Acervo digital para faculdades: tudo que você precisa saber

Vivemos em um mundo tecnológico, aonde a cada dia novidades do meio digital vão surgindo, fazendo com que as empresas precisem correr atrás para que não fiquem de fora da competitividade do mercado.

A realidade dos empresários mudou muito desde que esse novo método de fazer negócios tem possibilitado cada vez mais vantagens para as empresas, trazendo novas oportunidades e desenvolvimento.

O mundo online veio para inovar e facilitar a vida dos trabalhadores. Situações que antes eram consideradas cansativas e burocráticas se tornaram simples e práticas. Um exemplo disso foi a transformação dos arquivos físicos para arquivos digitais.

Mais rápido de organizar, mais prático de utilizar e muito mais seguro de guardar. Trabalhar com arquivos completamente digitais facilitou totalmente a vida de empresários e funcionários, permitindo um melhor aproveitamento de tempo nas organizações.

A possibilidade de um trabalho mais eficiente, rápido e que rendesse muito mais foi rapidamente adotado em todas as esferas do mercado. E esse tipo de organização de documentos também foi muito importante para as faculdades, permitindo a criação do acervo digital.

O que é o acervo acadêmico digital?

O acervo digital para faculdades nada mais é que um agrupamento de todo os documentos que são produzidos e recebidos por instituições privadas ou públicas que ofereçam educação de ensino superior, cujo conteúdo se refere às atividades acadêmicas prestadas pelos estudantes, com finalidade de comprovação dos estudos.

Esse novo meio de registro de documentos em âmbito digital foi possível através de um decreto aprovado em 2017, no qual ele exigiu que instituições públicas e privadas de ensino passassem todos os acervos acadêmicos para uma versão digital.

Após uma complementação do decreto, a Portaria 315, entrar em vigor em 2018, os requisitos para a adoção dessa mudança foram estabelecidos. Entre eles o prazo para que as instituições possam realizar a mudança, que foram estendidos além de 24 meses devido à pandemia.

Dessa forma, o prazo que as IES (Instituições de Ensino superior) têm para adotar o acervo digital acadêmico vale até abril de 2022.

Por que essa digitalização é importante?

Como já dito anteriormente, o mercado vem evoluindo cada vez mais, e uma das adaptações é migrar os negócios para o meio digital. Essa digitalização dos acervos acadêmicos acontece para readequar o meio educacional aos novos métodos tecnológicos de trabalho.

O setor de ensino tem sido muito moldado pela nova realidade, e esses novos recursos têm influência direta na gestão educacional como um todo, seja na área administrativa, acadêmica ou pedagógica.

O uso de tecnologias tem um impacto fundamental na qualidade do ensino oferecido, e as inovações vieram para melhorar cada vez mais os resultados conquistados, tanto por gestores quanto por alunos.

A incorporação tecnológica no âmbito educacional proporciona a automação de todos os processos que ocorrem dentro dessa esfera. Assim como em qualquer outra área, o ensino sempre deve estar alinhado com as práticas mais recentes do mercado para que possam proporcionar a melhor formação de profissionais.

Como essa mudança deve ser realizada?

Alguns parâmetros devem ser observados atentamente e adotados pelas instituições, a fim de garantir o melhor desempenho e aproveitamento desse recurso e zelar pela segurança dos dados que estarão disponibilizados digitalmente:

• Ficar atento para que os documentos sigam as normas jurídicas adequadas. Para isso, o arquivo digital deve apresentar certos dados sobre quem o produziu, quando e com que finalidade ele foi criado. É preciso que todas as mudanças feitas sejam registradas. Todo esse processo é feito para garantir a autenticidade e confiabilidade das informações disponíveis nos documentos.
• É preciso criar um conselho gestor que seja relacionado diretamente com os documentos, de forma a realizar a elaboração, implementação e acompanhamento da segurança dos arquivos.
• É fundamental que as IES estejam atentas aos prazos estabelecidos pelo decreto para realizar toda as mudanças necessárias e assim evitar que haja irregularidades administrativas para a instituição.

Há também outras exigências que devem ser seguidas a fim de propiciar o armazenamento correto dos documentos e permitir um acesso rápido e eficiente dos arquivos.

Entre eles, um sistema eficaz de armazenamento de dados e programas que garantam veracidade das informações:

• Ter um sistema de gestão que consiga utilizar e gerenciar os dados de forma adequada para manter a preservação do acervo digital;
• Escolher um meio de reproduzir os documentos do cervo no meio digital de forma a garantir que ele seja bem preservado e esteja seguro;
• Fazer o uso de um certificado digital padrão ICP-Brasil para que os documentos do acervo possam manter a integridade e validade do acervo digital;
• Garantir um sistema que permita a localização dos documentos de forma ágil, independentemente de seu tamanho, através de um meio simples e que se associe às práticas adotadas na rotina da instituição.

Como escolher o melhor sistema para o armazenamento do acervo digital?

Para que essa mudança não seja feita de última hora, às pressas e correndo riscos de deixar alguma tarefa importante para trás, é fundamental que soluções possam ser pensadas de forma antecipada para que tudo seja feito da maneira correta.

A opção por um software que consiga atender a todas as demandas pedidas pelo decreto é o primeiro passo e o mais importante para que as outras tarefas possam começar a ser desenvolvidas.

Faça uma pesquisa no mercado por aqueles sistemas que mais se encaixam nesse perfil. Não há a necessidade de ser a mais cara, visto que valor alto nem sempre é garantia de melhor produto.

Procure saber quais as ferramentas usadas por outras instituições de ensino. O benchmarking é uma ótima maneira de saber se determinado produto é realmente é a melhor opção. Priorize um suporte técnico que se comunique em português. Afinal, isso é importante para buscar auxílio nos momentos de dúvida.

Contrate uma equipe que, ao realizar a instalação do sistema, também possa dar um treinamento rápido aos funcionários para que eles não tenham dúvidas ao acessá-lo e para que eles se ajudem em casos de dúvida.

E o mais importante é obviamente contar com um sistema que possa realizar essa digitalização dos documentos e criar outros dentro da ferramenta escolhida.

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