7 passos para otimizar o processo de matrícula nas escolas

A matrícula é a porta de entrada dos novos estudantes em uma instituição de ensino. É por meio dela que o corpo discente formaliza a sua integração à escola, e assim, começa a fazer parte do plano pedagógico vigente.

Justamente pela sua importância é preciso organizar de maneira eficiente os eventos de matrícula nas instituições. Geralmente elas acontecem uma ou duas vezes ao ano, a depender da organização e da oferta de vagas disponíveis, mas essas datas precisam ser bem claras e divulgadas para o público-alvo.

Para que tudo flua bem é preciso ter um corpo de funcionários bem preparados e integrados, um sistema que atue facilitando e automatizando os processos e um planejamento minuciosos dos detalhes da operação.

Vamos dar 7 dicas para otimizar o processo de matrícula na sua escola e, assim, alcançar os objetivos que cada instituição almeja.

1 – Planeje todos os detalhes

A primeira etapa de um bom planejamento estratégico da matrícula é fazer uma avaliação do processo como um todo, indo atrás de pontos que possam ser melhorados e enxergando quais são as deficiências do processo realizado anteriormente.

Isso pode ser feito de várias maneiras, mas uma boa dica é consultar todos os profissionais envolvidos, eles sempre terão algo proveitoso para acrescentar, uma vez que estão no dia a dia das tarefas.

Somente antecedendo os problemas é possível planejar soluções. Algumas barreiras bem comuns na matrícula são as desistências de pessoas que iniciaram o processo, o maior trabalho para gerenciar o grande número de documentos que estão envolvidos na matrícula e os casos de estudantes inadimplentes que desejam se rematricular.

Todas essas questões possuem soluções ponderadas, desde que identificadas antes do início do processo. Para gerenciar bem os documentos, por exemplo, adotar um software de gestão eficiente é a melhor alternativa.

2 – Estipule prazos e aja com antecedência

O momento ideal para começar o planejamento de uma matrícula é assim que a anterior se encerra. Isso dará tempo suficiente para fazer um balanço da edição passada, levantar os problemas encontrados e propor maneiras de melhorar para a próxima vez.

A publicidade pode ser uma ferramenta crucial para conseguir organizar os prazos e trabalhar com antecedência. É possível conceder e divulgar descontos para alunos que se matricularem até certo período. Isso diminui o fluxo de trabalho nos últimos dias do processo.

3 – Tenha um superior de prontidão

Existem situações que fogem da rotina durante o processo de matrícula em uma instituição. Por mais bem preparados que os funcionários sejam, algumas questões exigem tomadas de decisões que eles não podem realizar. Por isso, é importante manter uma equipe responsável sempre disponível durante o período de matrícula.

Alguns exemplos são alunos que vêm de países diferentes, alunos com necessidades de adaptação de acessibilidade, algum problema com métodos de pagamentos ou outras solicitações que fogem do script usual de matrícula.

4 – Treine sua equipe

O corpo de funcionários é o principal responsável pelo bom andamento dos processos e da empresa de modo geral, pois são eles que estão no dia a dia realizando as tarefas que fazem o negócio andar. Por isso, é tão importante capacitá-los.

Mesmo com excelentes programas de gestão de matrículas, por exemplo, os funcionários serão os responsáveis pelo seu manuseio. Isso faz o nível de treinamento da equipe ser diretamente proporcional à agilidade e efetividade do processo.

5 – Invista em um bom software de gestão

A tecnologia veio para aumentar a eficiência dos processos, com a matrícula não poderia ser diferente. Investir em um bom programa que automatize várias etapas é liberar tempo dos funcionários para que realizem outras atividades.

Um bom gerenciador é capaz de gerar cálculos de matrícula e rematrícula dos alunos, de controlar a emissão de contratos de diferentes naturezas, além de envios de documentos e lembretes de datas de pagamento.

Além dos benefícios de gestão, um software diminui o uso de papel na instituição, colaborando com o meio ambiente e, também, diminuindo os custos relacionados à matrícula.

6 – Invista em publicidade

A matrícula é o processo pelo qual a instituição aumenta sua rede e, assim, pode se desenvolver. Portanto, investir em publicidade que atrai e efetiva novos alunos é primordial para o aumento do corpo discente.

A ideia é explorar em propagandas todas as vantagens e diferenciais que o aluno vai aproveitar durante a sua estadia na instituição. Isso atrai mais e diminui o tempo de vendas quando o público se dirige até a instituição.

Também vale a pena lembrar que as rematrículas também são fundamentais, uma vez que fidelizar os alunos já matriculados é garantir que não ocorram quedas indesejadas no quantitativo total de alunos.

7 – Estude a sua instituição

É fundamental avaliar como a sua instituição se comporta antes de qualquer planejamento de matrícula. Veja qual a taxa de inadimplência, qual é a capacidade quanto ao número de alunos, quanto tempo, em média, eles permanecem matriculados, entre outras informações.

A ideia é conhecer melhor as etapas seguintes à matrícula para que ações mais efetivas possam ser feitas na primeira das etapas. Por exemplo, se o número de rematrículas é muito baixo, o ideal é pensar em estratégias que melhorem a satisfação do corpo discente no que diz respeito à instituição.

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