Case de sucesso: instituições que aumentaram seus resultados com o software GEO

O objetivo de um software de gestão escolar é – além de automatizar os processos e deixar as tarefas mais rápidas e descomplicadas – aumentar a produtividade dentro da instituição de ensino, promover economia e garantir o controle e a segurança, principalmente no recebimento das mensalidades.

O controle das mensalidades está entre as maiores queixas dos profissionais de escolas. Normalmente, o método utilizado, totalmente manual e arcaico, não é capaz de promover o controle com assertividade.

Confira neste post, o case de sucesso de instituições de ensino que aumentaram seus resultados após contratarem o Software GEO!

Quais os maiores problemas que uma escola quer resolver?

Claro que essa resposta é muito particular e depende das características individuais de cada instituição, porém, alguns problemas são muito comuns e recorrentes no ambiente escolar. Conheça alguns abaixo:

Controle no envio e recebimento das mensalidades

Em muitas instituições de ensino, principalmente as menores, o envio dos boletos ou carnês de pagamento é feito de forma manual. Os boletos são gerados, um a um, em um sistema (normalmente do banco), e depois são enviados, também um a um, para os responsáveis financeiros.

Algumas escolas fazem esse envio por e-mail, enquanto em outras, os pais precisam ir retirar ou fazer o pagamento diretamente na secretaria. Nesse pequeno trecho, já é possível identificar não um, mas alguns problemas.

A geração de boletos de forma manual, mesmo que em um sistema bancário, exige tempo e atenção do profissional, pois as informações são adicionadas manualmente.

Em seguida, outra demanda exige o tempo e a atenção total do profissional: o envio de cada boleto. No caso do pagamento direto na escola, o risco de perda, roubo ou falta de controle dos recebimentos pode ser ainda maior. Para deixar esse processo um pouco mais seguro, é comum que a conferência do recebimento passe por mais de um profissional.

Fazer todo esse processo em uma escola com 100 alunos é extremamente trabalhoso, em instituições maiores chega a ser inviável. Por isso, os funcionários começam a se dedicar a essa tarefa com dias e até semanas de antecedência.

O Colégio Superativo, na capital de São Paulo, case de sucesso do Software GEO, é um exemplo de instituição que sofria com esse problema. A diretora Luane Moreira conta que as baixas nos boletos eram feitas individualmente, eles comparavam os boletos com um controle feito em planilhas. Um processo que exigia muito tempo dos funcionários e com uma grande chance de erro humano.

Volume de atendimento na secretaria

O recebimento das mensalidades feito diretamente na secretaria também aumenta o volume do atendimento na secretaria da escola. Usando o exemplo que demos anteriormente, uma escola com 100 alunos, na melhor das hipóteses, deve atender o mesmo número de pais indo até a secretaria realizar o pagamento.

Além disso, os profissionais devem continuar com as outras demandas diárias, o atendimento aos alunos, lançamento e conferência de notas etc.

Crescimento maior do que o esperado

Algumas instituições acabam passando por um crescimento inesperado, que é muito bom para o desenvolvimento da escola, mas pode ser muito ruim no que diz respeito aos processos manuais. Quanto maior o número de crianças, mais atividades os profissionais terão que realizar por aluno.

O Gustavo Rissato, do Colégio Movimento Renovador Paulo VI, que também é um case de sucesso do Software GEO, notou a necessidade de gerenciar as áreas financeira e pedagógica da escola, com maior segurança e eficácia, depois que expandiram as atividades nas áreas social e educacional.

Garantir um controle eficiente nesses casos, é praticamente impossível e é importante a escola estar atenta para identificar onde os problemas podem surgir.

Atividades manuais e repetitivas

Esse ponto engloba todo e qualquer processo, independentemente da área, que exige um trabalho manual e repetitivo. O lançamento das notas e boletins dos alunos é um bom exemplo. A diretora Luane Moreira passou por isso no Colégio Superativo, onde os boletins eram digitados um a um, causando uma grande ocorrência de erros de digitação.

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Software GEO: um case de sucesso que solucionou o problema das escolas

A melhor maneira de automatizar os processos, evitar perda de tempo, eliminar os erros e aumentar a produtividade e o rendimento de uma instituição de ensino é com o investimento em softwares que executem os processos que exigem controle e agilidade.

Por outro lado, a escolha certa de um software de gestão escolar é fundamental para que esses benefícios sejam alcançados, pois a falta de pequenas soluções, como a integração com outros sistemas ou o atendimento completo a todas as áreas, podem fazer total diferença.

Um exemplo, a sua escola contratou um software que gerencia muito bem a parte financeira, tem total controle de pagamentos, registra e documenta a negociação de alunos inadimplentes etc., porém, não gerencia as atividades na secretaria ou pedagógicas.

Com isso, você estará solucionando um problema, mais criando outro, pois terá um custo maior para contratar outro sistema, para essas áreas que não foram contempladas, ou continuará com o processo manual.

É importante que você considere alguns diferenciais antes de contratar um sistema para gerenciar a sua escola.

Diferenciais que um Software de Gestão Escolar deve oferecer

Atendimento

Um software de gestão deve oferecer atendimento completo e próximo, para que você se sinta a vontade para tirar suas dúvidas e que sinta que tem com quem contar.

A Luane nos contou que quando começou a procurar por um sistema encontrou algumas opções. O software GEO foi escolhido por causa da praticidade, do preço e do atendimento. “O José Carlos me explicou como ia acontecer, e isso me encantou de eu ter essa praticidade. E gostei bastante da visita do José Carlos, da preocupação em me explicar… Foi bem atencioso e isso foi um diferencial”.

Praticidade

Como a Luane citou anteriormente, um sistema de gestão escolar deve ser prático. Para que qualquer profissional consiga utilizar facilmente. Sistemas muito complicados desestimulam o uso e os profissionais das escolas acabam nem percebendo o valor e os benefícios que ele vai proporcionar para a escola.

Custo-benefício

É comum que o número de funcionalidades que um sistema oferece resulte em um maior custo de contratação. Por isso, existem muitos sistemas especializados em áreas diferentes, mas poucos que são completos e atendem todos os departamentos.

O Software GEO, além de ter um sistema completo, permite a integração com outros sistemas, o acesso online e por meio de aplicativo, que pode ser feito pelos profissionais, professores, pais e alunos.

Personalização

Como falamos bem no início do texto, cada escola tem a sua particularidade e, por isso, encontrar um sistema que atenda a todas pode ser bem difícil. O Software GEO permite a personalização do sistema de acordo com as necessidades do cliente.

Esse foi um dos diferenciais que chamou a atenção do Gustavo, “o suporte para a migração, treinamento rápido, personalizado e, acima de tudo, supriram nossas necessidades em relação ao que esperávamos”.