Período de matrículas escolares: 7 estratégias para se organizar

O período de matrículas escolares é um dos momentos mais importantes para a instituição. A escola precisa lidar com seus processos diários, atender pais, alunos e professores e as solicitações de matrícula e rematrícula, tudo ao mesmo tempo.

Sem organização, não será possível conciliar nenhuma das atividades e a instituição corre o risco de perder clientes. Imagina receber um pai no período de matrículas escolares e ele se deparar com o caos dentro da secretaria? Nenhuma escola quer passar por esse tipo de situação, não é mesmo?

Por isso, é fundamental contar com algumas estratégias de organização. Confira o que fazer para ter sucesso no período de matrículas escolares.

7 estratégias para se organizar no período de matrículas escolares

A organização é prática fundamental em qualquer rotina de trabalho. Sem ela, é impossível obter sucesso em todas as tarefas realizadas. Pelo contrário, o mais comum é que um ambiente desorganizado acabe prejudicando o bom desenvolvimento do negócio. O passo a passo a seguir orienta a escola a organizar o seu período de matrículas escolares.

1. Crie um cronograma de ações

O cronograma de ações é um planejamento no qual deve ser definido datas e objetivos para determinadas ações. Por exemplo, a instituição deve definir qual será o seu período de matrículas escolares.

A definição do prazo servirá para orientar quando devem começar e parar as campanhas de divulgação, além de orientar os funcionários e interessados sobre o período em que a escola receberá as matrículas.

2. Atualize os valores das mensalidades

É direito de toda escola reajustar os valores de suas mensalidades a cada ano. A alteração no valor costuma seguir a inflação, mas outros fatores também podem influenciar.

A instituição vai avaliar suas finanças para definir o reajuste. Analisar os casos de inadimplência do ano, como eles impactaram na receita, a oferta bolsas de estudos, investimentos que foram feitos no ano etc., são algumas formas de justificar o aumento.

Apesar disso, existem leis que regem esse tipo de acordo. Segundo a legislação brasileira, o contratante (pai ou aluno) deve pagar uma anuidade, que pode ser parcelada. A forma mais comum é em 13 parcelas: a matrículas e 12 mensalidades.

§ 5º O valor total, anual ou semestral, apurado na forma dos parágrafos precedentes terá vigência por um ano e será dividido em doze ou seis parcelas mensais iguais, facultada a apresentação de planos de pagamento alternativos, desde que não excedam ao valor total anual ou semestral (…) – Lei nº 9.870, de 23 de novembro 1999.

Além de atualizar o valor da mensalidade, muitas escolas costumam oferecer descontos em cima desse valor. Essa facilidade deve ser especificada para os profissionais responsáveis pelas matrículas. Conte com algum método de automatização para auxiliar com a definição dos valores e descontos.

3. Revise os contratos

O contrato rege a relação entre o contratante e a contratada e é fundamental em qualquer prestação de serviços. É uma forma de garantir a segurança para os dois lados.

Normalmente, a escola já conta com um padrão de contrato, no qual apenas as informações do contratante e do curso ou série contratada são alterados. Porém, todos os anos esse documento deve ser revisado e atualizado.

Como falamos anteriormente, os valores das mensalidades mudam a cada ano. O contrato não pode ser assinado com os valores antigos, não é mesmo? Atualize o contrato e revise bastante para não passar nenhum erro.

4. Saiba quantas vagas pode oferecer

A prioridade das escolas é sempre de quem já é aluno, mas é possível abrir novas vagas a cada ano letivo. Para isso, é preciso analisar a quantidade de alunos que a escola tem e que pretendem se rematricular para o próximo ano.

Com base nessa informação, a instituição deve fazer o cálculo de quantas vagas terá para oferecer.

Faça o download deste post inserindo seu e-mail abaixo

5. Divulgue

A rematrícula não é um processo automático e todos sabem. Os pais precisam ir até a escola fazer um novo contrato. Porém, com a correria do final do ano, algumas famílias acabam perdendo os prazos.

A instituição de ensino, como uma das interessadas no processo, tem por obrigação avisar aos pais sobre a abertura do período de matrículas escolares. A comunicação pode ser feita de diversas formas:

Incluir o período de rematrículas no calendário escolar. A versão online permite atualização em tempo real e envia notificações aos pais e alunos;
Campanhas de disparo de e-mail marketing;
Eventos específicos para o período de matrículas escolares;
Envio de lembretes no celular ou usar aplicativos de mensagem;
Campanhas nas redes sociais;
Envio automático de boleto de rematrícula para garantir a vaga.

A instituição deve escolher a opção mais adequada para se trabalhar. O ideal é que as ações não proporcionem um trabalho muito maior para os profissionais da escola.

6. Facilite os pagamentos

As mensalidades escolares tendem a ser consideráveis e exigir que o pai faça o pagamento em dinheiro na secretaria é colocar a segurança de todos em risco. O ideal é disponibilizar uma alternativa para o pagamento. Pode ser feito por meio de depósito bancário, boleto ou carnê personalizado.

Busque a melhor alternativa para a instituição e para os responsáveis financeiros do alunos.

7. Cadastrar, documentar e arquivar

O processo de cadastro de novos alunos é uma das tarefas que mais tomam tempo dos profissionais da secretaria. Além de preencher todas as informações, precisa tirar ou solicitar cópia de todos os documentos dos alunos e armazenar tudo isso.

Esse processo inicial de cadastro é mesmo necessário, mas ele deve ser feio uma única vez. Nas consultas posteriores, a escola precisa de automação na pesquisa. Por meio de uma busca em um sistema de gestão, por exemplo, o profissional encontra o cadastro do aluno rapidamente.

O armazenamento dos documentos também não deve ser um processo cansativo, onde o profissional tira cópia e cataloga as informações. Todos os documentos podem ser salvos na nuvem sem ocupar espaço e causar transtornos.

Depois de seguir essas dicas, o período de matrículas escolares será muito mais organizado. Nos próximos anos, basta repetir tudo novamente e fazer com que vire um procedimento padrão dentro da instituição. Continue acompanhando o nosso blog, assine nossas notificações e fique atualizado sempre que publicarmos um novo conteúdo.