Sistema para boletim online: 7 pontos para avaliar antes de escolher

O sistema para boletim online é uma maneira tecnológica e moderna para os professores fazerem o lançamento, a atualização e a divulgação das notas e faltas escolares dos alunos. Por meio de uma ferramenta como essa a escola consegue otimizar o tempo de inserção das informações e minimizar a chance de erros.

O mercado conta com algumas opções de sistema para boletim online e a escola deve listar os critérios que são fundamentais para garantir um atendimento completo para os todos os envolvidos.

Alguns desses pontos são específicos para cada instituição, mas existem critérios que são fundamentais para a escolha de um bom sistema para boletim online.

Sistema para boletim online: 7 pontos para avaliar antes de escolher

O sistema para boletim online é uma tecnologia desenvolvida para substituir o modelo ultrapassado do boletim impresso. Com esse novo modelo, a escola, pais, alunos e professores são beneficiados com diversas vantagens. Veja quais os pontos você deve avaliar antes de contratar o seu.

1. Modelo personalizado

A identidade da escola deve estar presente em todos os seus documentos e comunicados oficiais, inclusive nos modelos online. Por isso, é fundamental que o boletim escolar online ofereça a possibilidade de personalização com logo e as informações da escola.

2. Online

O ideal é que o sistema para boletim online possa ser acessado de qualquer computador com conexão à internet. Existem algumas opções no mercado que são vendidos como online, mas na verdade são apenas sistemas para computador, que não podem ser acessados pelo navegador da web.

O ponto negativo desse tipo de ferramenta é que ele só pode ser editado e atualizado a partir dos computadores em que está instalado.

3. Campos editáveis

O boletim escolar conta com alguns campos que são padrão e estão presentes em todos os modelos como o campo para inclusão do nome do aluno, nome da escola, série, campo para as notas, faltas etc.

Alguns modelos de sistema para boletim online permitem que a escola personalize os campos que deseja de acordo com a sua necessidade. Nesse caso, a instituição pode adicionar, excluir os substituir os campos que precisa.

No caso de ensino para educação infantil, por exemplo, onde as crianças não são avaliadas por notas, a escola pode adicionar um campo para observações, anotações, comentários, etc.

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4. Aplicativo móvel para pais e alunos

Hoje em dia crianças, jovens e adultos estão o tempo inteiro conectados a seus celulares. Apesar de ser visto por muitas pessoas como uma prática ruim para as crianças e os adolescentes, a tecnologia facilita a rotina de muitas pessoas. Com o sistema para boletim online não seria diferente.

Invista em um modelo que conta com aplicativo móvel, pois esse recurso permitirá que os pais consultem as notas e as faltas dos filhos de qualquer lugar que eles estiverem. Essa ferramenta pode ser utilizada, inclusive, como uma forma de controle, pois por meio do registro de faltas os pais conseguem saber se os filhos frequentaram ou não uma determinada aula.

O aplicativo também ajuda os pais que não conseguem comparecer a todas as reuniões. Eles podem verificar a situação do aluno antecipadamente e depois entrar em contato com a escola para agendar um horário para conversar com os professores.

Para os alunos, além de acompanharem como estão suas notas e para quais matérias precisam estudar mais, é possível saber em tempo real quais são as aulas que ele tem mais faltas e que não pode faltar de forma alguma.

5. Armazenamento em nuvem

Os maiores problemas que o boletim tradicional proporciona é a insegurança para as informações e a despesa para a escola. Depois que as faltas, notas e outras observações são inseridas no diário de notas, a secretaria precisa fazer a impressão dos boletins para entregar aos pais.

Essa prática resulta em dois grandes problemas:

1) Depois de impresso as informações contidas naquele documento podem se perder, caso ele seja rasurado, rasgado ou até mesmo esquecido em algum lugar. Quando isso acontece, a escola precisa emitir um novo boletim;

2) Sempre que há uma apresentação de notas, a escola precisa imprimir todos os boletins dos alunos, um a um, algumas vezes até mais de um para poder distribuir aos pais.

As duas ações geram um custo e uma insegurança para a escola.

O ideal seria ter um ambiente onde todas as informações ficassem armazenadas, pudessem ser consultadas pelos pais e a escola fizesse a impressão apenas se achasse necessário ou se fosse uma exigência por parte dos pais.

Por esses motivos, antes de escolher o sistema para boletim online, a escola deve garantir que ele permite o armazenamento em nuvem, caso contrário ele terá os mesmos problemas que tinha com o boletim impresso.

No armazenamento em nuvem, todos os dados sobre notas, faltas e desempenho dos alunos fica armazenado online, sem ocupar espaço no computador ou servidor da escola e sem correr o risco de se perder, caso algum equipamento seja danificado.

O armazenamento em nuvem permite que os dados sejam consultados online, de dentro do sistema em qualquer horário ou dia que os pais quiserem. O pai não precisará guardar papéis impressos com as notas e terá acesso ao registro de meses e anos anteriores.

6. Acesso facilitado

Quando a escola utiliza o modelo tradicional e impresso de boletim escolar ou até quando a escola utiliza um sistema para boletim escolar que não é online, os pais ficam na dependência da escola para saber sobre as notas e as faltas dos alunos.

Isso não acontece com um sistema para boletim online, pois a escola atualiza as informações acadêmicas do aluno e tanto os pais, quanto os próprios alunos podem consultar sempre que quiserem. Não haverá mais a necessidade de convocar reuniões de pais para apresentar as informações.

As reuniões de classe serão mais rápidas, apenas para debater sobre pontos fundamentais e que exigem a presença dos pais. É bom deixar claro também que sempre que o aluno estiver com notas preocupantes ou baixa frequência e a escola achar pertinente, as reuniões poderão ser marcadas.

7. Sistema completo

Contratar um sistema para boletim online que só ofereça essa ferramenta não é tão vantajoso, pois a escola terá que contratar outros sistemas para ajudar com as demais atividades e tarefas que ele precisa realizar.

A escola deve procurar uma ferramenta completa, um sistema de gestão que atenda a área financeira, administrativa, pedagógica e a secretaria educacional.

Assim, a instituição terá todas os dados e as informações centralizadas dos alunos, conseguirá realizar mais de uma tarefa em um único lugar e vai economizar com a contratação de um único serviço.

O Software GEO é um sistema completo com funcionalidades que auxiliam na gestão escolar como um todo. Além de contar com todas as ferramentas que as instituições procuram, ele pode ser personalizado de acordo com as necessidades do cliente.

Diversas escolas já foram beneficiadas por esse sistema, veja como o algumas instituições de ensino aumentaram seus resultados após contratarem o Software GEO.