8 passos para diminuir a burocracia escolar através de um software

A escola costuma reunir pilhas e pilhas de papéis entre fichas de alunos, requerimento de matrículas e contratos. Gerenciar tudo isso nem sempre é uma tarefa fácil e acaba se refletindo na burocracia escolar com procedimentos complexos, demorados e que demandam muito tempo.

Se a escola deseja reduzir a burocracia escolar e otimizar o tempo de seus funcionários, professores e alunos, deve conferir o passo a passo a seguir.

1. Informatize os setores

Algumas escolas ainda preferem utilizar uma papelada na hora de realizar a matrícula do aluno exigindo cópias de documentos, preenchimento de fichas e outras burocracias escolares. No entanto, tudo isso pode ser informatizado.

Para implantar um processo de informatização nos setores da escola, é necessário equipá-los. Todos os setores devem dispor de computadores e, de preferência, impressoras multifuncionais, scanners ou semelhantes.

Já pensou que ao invés do aluno precisar trazer cópias de toda documentação, ele poderia simplesmente trazer à escola os documentos originais e a secretária os digitalizar? Outra solução para isso seria o próprio aluno digitalizar os documentos e encaminhar à escola.

Para diminuir a burocracia escolar, a escola deve investir em uma infraestrutura básica de TI e equipamentos que facilitarão a vida de seus colaboradores e estudantes. A tecnologia é aliada, use-a a seu favor.

2. Mapeie suas necessidades

Quais são as necessidades da sua escola?

– Agilizar o processo de matrícula;
– Aumentar a captação de alunos;
– Realizar o controle e gestão financeira;
– Diminuir a inadimplência;
– Diminuir a evasão ou fidelizar clientes?

Quais são as ações e os setores da escola que precisam ser melhorados para aumentar o acesso aos dados, obter relatórios de desempenho e, consequentemente, aumentar a eficiência diminuindo a burocracia escolar?

Faça com que seus colaboradores esqueçam de uma vez por todas os ineficientes controles e tabelas manuais. Insista na necessidade de colocar todas as informações importantes em um único local, em um software adequado às necessidades de sua escola.

3. Escolha um software adequado

Muitas empresas já utilizam software de gestão e para as instituições de ensino existem disponíveis diversos softwares de gestão escolar.

Esse programa serve para fazer o controle de todos os processos da escola: matrícula, recebimentos, controle financeiro e fiscal entre outras tarefas importantes.

Utilizar um sistema para automatizar os processos permite uma integração de todos os fatores do processo educacional e gestão da escola.

No mercado existem muitas opções de software de gestão escolar para diminuir a burocracia escolar. Algumas categorias podem ser adquiridas por módulos ou podem até ser personalizadas conforme a escolha do gestor e necessidade da escola.

4. Torne a secretaria digital

A secretaria contém a parte mais importante das informações da escola. É ela que concentra a ficha de informações de alunos, dados de professores, turmas e resultados.

Com a implantação de um software de gestão a secretaria se torna 100% digital permitindo o controle de matrículas e rematrículas, emissão de documentos digitais, relatórios de desempenho, entre outros.

Já pensou na praticidade quando um aluno precisa de um atestado de matrícula ou frequência? Ele mesmo poderá utilizar o portal do aluno para emitir esse documento, com base no banco de dados do software da secretaria. É muito prático e diminui a burocracia escolar.

5. Acompanhe o desempenho de alunos e professores

O software de gestão escolar possui módulos que realizam a gestão pedagógica e verificam o desempenho escolar. Assim os professores conseguem lançar faltas, presenças e notas no sistema.

É possível acessar os relatórios de desempenho individual e assim observar a assiduidade e desempenho dos alunos. Com esses dados fica mais fácil de verificar onde se encontram os problemas, diminuir a evasão escolar e traçar estratégias personalidades para auxiliar o aluno em suas necessidades.

6. Utilize o software para gerenciamento financeiro

As finanças são uma parte muito importante em todas as empresas. Manter a saúde financeira é essencial para a manutenção das atividades de uma escola. Por isso, é preciso manter o registro e o controle do fluxo de caixa de perto.

Com um software de gestão escolar é possível organizar a parte financeira disponibilizando boletos, gerando relatórios para controlar a inadimplência, gerenciando os recebimentos, entre outras funções.

Há possibilidade de emitir os boletos de mensalidade com aquele lembrete e conciliação automática, necessário para os clientes que costumam atrasar um pouco.

Por fim, com o controle contábil registrado no software é possível tornar os documentos digitalizados dispensando certas papeladas desnecessárias. Isso facilita o acesso online aos documentos e diminui a burocracia escolar.

7. Melhore a comunicação com os estudantes e captação de novos alunos

A comunicação é uma parte fundamental para manter pais e alunos bem informados sobre a escola. Com software de gestão escolar a escola poderá emitir comunicados oficiais sobre as atividades do período escolar, informar sobre tarefas e ocorrências. Dessa forma, manterá todos por dentro das informações.

Outra função para as instituições é a captação de novos alunos, para isso é preciso investir em estratégias de marketing e vendas.

É necessário estar atento à fidelização dos alunos e mapear possíveis evasões escolares tomando ações preventivas. Assim como é importante manter um controle da lista de pessoas que se interessam ou já se interessaram pelos cursos da escola. Tudo isso fica registrado no módulo específico do software de gestão escolar.

8. Utilize o software para tomar decisões estratégicas

A tomada de decisão é algo muito importante porque as escolhas refletirão consequências futuras. As decisões só podem ser tomadas com base em dados verídicos, por isso um bom software que emite relatórios das diversas áreas da escola poderá auxiliar o gestor escolar em sua tomada de decisão.

Com o sistema adequado, o gestor vai obter os dados necessários para tomar sua decisão muito mais certeira. Isso direciona a escola para o posicionamento desejado no mercado.

Um bom software de gestão escolar ajuda a gerenciar os setores e os recursos materiais, humanos e financeiros da escola, assim como melhora a interação entre alunos, professores e pais. Ele é uma peça fundamental para diminuir a burocracia escolar no dia a dia.

Entendeu a importância de contar com um software de gestão escolar para diminuir a burocracia? Leia outros artigos do nosso blog e se mantenha bem informado (a)!