5 tarefas que você deve automatizar na sua gestão escolar

Em geral, sabemos que o principal objetivo de qualquer negócio no mercado é gerar competitividade. Se tratando de escolas e instituições de ensino, não é diferente. Sendo assim, para que esse crescimento competitivo ocorra, é necessário otimizar os recursos e trabalhos internos, para que assim, as atividades sejam mais leves e com menores chances de erros.

Nesse ponto, podemos perceber a devida importância da tecnologia, que está adentrando cada vez mais nos setores e promete contribuir ainda mais com a automação de serviços. Dessa forma, é importante verificar alguns processos escolares que podem ser automatizados, e assim, gerar mais otimização nas atividades internas.

Quer saber mais sobre o assunto? Então, confira o nosso post até o final e veja 5 tarefas que você deve automatizar na sua gestão escolar!

1. Envio de cobranças por e-mail

Antes de tudo, uma das principais dificuldades que estão atreladas aos processos de cobrança, é precisar realizar essa tarefa de forma manual. Como bem sabemos, em grande parte das escolas, o volume de carnês e boletos que são gerados é muito alto, exigindo um tempo ainda maior para que todos os envios sejam realizados de maneira eficiente e correta.

Por outro lado, quando passamos a automatizar esse processo, o sistema de gestão acaba ficando inteiramente encarregado de todos os fluxos que irão envolver os processos de pagamento. Isso fará com que os funcionários não tenham mais a preocupação de realizar essas atividades de forma manual, e logo, passarão a preocupar-se com outras atividades mais importantes.

2. Modernizar o setor financeiro

Certamente, fazer a gerência do fluxo de caixa acaba sendo um desafio para qualquer escola. Isso porque estamos falando de uma atividade que requer uma atenção redobrada pelo setor financeiro (isso sem levar em consideração quando a taxa de inadimplência no sistema encontra-se severamente alta).

Sendo assim, com a automação de processos através de um software de gestão escolar, podemos encontrar benefícios nessa área, como por exemplo:

• Registro de cobranças bancárias de forma praticamente instantânea;
• Oferece a criação de planos de mensalidades com diferentes formas de pagamento;
• Faz o acompanhamento automático de pagamentos realizados;
• Informa ao gestor em poucos segundos sobre a situação de inadimplência, bem como as projeções de faturamento;
• Oferece a segmentação de pagamento/cobrança por aluno, turma, curso, período, e entre outros relacionados.

3. Emissão de documentos

Para entendermos a importância desse processo, imagine um período na escola onde tenha uma alta demanda na secretaria, onde diversos pais estão solicitando documentos de forma simultânea. Um exemplo a citar disso, são os finais de períodos letivos, que é onde ocorre a entrega de boletins. Quanto tempo uma escola poderá levar para emitir todos esses documentos?

Agora, já é possível realizar essa ação em poucos segundos através da otimização da gestão escolar. Ou seja, esses documentos podem ser gerados de maneira totalmente independente e ainda simplifica o trabalho dos professores nas turmas.

Quando passamos a digitalizar esses tipos de tarefas, podemos otimizar a criação e produção de históricos, boletins, declarações, diários de classe e muitos outros documentos relacionados. Além de reduzir o tempo para elaborar esses documentos, a margem de erros torna-se muito menor — já que os processos serão automáticos e haverá pouca interferência humana (ou nenhuma).

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4. Trabalho de colaboradores e professores

Sabemos que para obtermos um bom andamento no ano letivo, existem diversos fatores que precisamos levar em consideração. Entre eles, devemos nos lembrar da organização das aulas e notas .

Essas tarefas devem ser realizadas com a devida atenção, e dessa forma, podem exigir bastante tempo de coordenadores e professores. Isso porque eles tendem a ficar depois do horário de aula para dar conta de todas as suas atividades.

Com o apoio de um software de gestão escolar, os lançamentos de notas e aulas acabam sendo de forma automatizada, e logo, consegue reduzir esse fluxo intenso de trabalho. Isso fará com que os educadores tenham mais tempo para se dedicarem à organização de suas aulas, bem como o ensino dado no dia.

Outra questão que você pode automatizar em sua instituição de ensino é o controle da frequência dos alunos. Sabemos que quando esse processo é feito de forma excessivamente manual, os dados podem conter erros e afetar a análise de evasão escolar nas instituições.

Existem sistemas de gestão online que oferecem um tipo de portaria integrada, totalmente online. Nela, será possível fazer o registro da frequência do aluno, assim que o mesmo apresentar sua carteirinha de identificação na entrada da escola. Essa também é uma forma de fazer com que o trabalho manual seja reduzido, que outrora era organizado por professores e pela própria coordenação.

5. Geração de relatórios

Certamente, criar e elaborar relatórios pode não ser uma tarefa fácil. Isso porque é necessário utilizar planilhas, anotações avulsas e informações que tendem a estar arquivadas — o que é difícil. Entretanto, quando todos esses dados e informações acabam ficando centralizados em um software de gestão escolar, por exemplo, é possível extrair todos os tipos de relatórios em poucos cliques.

Ou seja, controlar e mensurar dados de todos os departamentos fica muito mais fácil, ajudando na identificação de falhas e tratando-as para evitar futuros problemas.

Conforme vimos, a gestão escolar é de suma importância, pois é através dela onde a instituição de ensino consegue oferecer atividades mais eficientes. Não somente para os alunos em suas respectivas atividades, mas também como para o público externo — como pais, fornecedores, parceiros e o próprio mercado.

Por esse motivo, o investimento em um software de gestão escolar pode otimizar ainda mais as atividades escolares, sem contar na redução de custos e no tempo gasto por parte dos colaboradores e funcionários.

Portanto, agora que você já sabe a importância de automatizar atividades escolares, que tal conhecer os nossos serviços? Acesse agora mesmo o nosso site e veja como podemos ajudar a sua gestão escolar a desenvolver-se muito mais na administração interna de sua instituição de ensino.