como organizar os documentos em um espaço virtual.

Vantagens do arquivamento de documentos online

Os softwares para gestão otimizam as tarefas e reduzem a demanda por espaço físico, agilizando os processos do dia-a-dia das secretarias escolares. Além disso, quando o acesso aos dados e documentos é online, o estudante, os professores e gestores escolares podem acessar, alterar e atualizar de qualquer lugar com internet.

Como sabemos mais eficiência e velocidade se traduz em menos gastos. Ou seja, assim é possível reduzir bastante os recursos empregados para a resolução de tarefas.

Outro ponto ainda positivo é que quando as demandas são entregues de maneira mais rápida a tendência é que o público, no caso os pais dos alunos, avaliem a escola de forma melhor e também a indiquem para outros pais.

Pode parecer pouco, mas ter um documento escolar entregue de forma mais rápida pode fazer toda a diferença para um aluno.

Principalmente no contexto brasileiro, no qual muitos alunos e pais deixam as questões burocráticas para os últimos momentos, esse pode ser um diferencial muito grande e adequado.

Invista em um software de gestão escolar

Utilizar um software é uma forma eficiente de melhorar o processo de arquivamento de documentos escolares. Com ele, será bem mais fácil acessar, imprimir e emitir certificados, histórico escolar, entre outros.

Além disso, diversas tarefas podem ser feitas diretamente no sistema, como o diário do professor. Ele mesmo pode atualizar os dados, otimizando o tempo e diminuindo tarefas para a equipe da secretaria.

O sistema também diminui os atendimentos presenciais, já que, se os documentos estiverem online, o aluno mesmo consegue acessar e emitir por meio da plataforma. Com um software adequado, fica também mais prático reunir documentações solicitadas pelo MEC.

Informações integradas

Um sistema online possibilita que todas as informações, de todos os setores de uma escola, da diretoria até ao diário dos professores, sejam acessados por seus responsáveis e pessoas interessadas, como os pais e alunos.

Não será necessário mais pastas e pastas com planilhas de diferentes turmas, turnos e informações financeiras, por exemplo. Com as informações integradas, o próprio sistema faz a organização dos dados, você só precisa se organizar para lançá-los online.

Quanto ao armazenamento de documentos, a busca online é facilitada por ferramentas destinadas a isso. Dessa maneira, um documento um aluno que não faz mais parte da instituição não será mais no fundo de um corredor cheio de papéis, mas em um simples clique.

Organização dos documentos

Como vimos, alguns documentos precisam ficar armazenados por períodos longos, entre esses documentos destacam-se:

• • Mapa de movimento;
  • Folhas de ponto;
  • Prestação de contas;
  • Atas de reuniões;
  • Projeto pedagógico;
  • Boletim escolar;
  • Informações de matrícula, entre outros.

A gestão correta desses documentos evita muitos problemas na hora de localizar arquivos, por isso, a organização deve se manter no ambiente online. A vantagem de softwares preparados para tal função é exatamente essa, você não precisa se preocupar em organizar os documentos um a um, já que o sistema faz isso por você.

Acompanhamento do desempenho

O uso da tecnologia no processo de dados escolar facilita para que pais e responsáveis acompanhem o desempenho de seus filhos, no caso do ensino básico, assim como alunos de faculdades fiquem sempre por dentro de suas notas e desempenho. Outras informações sobre atividades também podem ser inseridas nesses sistemas, deixando o estudante sempre informado.

A mesma função simplifica a vida dos professores e funcionários, que não precisam mais perder tempo para encontrar uma nota ou um documento em diários físicos ou armários. Com um login e senha é fácil acessar esses dados em qualquer lugar e hora do dia.

Armazenamento em nuvem

Um contratempo que pode ser contido com o armazenamento em nuvem é a perda e extravio de documentos. Quando inserido na nuvem, nem mesmo é necessário um computador específico para guardar esses dados, já que eles ficam na nuvem, um espaço quase que ilimitado e muito seguro.

Utilize a tecnologia a seu favor

Melhor do que utilizar o armazenamento na nuvem, é organizar os seus documentos em um software de gestão. O software de gestão é um sistema inteligente, responsável por auxiliar as escolas a administrarem todas as suas tarefas, incluindo o arquivamento de documentos escolares.

Os softwares de gestão apresentam diversas funcionalidades, você pode ter acesso aos boletins, agenda, controle de matrículas e frequência, históricos escolares, diplomas e até mesmo emissão de carteirinhas, entre outros serviços essenciais.

Os softwares ajudam você e a sua escola no gerenciamento geral da instituição, isso inclui alunos, professores, funcionários, documentos etc.

Esperamos que nosso texto tenha te ajudado a compreender melhor o quanto o software de gestão pode contribuir no dia a dia de sua escola.

Chegou o momento de ter o seu próprio software de gestão Além disso, se você se interessou por este artigo, provavelmente também irá gostar bastante de outros textos nossos. Então fica a dica: conheça o nosso blog e veja mais sobre como escolher o sistema que melhor se adequa a sua instituição!