Como fica a matrícula e rematrícula para 2021 com a pandemia?

O fim de ano é um período intenso para as atividades da gestão escolar. Um dos compromissos mais decisivos desse período é, sem dúvidas, a organização dos processos de matrícula e rematrícula. Definir as estratégias de captação e retenção de alunos envolve muito planejamento para que resultem em bons resultados no início do ano letivo.

Para o período de matrícula e rematrícula em 2021, é preciso que as escolas repensem suas estratégias. Diante dos desafios trazidos pela pandemia em 2020, será necessário oferecer condições especiais para que os responsáveis pelos alunos se sintam seguros para esse momento. Então, é importante pensar quanto antes em soluções.

Neste post, vamos discutir alguns pontos que podem ajudar sua instituição de ensino a conseguir bons resultados nos processos de matrícula e rematrícula em 2021. Confira e tire suas dúvidas!

O investimento em marketing digital

Evitando ao máximo as situações de aglomeração, os desafios para captar alunos e reforçar a reputação das instituições em 2021 passa pelo bom investimento na comunicação, principalmente a partir das estratégias de marketing digital.

Ao mesmo tempo que as escolas precisaram migrar as aulas para o ambiente digital durante a pandemia, é necessário trabalhar cada vez mais com o marketing nas redes socias, sites, blogs e plataformas específicas. É importante que as instituições digitalizem as informações e saibam se comunicar com as famílias nesses ambientes.

De acordo com o orçamento de cada instituição, é possível abrir mão de várias estratégias digitais. Trabalhar com diversos formatos de conteúdo (vídeos, textos, tour virtual pela escola etc.) é um aspecto crucial para atrair a atenção das famílias e compartilhar os diferenciais da instituição.

Gravar vídeos, por exemplo, com diretores e coordenadores apresentando a história, espaços físicos e diferenciais da instituição aumenta a sua credibilidade no ambiente digital. Sabendo que serão menos frequentes as visitas presenciais, é importante que a equipe da escola tenha o cuidado de divulgar a sua infraestrutura.

Outra estratégia interessante é convidar pais de alunos a gravar seus depoimentos, dizendo como foi a adaptação à nova rotina dos alunos e como a escola ajudou nessa transição.

A realização de matrículas e rematrículas online em 2021

Muitas instituições de ensino estarão tranquilas para os processos de matrícula e rematrícula em 2021, porque já se adequaram à nova realidade online. Elas estão oferecendo, por exemplo, a possibilidade de os pais fazerem a matrícula via aplicativo escolar. Esse era um diferencial que agora se tornou uma necessidade.

Infelizmente, muitas escolas ainda contam com processos de matrícula e rematrícula ultrapassados, solicitando, por exemplo, que os familiares se aglomerem na escola em um mesmo dia. Se esse tipo de prática era apenas antiquada e desconfortável para as famílias dos alunos, hoje em dia se tornou nociva para a saúde de todos.

A matrícula e rematrícula online tem a vantagem de criar uma jornada em um tempo razoável, sem exigir a presença dos pais. Além disso, a plataforma na qual é feita o processo de matrícula geralmente é usada para manter a comunicação entre família e escola durante todo o ano letivo, eliminando a necessidade de qualquer contato físico.

O Software Geo, por exemplo, é um sistema de gestão escolar completo, capaz de oferecer acesso virtual tanto aos funcionários das instituições de ensino quanto aos estudantes e seus responsáveis. Por meio dele, você pode ter total controle de matrículas, rematrículas e reservas de vagas. É uma ferramenta acessível em todos os tipos de dispositivos, tablets, celulares e computadores.

O Software Geo fornece uma gestão personalizada de todos os aspectos financeiros, acadêmicos e pedagógicos de uma instituição de ensino, em um único lugar. Dessa forma, depois do processo de matrícula, é possível manter a comunicação remota com as famílias, para fazer cobranças, enviar notificações, lançar notas, entre outras funcionalidades.

As condições da pandemia no contrato de matrícula

Além de investir na automação do processo de matrícula e rematrícula na sua instituição de ensino, é importante ficar de olho em alguns detalhes do contrato para garantir toda a segurança jurídica nesta nova normalidade. O ideal é que em 2021 os contratos tenham, por exemplo, uma previsão sobre como ficarão as aulas caso a pandemia se estenda por alguma determinação do governo para o setor.

No documento, a escola pode detalhar como as aulas serão prestadas, por meio de plataformas de aulas ao vivo, por exemplo, e os protocolos de segurança sanitária para a realização de aulas presenciais. Caso a escola planeje implementar o modelo híbrido, com aulas online e presenciais, essa informação precisa estar esclarecida em contrato.

Também é importante que as instituições divulguem a proposta de contrato e o número de vagas por sala antes da data final da matrícula. Ainda no documento, a escola deve apresentar o valor total da anuidade com validade até de 12 meses mais ou menos (nesse caso, fica impossibilitada a presença de reajustes até esse prazo).

Para aplicar reajuste no valor da matrícula, a escola pode acrescentar um percentual condizente com o aumento de despesas administrativas e pedagógicas. Em caso de dúvidas dos familiares responsáveis pelos alunos, a equipe da escola pode esclarecer as questões demonstrando uma planilha com todos os valores mapeados para comprovar o tal aumento de despesas.

A escola deve especificar em contrato o prazo estabelecido e o valor para a reserva de vagas. É uma demanda que pode aumentar nos processos de matrícula e rematrícula em 2021 por conta dos novos desafios. Vale lembrar que o valor pago na taxa de reserva deve ser descontado do total da anuidade.

No geral, vimos que é tempo de repensar as inúmeras estratégias para os processos de matrícula e rematrícula escolar. Para 2021, a recomendação é investir em soluções tecnológicas para garantir o respeito aos protocolos de segurança, sem deixar de investir em boas estratégias de captação e retenção dos alunos. As dicas que trouxemos neste post são um ótimo ponto de partida.

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