Software GEO: veja como automatizar tarefas na gestão escolar na prática

Automatizar as tarefas na gestão escolar é um grande desafio para a secretaria. É esse setor que pais, alunos e professores costumam procurar quando estão com algum problema ou precisam solicitar algo. Por isso, dificilmente, as secretárias escolares têm um dia de trabalho tranquilo. 

Poder contar com as ferramentas que o software GEO oferece vai garantir uma rotina mais organizada e produtiva não só para os funcionários da escola, mas para pais e alunos também. Veja a seguir de forma prática como o software GEO pode ajudar a sua escola!

Como automatizar tarefas na gestão escolar com o software GEO 

A rotina de trabalho em secretarias de instituições de ensino não é uma calmaria como muitas pessoas pensam, pelo contrário. Professores, alunos, pais e outros funcionários da escola dependem desse setor.

Desde as tarefas mais simples até as mais complexas, devem ser executadas com total atenção, para garantir que não aconteça nenhum erro e que todas as informações cheguem em seus receptores por completo com segurança e clareza. 

Um software de gestão escolar é um sistema que unifica, gerencia, organiza e otimiza o trabalho desse profissional. Por isso, é fundamental para garantir o bom funcionamento da instituição. A seguir você vai conhecer algumas funcionalidades do software GEO e descobrir como automatizar as tarefas na gestão escolar.

7 funcionalidades para automatizar as tarefas na gestão escolar

1. Digitação de notas e faltas

O software GEO permite que a digitação das notas e faltas dos alunos sejam feitas pelo próprio professor diretamente no sistema online. O coordenador ou a secretária da escola ficam responsáveis apenas por liberar as informações para que os alunos possam acessar. 

Dessa forma, a escola acaba com a necessidade de imprimir os boletins e os controles de falta, que, em muitos locais, são feitos manualmente em editores de texto. 

Os alunos e os pais podem conferir e acompanhar as notas e as faltas também através do portal, acessando de seus celulares, tablets, notebooks, etc. 

2. Solicitações e requerimentos

Um dos maiores problemas que uma secretaria escolar enfrenta é o fluxo de pais, alunos e professores, abrindo requerimentos e solicitações, muitas vezes, ao mesmo tempo.

Com o software GEO os requerimentos podem ser feitos, pelos responsáveis dos alunos, diretamente no site. No caso de requerimentos pagos, o próprio sistema gera um boleto para o pagamento da taxa. 

Esses pedidos são enviados para a secretaria que segue com os procedimentos necessários para atender as solicitações. Assim, não há mais necessidade de que os responsáveis compareçam até a escola apenas para abrir um requerimento. 

3. Rematrícula

O período de rematrículas está entre os problemas que mais causam preocupação para as escolas. Isso acontece por dois motivos. Um deles é o de garantir que as rematrículas sejam feitas dentro do prazo estipulado pela instituição. O outro é dar conta de atender todos os pais que vão até a escola para fazer a rematrícula de seus filhos. 

A instituição pode ter problemas para atender a todos, fazendo com que os responsáveis percam seu tempo e as secretárias tenham dificuldade para dar continuidade com as outras tarefas. 

O software GEO oferece uma plataforma, onde, cada responsável pode atualizar seus dados e confirmar o pedido de rematrícula. O protocolo, o contrato e o boleto são emitidos no mesmo momento. 

No caso dos alunos com as parcelas em aberto, os responsáveis podem imprimir a segunda via dos débitos em aberto e, após a confirmação do pagamento, a plataforma libera a opção de rematrícula no sistema. 

A inadimplência escolar é um assunto delicado e a escola precisa estar preparada para lidar com ela. Saiba quais são as medidas que a escola pode ou não tomar quanto a esse assunto clicando aqui. 

4. Impressão de declarações, históricos e certificados 

Assim como a rematrícula e a abertura de requerimentos, a impressão de declarações, históricos e certificados também pode ser feita sem que o responsável pelo aluno precise ir até a escola. 

A impressão dos documentos pode ser feita facilmente através do portal. Como todas as informações estão armazenadas em um banco de dados, centralizado e seguro, a impressão de cada documento é feita instantaneamente.   

5. Envio de avisos gerais e ocorrências

O software GEO também conta com um aplicativo para celular. Esse app mantém os pais e a escola mais próximos. Um bom exemplo disso é quando algum tipo de comunicação precisa ser feita.

Diferentemente de muitas escolas, que não contam com sistema escolar, os avisos, notificações e ocorrências são adicionados na central de mensagens do portal.

Essas mensagens enviam avisos – direcionados por curso, turma e série – que são disponibilizados no portal do aluno e no aplicativo para celular.  

6. Impressão de segunda via de boletos

Mais uma funcionalidade que elimina a necessidade de o responsável pelo aluno ter que comparecer até a secretaria da escola ou fazer uma solicitação por e-mail ou telefone. 

Dentro do Portal do Aluno ou pelo aplicativo de celular, o pai pode acessar os seus boletos, que ainda não venceram e os que já venceram, imprimir ou pagar através do internet banking do seu banco. 

7. Planilhas de notas flexíveis e customizáveis

A forma com que as escolas lançavam e calculavam as notas já causou muitas dúvidas entre os alunos, fazendo com que os responsáveis chegassem a questionar esses meios. 

No software GEO é diferente, pois a transparência é fundamental para entregar informações claras aos pais dos alunos e proporcionar um entendimento claro, fácil e objetivo a todos. O sistema modular permite que cada disciplina tenha sua própria forma de cálculo, número de notas que vão compor as médias e as regras de arredondamento.

Todos os cálculos e aplicações das regras são feitas automaticamente, sem precisar que cada professor faça o processo manualmente e que passe pela conferência de um funcionário da secretaria antes de ser liberado aos pais e aos alunos. 

Trabalhar de forma repetitiva pode prejudicar a produtividade na gestão escolar, por isso o software GEO conta com funcionalidades que vão organizar, automatizar e garantir que as atividades sejam desenvolvidas com o melhor rendimento. 

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