Administração escolar: como identificar problemas de captação de alunos?

A administração escolar deve estar sempre atenta no que diz respeito aos processos de captação e retenção de alunos. Pensando como gestor, a obtenção de novos estudantes nada mais é do que o puro processo de conquistar clientes para alimentar o negócio. Sendo assim, essa é a atividade fundamental de qualquer instituição.

Embora o negócio seja educação, a escola precisa sim ter essa mentalidade para resultados no que diz respeito à sua saúde financeira, posicionamento de mercado e crescimento. Por isso, a captação de alunos e o relacionamento com eles e seus responsáveis precisa estar no top das preocupações da gestão escolar.

Pensando nisso, mostraremos quais são os sinais de que o trabalho não anda bem nesse sentido. Quer saber quais são eles e garantir que a sua administração não admita esse tipo de erro? Então, venha conosco nesta leitura!

A administração escolar não define metas

O planejamento estratégico é o grande norteador do desempenho de qualquer negócio em qualquer setor, e na educação isso não é diferente. É impossível medir o quanto você está sendo bem-sucedido ou fracassando se você nem sequer sabe qual é o objetivo.

De acordo com o tamanho da sua escola e o potencial de seu mercado atual — você pode obter esses indicadores por meio de pesquisas —, a gestão precisa definir metas acerca da captação. Quantos ingressantes simbolizam um bom resultado por período?

Ao apoiar essas metas em procedimentos reais, é possível desenvolver um mapeamento dos processos. Você sabe onde quer chegar em quanto tempo e quais passos deve seguir para trilhar nesse caminho.

Os processos de captação não são mensurados

Definir metas e deixá-las soltas também não funciona. À medida que a gestão, com o apoio da equipe de trabalho, conseguiu estabelecer qual é a meta para determinado tempo, é preciso avaliar o desempenho.

Se você percebe que as coisas não estão avançando conforme o esperado, há tempo para buscar o gargalo e corrigir o problema ou, até mesmo, readequar a meta de acordo com os esforços disponíveis. O importante é integrar a equipe, tanto do plano quanto das etapas de sua execução.

As informações sobre a escola são de difícil acesso

Você já desfrutou de um serviço no qual não conseguia obter as informações necessárias? Imagina um pai que demora 10 dias para conseguir ver o boletim do filho ou que precisa aguardar 2 dias úteis para a reemissão de um boleto. Coisas como essas não deixam a satisfação dessas pessoas se elevar em relação à escola.

Sendo assim, é fundamental disponibilizar tudo que pais e alunos precisam, tanto os que já estudam na escola quanto os que são possíveis candidatos a esses postos. Deixe o site da escola acessível, responsivo, tenha um bom FAQ (Frequently Asked Questions, em inglês) e agilize os canais de atendimento. Isso faz com que o processo de captação seja eficiente.

Os feedbacks sobre o atendimento são ruins

Pense aí naquela situação chata sobre a qual você já conversou com a pessoa que poderia resolver e ninguém fez absolutamente nada a respeito da sua manifestação. É extremamente frustrante, certo? Principalmente quando sentimos que a pessoa só fingiu que se importava e aquilo não deu nenhum retorno positivo.

Se o atendimento está sendo constantemente criticado, mesmo que seja pelos corredores ou há um comentário de que tal colaborador não age muito bem, você precisa agir ou isso espantará as chances de novos alunos ingressarem na instituição e desgastar a relação com os atuais.

A gestão escolar deve estar atenta a todos os feedbacks, inclusive utilizando pesquisas de satisfação e aplicando a metodologia NPS (Net Promoter Score).

Os processos são muito burocráticos

Às vezes a reclamação sobre o atendimento não é sobre um colaborador em específico, mas sim sobre a não solução ou onerosidade de um procedimento. Um aluno precisa de uma declaração para ontem, mas a pessoa da secretária não tem agilidade no sistema para entregar isso rapidamente: ache o erro!

A gestão precisa pensar se a equipe de atendimento realmente tem condições de proporcionar a excelência ou se esse time tem que se virar com o que tem e “enrolar” as solicitações até conseguir atender. No entanto, isso causa estresse nos colaboradores, e a chance dessas partes negativamente afetadas indicarem a escola é baixíssima.

A escola não abraça diversidades

A diversidade é uma tendência e isso não é uma mera casualidade. Principalmente quem atua com educação deve estar por dentro das mais diversas condições, pois essa parte tão importante de nossas vidas deve ser inclusiva e não exclusiva. A escola que não carrega a diversidade em seu DNA está fadada ao fracasso.

Lembre-se de que a escola é onde, geralmente, a gente encontra a nossa primeira “tribo” fora da família. Se esse ambiente não for respeitoso às diferenças, dificilmente será bem falado. Imagine que você está sondando um local para matricular o seu filho, mas ouve casos nos quais a escola foi passiva ao bullying, por exemplo. Você prosseguiria?

A escola é mal vista na região

A comunidade é uma forte aliada da captação: se a escola tem consciência da importância de sua posição dentro desse contexto, é um cenário ideal e facilitador para trazer à tona a construção de uma sociedade mais harmônica.

Faça projetos nesse sentido, além de ficar atento na acessibilidade do prédio e das aulas. Há diversas formas de praticar o acolhimento. Junte sua equipe psicopedagógica e, em todos os eventos e planejamentos, foque em incluir a todos.

A escola não usa tecnologia

Muitos dos problemas acerca de atendimento e desorganização de processos pode ser resolvida com o uso da tecnologia. Um software de gestão escolar é imprescindível para unificar informações, dar acesso rápido aos dados e agilizar o atendimento, além de automatizar e personalizar a comunicação.

Escolas que utilizam um aplicativo escolar estão um passo à frente. A administração escolar precisa ter em mente que os responsáveis querem garantir que suas crianças e adolescentes estão sendo educados da melhor forma e com tudo que há de melhor: esse é o real valor da proposta.

As lideranças da escola não são abertas a mudanças

Não deixe com que a captação de alunos e a manutenção desse relacionamento seja prejudicado porque a gestão não se adapta e usa métodos arcaicos. Considere hoje mesmo melhorar os seus processos: comece conferindo o que não pode faltar em um software de gestão escolar!