Comunicação com pais e alunos: 7 dicas para otimizar

Manter uma boa comunicação com pais e alunos é fundamental para que todas as informações sejam compartilhadas de forma clara e objetiva, evitando desentendimentos e futuros problemas entre os envolvidos. 

A comunicação com pais e alunos interfere na forma com que as mudanças são recebidas, na conscientização, no desenvolvimento das habilidades sociais, do conhecimento e em vários aspectos da vida da comunidade escolar. 

Diversas ferramentas e tecnologias podem otimizar a comunicação com pais e alunos e facilitar a interação entre todos. Neste artigo, vamos te mostrar como você pode otimizar a forma com que sua escola tem se comunicado com os pais e seus alunos. Confira!

Comunicação com pais e alunos: por onde começar?

Com algumas soluções práticas, rápidas e até gratuitas, a escola pode otimizar a sua comunicação com pais e alunos. Antes de apresentar soluções práticas, veja alguns pontos que a escola deve estudar e adequar antes de colocar as dicas em prática. 

Conheça a linguagem do seu público

Conhecer a linguagem dos pais e alunos com quem a escola deseja se comunicar é o primeiro passo para uma comunicação eficiente. 

Avalie a faixa etária das crianças que serão impactadas, o perfil dos pais, os meios de comunicação que eles utilizam e compartilhe com todos os colaboradores da escola para que a comunicação com pais e alunos não saia com ruídos. 

Defina os objetivos da sua comunicação 

Os objetivos da comunicação vão orientar o desenvolvimento dos conteúdos das mensagens, a forma de envio e as pessoas que vão receber, como por exemplo se será direcionada apenas para os alunos, para os pais, para uma turma e assim por diante.

Alinhe as informações com os colaboradores

A comunicação precisa ser alinhada, primeiramente, com os colaboradores da escola, para que não ocorram erros e desvios na mensagem.

Determine os responsáveis pelo envio e compartilhamento da mensagem

Mesmo que a mensagem esteja alinhada com todos os colaboradores, é importante determinar quem será o responsável por ela. Pois, além de garantir que ela será enviada no momento e da forma planejada, os pais e alunos saberão a quem se direcionar caso haja dúvidas. 

Use os canais adequados para o envio da comunicação

No momento em que a escola identificar uma linguagem e como se comunicar vai descobrir, também, quais são os melhores canais para garantir a comunicação com pais e alunos. Nesse momento, ela deve criar a mensagem e disparar nos canais adequados. 

No próximo tópico você vai conhecer alguns canais e dicas para otimizar a sua comunicação com pais e alunos. 

Comunicação com pais e alunos: 7 dicas para otimizar

Conheça as ferramentas que podem te ajudar a otimizar a comunicação com pais e alunos. 

1. Agenda digital

Há muitos e muitos anos que as agendas são usadas para registrar os compromissos, tarefas e ajudam as pessoas e se organizarem. Na escola, elas são importantes, principalmente, para que a escola consiga se comunicar com os pais, pois o contato diário de forma pessoal tem ficado cada vez mais difícil.

Apesar de ser uma facilitadora da comunicação com pais e alunos, as agendas físicas não oferecem tanta segurança. Uma anotação errada ou ilegível pode comprometer o entendimento dos pais, isso sem contar que o aluno pode esquecê-la na escola e até perdê-la.

Uma agenda digital é a melhor solução para esses casos. As informações adicionadas pelos profissionais da secretaria da escola entram imediatamente no calendário escolar do aluno e, caso seja necessário alterar ou incluir alguma informação, a ação poderá ser feita facilmente. 

2. Disparo automático de e-mails

Programar o disparo automático dos e-mails ajuda a escola a otimizar o tempo. Com a programação dos e-mails os profissionais podem criar comunicações personalizadas para os pais e alunos, com lembretes, anúncios, avisos, mensagens comemorativas, convites e até cobranças.

A escola também pode fazer a programação para enviar os e-mails em horários estratégicos, como nos finais de semana ou em horários em que os funcionários não estejam trabalhando. 

3. Aplicativos de mensagens instantâneas

Os aplicativos de mensagens instantâneas, como WhatsApp e Messenger do Facebook, são ferramentas de comunicação rápida que podem agilizar o contato com os pais e alunos.

No modelo Business, os dois aplicativos permitem a configuração de mensagens automáticas e outros modelos. Algumas escolas utilizam aplicativos como esses para criar grupos com todos os pais, alunos e facilitar a comunicação.

4. Redes Sociais

As redes sociais podem ser utilizadas de diversas formas, não só para a comunicação com pais e alunos, mas também para divulgar os serviços oferecidos pela instituição e até para captar novos alunos. Assim como com os aplicativos de mensagens instantâneas, diversas escolas criam grupos no Facebook para unificar a comunicação, o compartilhamento de informações e conteúdos.

5. Site

O site é o maior canal de comunicação de uma empresa, independente do segmento. É no site que a empresa publica informações sobre seus serviços, produtos, compartilha sua história e, principalmente, avisos e comunicados aos clientes.

Sempre que for necessário fazer um comunicado importante, como falecimento, suspensão de aulas por força maior ou qualquer outra situação que vá impactar no atendimento geral da escola, é válido destacar um aviso no site. 

6. Blog

Esse tipo de canal é mais utilizado quando a escola quer compartilhar conhecimento. Ainda assim é um ótimo aliado para otimizar a comunicação com pais e alunos.

A escola pode utilizar um blog para compartilhar conteúdos educativos que deem dicas aos pais sobre como agir em determinadas situações, orientações para ajudarem os alunos a estudarem, existem diversos temas que podem ser abordados e a escola pode pedir sugestões do que os pais e alunos gostariam de ler.

7. Plataforma Própria

Uma plataforma de gestão escolar ajuda as escolas a automatizarem seus processos administrativos, pedagógicos e financeiros, mas também auxilia a otimizar a comunicação com pais e alunos.

Um sistema online permite que a escola gerencie seu calendário escolar, faça disparo de e-mails, envie lembretes, boletos de cobrança etc. Além de diversos benefícios para automatizar todos os processos manuais e descentralizados. 

O software GEO é um sistema onde os pais e os alunos acessam todas as comunicações tanto no desktop quanto no mobile, por meio de um aplicativo. Diversas escolas apostaram no GEO e otimizaram suas tarefas, o tempo dedicado às atividades e aumentaram a produtividade dos colaboradores. Conheça os cases de sucesso do Software GEO.