Atendimento sufocante na secretaria da escola?

Ter a secretaria da escola cheia com alunos solicitando declarações, pedindo segundas vias de boletos e solicitando atendimento para rematrícula e outros assuntos é uma realidade no seu negócio? Se você se identificou com este cenário caótico, e ele se repete com frequência na sua escola, é um sinal de que você tem um atendimento sufocante na secretaria da escola.

Solicitações de pais de alunos na secretaria da escola

São muitos os pedidos que os pais e alunos fazem de forma recorrente e podem tornar o dia a dia na secretaria da escola bastante atribulado. Confira as tarefas que mais sufocam o atendimento na secretaria da escola:

Declarações de matrícula, transferência, quitação anual, e outros documentos;
Segunda via de boletos e recibos;
Matrículas e rematrículas;
Impressão de apostilas;
Impressão de diários.

Essas e muitas outras atividades são fundamentais para uma escola, porém consomem muito o tempo de sua equipe! Se essas tarefas são indispensáveis, o que pode ser feito para tornar o atendimento na secretaria da escola menos sufocante?

Dicas para otimizar o atendimento na secretaria da escola

A boa notícia é que existem várias formas de solucionar essa questão. A opção mais inteligente é contar com a tecnologia para automatizar algumas tarefas operacionais e dar a sua equipe mais tempo para se dedicar a funções relevantes para o seu negócio.

Confira alguns recursos do software para gestão escolar GEO, e entenda de forma prática o quanto essas ferramentas estão ajudando inúmeras escolas a melhorem sua dinâmica de atendimento a comunidade escolar:

Boletim e notas parciais online: economize recursos, como papel e tinta, disponibilizando online para os alunos e pais através do portal e app. Além de ser uma ação sustentável, também garante economia financeira para o seu negócio.
Boletos: acesso rápido inclusive após o vencimento e com valor atualizado. Diminua trabalho de impressão, custo de entrega dos boletos e o trabalho de ter que gerar segundas vias, enviando-os por e-mail de forma automática e disponibilizando no portal do aluno e aplicativo escolar.
Requerimentos: ofereça solicitações online, evitando que seja necessário ir até a escola para fazer um requerimento, tumultuando a secretaria. A equipe faz os atendimentos de forma mais rápida e prática.
Diários: o professor pode fazer a chamada diretamente do celular ou tablet, em sala de aula e as informações são integradas ao sistema.
Digitação de notas: é feita diretamente pelos professores no sistema, eliminando tempo de digitação pela secretaria.
Ocorrências: notifique os responsáveis pelo aluno de forma instantânea através do aplicativo para celular ou e-mail.
Materiais: disponibilize material para download, como apostilas e documentos, evitando custos e desperdício de tempo.
Avisos e agenda online: elimine transito de papéis e recadinhos por escrito. Saiba quando os responsáveis leram o conteúdo e agilize o trânsito da informação.
Rematrículas online: agilize o processo de rematrícula e evite filas na secretaria.

Essas são algumas das funcionalidades que tem por objetivo otimizar o tempo de trabalho dos funcionários e melhorar o atendimento ao cliente final, alunos e responsáveis.

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“Importância de um bom atendimento na secretaria da escola

Sabemos que, caso não seja bem administrada, a rotina de uma escola pode gerar muito estresse. Todos aqueles que se envolvem no processo educacional o fazem principalmente por amor, pois veem na educação uma atividade que transforma as pessoas e consequentemente muda o mundo.

É por isso, que todos os setores da escola são importantes, e cada um deles tem que estar alinhado com a missão da instituição, oferecendo aos professores, funcionários, alunos, responsáveis, um ambiente seguro, organizado, dinâmico e sobretudo familiar, onde todos os envolvidos possam estar felizes com sua missão de formar cidadãos!