08/02/2018 Atualizado em 23/11/2021

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Software de gestão escolar: 5 pontos para analisar antes de contratar

O software de gestão escolar é um sistema que ajuda as escolas a administrarem e gerirem suas tarefas. Entre as principais estão as finanças, agenda, boletins, frequência dos alunos, controle de matrículas, além de emissão de carteirinhas, diplomas, entre outros serviços.

Existe uma variedade enorme de softwares de gestão escolar, com diferentes funcionalidades, o que acaba dificultando a escolha. Antes de tomar uma decisão a administração da escola deve levar em consideração quais são as suas principais necessidades e quais problemas ela pretende solucionar com a implementação de um software de gestão escolar.

Neste post trouxemos os principais pontos que precisam ser levados em consideração para eleger o melhor software de gestão escolar para a sua necessidade. Também apontamos 9 vantagens que essa solução pode oferecer à sua escola. Por isso, não deixe de conferir!

Como o software de gestão escolar pode ajudar a minha instituição?

Como mencionamos no início, o software de gestão escolar tem como principal tarefa auxiliar a escola a administrar a sua rotina. Isso é o básico, é o que todo sistema tem que entregar. Outros sistemas, mais completos, podem oferecer até mais funcionalidades, mas o que a escola espera é que o software otimize suas principais ações internas e administrativas. Atividades essas que podem ser:

• Emissão e comunicação de boletos de cobrança;

• Controle de frequência dos alunos;

• Facilitar a comunicação entre os pais e os alunos;

• Gerenciamento dos materiais e insumos da instituição;

• Armazenamento de dados e documentos dos alunos;

• Disponibilizar materiais educativos para os alunos.

Quando a organização percebe que esse mecanismo poderá automatizar os processos e facilitar o trabalho das equipes começam uma busca pela melhor solução. A verdade é que não existe melhor ou pior, mas sim aquele que vai atender as necessidades da instituição por completo.

Porém, para isso, é importante que a instituição de ensino saiba definir quais são suas prioridades e seus principais problemas. A seguir você vai encontrar alguns fatores comuns que todas as escolas buscam resolver.

5 pontos para analisar antes de contratar um software de gestão escolar

1. Quem será beneficiado com o sistema?

A comunidade escolar é formada pelos professores, profissionais da escola, pais e alunos. Todos atuam diariamente com o mesmo foco e mesmo objetivo, por isso é importante que a comunicação entre eles esteja alinhada e seja feita de forma clara, sem ruídos.

Apesar de ser operado apenas pelos profissionais da escola, o software de gestão escolar não é um mecanismo que vai beneficiar apenas esse grupo, muito pelo contrário. O software vai facilitar o contato e a comunicação entre profissionais, professores, pais e alunos, permitindo que o acesso entre eles seja feito de forma rápida e fácil.

2. As informações não são unificadas em um só lugar?

Por muitos anos, as escolas usaram papéis, formulários e pastas para registrar e armazenar as informações de um aluno. Com a chegada da internet, aos poucos, isso foi mudando, mas não completamente. O armazenamento de documentos ainda é um grande problema para quem trabalha com a documentação e com as inscrições.

Em muitas escolas o processo é dividido em diversas etapas e o armazenamento não é feito em ambientes exclusivos da escola. O profissional precisa digitalizar documento por documento e armazenar em pastas nos computadores. Alguns até utilizam a nuvem, mas de grandes corporações, como Google e Microsoft, e não os próprios meios, como softwares pagos, o que não garante a segurança dos dados do aluno.

O software de gestão escolar vai manter os dados e documentos dos alunos armazenados internamente, facilitando o acesso de qualquer profissional autorizado a consultar o computador, celular ou tablet. Além de facilitar o acesso, o ambiente ficará mais limpo, organizado e espaçoso após a eliminação de todos os arquivos físicos.

3. O acompanhamento das matrículas e rematrículas não é otimizado

Saber exatamente quantos alunos já garantiram sua rematrícula e quantos novos alunos a escola vai receber é importante não só para a administração, mas principalmente para o departamento financeiro da escola.

O número de alunos que a escola vai atender em um novo ano letivo vai influenciar diretamente nas finanças da empresa. Caso a escola não atinja o número mínimo de alunos necessário em sala de aula, será preciso estudar novas estratégias de captação de alunos.

Ter essas informações registradas de forma automatizada facilitará o processo de gerenciamento e análise dos custos futuros.

4. O controle de pagamento e inadimplência é feito manualmente

Por muitos anos a cobrança das mensalidades de cada aluno era feita de forma manual. Com o passar dos tempos, essa prática passou a ficar inviável, pois perdia-se muito tempo com a tarefa.

Então, as escolas passaram a implantar planilhas e contratar softwares específicos da área financeira. Apesar de otimizar o trabalho, era mais um sistema que precisava ser contratado e utilizado.

O ideal é que a instituição conte com um único software que atenda todas as suas necessidade, unifique as informações em um lugar e permita fazer a impressão de boletos, sempre que um pai precisar, apresentar relatórios de inadimplência, recebimento e previsões, enviar os avisos de vencimento e atrasos, negociar dívidas, com taxas, juros, etc.

5. Pais, professores e alunos dependem totalmente da secretaria da escola

Autonomia é uma palavra que reflete a forma com que as pessoas viverão os próximos anos. A dependência limita e acaba atrasando a evolução e dentro de uma escola isso não deve ser praticado.

Dar possibilidades para que os pais, os alunos e os professores possam ter acesso às informações e resolver seus problemas sozinhos é uma forma de deixar esses indivíduos cada vez mais autônomos e proporcionar à escola mais tempo para se dedicar e trabalhar em prol de atividades mais importantes.

Com um software de gestão escolar os pais podem realizar as rematrículas online, facilitando a vida dos pais que têm horários mais restritos e complicados, além de evitar a formação de filas na secretaria, poderão emitir seus boletos de pagamento; controlar os atrasos dos filhos, horários de aulas, acessar notas; os alunos poderão consultar suas atividades e os calendários escolar e de eventos; já os professores, poderão consultar e atualizar seu diário online e outras atividades.

Conheça 9 vantagens que um software de gestão escolar pode oferecer ao seu estabelecimento de ensino

1. Otimização na realização das operações da escola

De uma maneira geral, podemos dizer que um software de gestão escolar ajuda a otimizar o desenvolvimento das tarefas que fazem parte do dia a dia da escola. Por exemplo, como já destacamos, a realização de matrículas e rematrículas.

Hoje, sem dúvida, desenvolver as operações de uma escola à moda tradicional (usando papel, por exemplo), faz com que ela se torne improdutiva. Além disso, é uma atitude que não mais combina com os tempos atuais, em que tudo ou quase tudo é feito com o auxílio da tecnologia.

Por falar nisso, a escola que conta com um software de gestão escolar está também em harmonia com o comportamento das pessoas (pais, alunos etc.). Assim, a sua escola estará se adequando a essa realidade que já não é tão nova. Por isso, é importante que a escola esteja atenta, sempre de olho nas tendências tecnológicas, com o objetivo de implementar melhorias em seus processos que a faça se tornar a número 1 em sua região de atuação.

2. Redução de custos

A adoção de um software de gestão escolar também possibilita a redução de custos, o que pode melhorar a saúde financeira do seu estabelecimento de ensino. Como? De diversas maneiras. A começar pelo fato de que há uma significativa redução no uso de papel, que não deixa de ser um custo a mais para a escola. Reduzindo o uso de papel, reduz-se o custo, fazendo com que seu caixa se mantenha saudável.

Outra forma de redução de custos gerada pelo software de gestão escolar é com relação ao quadro de colaboradores. Otimizando o desenvolvimento das tarefas, é possível adequar o quadro de colaboradores a essa nova realidade, o que pode significar redução de custos.

Tendo mais recursos no caixa, é possível investir na melhoria dos processos de sua escola e, assim, fazer com que ela se destaque no mercado, atraindo mais alunos.

3. Melhora do relacionamento entre a escola e os pais dos alunos

Normalmente, um software de gestão escolar conta com recursos que facilitam a comunicação entre a escola e os alunos e seus pais. A comunicação de uma escola se dá não somente pela interação, vale destacar, mas também pelos recursos informacionais disponibilizados, como informações sobre as novidades da escola etc.

Assim, podemos dizer que contar com um software de gestão escolar pode melhorar o relacionamento entre a escola e os alunos e seus pais.

4. Promoção da sustentabilidade

Outra vantagem proporcionada pelo uso de um software de gestão escolar é a promoção da sustentabilidade. Como vimos, trata-se de uma tecnologia que contribui para a redução do uso do papel, que, como sabemos, é um material que causa significativos danos ao meio ambiente.

Assim, ao utilizar um software de gestão escolar, o seu estabelecimento de ensino também está sendo sustentável, indo contra uma cultura que prejudica o meio ambiente e, portanto, a todos da sociedade.

Dessa forma, podemos dizer que o uso de um software de gestão escolar gera um marketing positivo para seu estabelecimento de ensino e pode fazer com que ele seja visto de forma positiva pela sociedade, principalmente pelos seus públicos estratégicos.

5. Satisfação dos colaboradores da escola

A adoção de um software de gestão escolar gera não apenas um bom relacionamento entre o estabelecimento de ensino e os alunos e pais, mas também com os colaboradores da instituição. Afinal, trata-se de uma tecnologia que tem o propósito de aliviar a carga de trabalho dos colaboradores, uma vez que faz com que suas tarefas sejam otimizadas.

Por exemplo, fica muito mais rápido e fácil preencher o histórico escolar do aluno pelo software de gestão escolar do que usando a caderneta escolar. O método antigo de preenchimento do histórico escolar do aluno, sem dúvida, é cansativo.

6. Melhor tomada de decisão

Normalmente, um software de gestão escolar não apenas otimiza a realização das operações que fazem parte do dia a dia de um estabelecimento de ensino, mas também é capaz de melhorar o processo de tomada de decisão.

É comum que o software de gestão escolar reúna em um só lugar dados que são produzidos no dia a dia da escola, como número de alunos matriculados, pagamentos de boletos feitos pelos pais, pagamento a colaboradores etc. Com isso, o gestor pode tomar uma decisão sólida e condizente com a realidade do estabelecimento de ensino.

Tomando decisões certas, fundamentadas em dados, a escola pode alcançar seus objetivos com maior velocidade, bem como evitar situações que a coloque em crise ou em risco financeiro.

7. Facilidade em relação à consulta do histórico escolar do aluno

Alunos e pais são, geralmente, ansiosos quando o assunto é acompanhar o histórico escolar ou de notas. Nesse sentido, como já destacamos, é possível ganhar maior rapidez na elaboração do histórico escolar, o que, sem dúvida, agiliza o processo de consulta pelos pais ou pelo próprio aluno.

Isso também faz com que o relacionamento entre a escola e os pais e alunos seja melhor.

8. Acompanhamento da produtividade da escola

Também podemos destacar que um software de gestão escolar contribui para a gestão da produtividade do estabelecimento de ensino. Em outras palavras, é possível usar métricas de desempenho para acompanhar a produtividade dos setores que fazem parte da escola, como financeiro, marketing, comunicação, secretaria etc.

Tendo total ciência da produtividade da escola, é possível tomar decisões no sentido de melhorá-la e eliminar qualquer obstáculo que esteja impedindo o alcance desse objetivo, como, por exemplo, dar um feedback mais preciso a um colaborador que está realizando suas tarefas abaixo das expectativas esperadas.

9. Modernização da escola

Por fim, podemos dizer ainda que o uso de um software de gestão escolar pode fazer com que sua escola seja modernizada. Sem dúvida, isso fará com que ela se diferencie no mercado, passando a ser vista como uma referência.

A modernização escolar é uma condição fundamental para qualquer que seja o estabelecimento de ensino, principalmente quando o objetivo é crescer e conquistar a liderança em seu campo de atuação profissional.

Uma escola que não investe nas tendências tecnológicas, como em um software de gestão escolar, sem dúvida, pode ficar para trás, podendo com isso perder uma boa parcela do mercado.