Secretaria Digital: 5 coisas que a sua escola precisa saber

A área educacional é o polo da inovação, cultivo de novas ideias e soluções criativas. No entanto, as escolas, enquanto instituições, levam um tempo para se adaptar às novas realidades, uma vez que estão submetidas a inúmeras burocracias.

A secretaria digital é uma maneira de inserir as instituições de ensino em um contexto de transformação. Trata-se de renovar a gestão e aplicar as melhores técnicas e práticas para aprimorar os processos.

Diante dessa necessidade, o poder público começou em 2017 a editar portarias e regras para incentivar a digitalização desse setor, e impulsionar o crescimento das escolas. Porém, o tema ainda gera muita dúvida.

Assim, criamos um guia exclusivo sobre a secretaria digital, com 9 coisas que a sua escola precisa saber. Confira!

O que é secretaria digital?

A secretaria digital não é apenas colocar os documentos online. É uma área mais completa que pode ser definida como um ecossistema acadêmico colaborativo. Os maiores objetivos são, de fato:

• Reduzir o uso de papéis;
• Agilizar processos;
• Facilitar a aquisição de dados;
• Fornecer informações unificadas;
• Apresentar um panorama da instituição;
• Reduzir custos;
• Promover a padronização, dentre outros.

Além disso, a secretaria digital é uma ferramenta que unifica a escola, não está restrita apenas à gestão. Ela deve servir, pais, professores e alunos.

É uma maneira de abrir vias de contato entre as partes. Por exemplo, os professores registram notas, faltas, ou outros documentos, e tanto os alunos quanto os pais conseguem acessar essas informações em tempo real.

Qual é a origem da secretaria digital

Essa modalidade de gestão e acompanhamento surge em um contexto das instituições de ensino superior (IES), que precisavam se adequar às regras definidas pela portaria 315/18 do Ministério da Educação.

O tema está tão em voga atualmente, porque o prazo está se esgotando para a adaptação. É uma solução digital para as exigências burocráticas do estado.

A portaria define, por exemplo, que todos os documentos das universidades devem ser digitalizados e disponibilizados. A secretaria digital funciona como um ambiente online que agrupa, coordena e protege esses documentos.

Porém, ela não está restrita às IES, pode ser expandida e revolucionar a educação básica e técnica. Para o ensino superior é uma obrigação, e para o restante da rede, uma necessidade, uma vez que produz inúmeras vantagens.

Competitividade

Soluções digitais, em geral, tornam uma empresa mais competitiva. Não apenas no sentido de lucro, mas de qualidade nos serviços prestados.

Tendo documentos online, acessíveis e protegidos, geram uma camada de confiança para a instituição. Isso transmite credibilidade e seriedade.

É muito mais vantajoso para o estudante buscar uma instituição que fornece todas as informações em tempo real, com acesso 24 horas por dia, do que longas filas de espera com requisições a serem preenchidas e liberações de departamentos que só operam em horário comercial.

Praticidade

O maior benefício, evidentemente, é o ganho em produtividade. Basta comparar com uma folha de um diário de presença. Leva-se um tempo para encontrar a folha necessária, e dentro dela a matrícula de um estudante.

Com a secretaria digital, é possível digitar a matrícula, e acessar todas as informações em segundos.

Segurança

O uso de sistemas, ainda, garante maior segurança nos dados. Apesar de estarem online, a portaria 315/18 estabelece a obrigatoriedade da implementação de assinatura eletrônica na secretaria digital.

Dessa maneira, apenas pessoas autorizadas podem acessar determinadas funcionalidades do sistema.

Padronização

Documentos físicos possuem uma limitação intrínseca, que pode até parecer um clichê, mas o papel aceita tudo, sistemas, não. Ao utilizar um software para preencher dados, ele próprio é capaz de identificar inconsistências e alertar prontamente.

Dessa maneira, com o treinamento adequado, os erros nos processos podem ser reduzidos exponencialmente. Além disso, os dados se tornam padronizados, e a consulta passa a ser mais simples.

Paperless

A pauta de redução no uso de papel é bem mais econômica do que ambiental. É evidente que o segundo ponto é essencial, mas quando reduzimos o uso de papel físico, estamos cortando custos e aprimorando a aquisição de dados.

Imagine a quantidade de documentos que a instituição é obrigada a armazenar para fins de registros, alguns por tempo indeterminado. Agora, pense em todo esse espaço livre para ser melhor aproveitado.

Trata-se de uma gestão muito mais eficiente e menos burocrática. Com mais informação essencial, e menos conteúdo prolixo.

Você precisa de tecnologia específica

Até aqui, já deve ter compreendido os benefícios da secretaria digital. Também, que não se trata apenas de modismo digital, mas um novo cenário para a educação.

Não é a simples migração do offline para o online. É a construção de um ecossistema educacional que unifica e coordena toda a instituição.

Logo no começo mencionamos os entraves para o setor crescer, e toda essa legislação é essencial para garantir um ensino uniforme no país, fornecendo o básico para todos os estudantes.

Essa transformação não acontece do dia para a noite. É um processo que envolve estudo e aplicação de tecnologias específicas para a área. Não é qualquer empresa de TI que está apta à essa tarefa.

Busque por empresas reconhecidas na área, de preferência que sejam especialistas em soluções digitais para a educação. Dessa maneira você garante que está se adequando conforme a lei, e conta com um sistema próprio para a instituição.

Vamos começar uma transformação

No passado toda a legislação era muito engessada. Isso foi fundamental para criar as bases da educação. Hoje as instituições de ensino têm mais liberdade para inovar, basta ter uma visão de futuro.

A transformação digital não é de agora. Ela tomou um impulso extraordinário no último ano e se provou como fundamental não para o futuro, mas para o presente.

Escolas e universidades que buscam se destacar, crescer o rendimento e otimizar processos, precisam de uma secretaria digital para alinhar os objetivos e ter uma visão clara de onde se está, e onde se quer chegar.

A mudança precisa começar hoje, afinal ela já está acontecendo em todos os lugares. Quem não cresce, na verdade, está encolhendo.

Vamos construir esse futuro juntos? Entre em contato para entender como iremos te ajudar!