Veja agora mesmo como fazer a gestão de fornecedores na educação!

A gestão de fornecedores é uma atividade muito comum no mundo empresarial. Contudo, a área de educação também requer atenção nesse sentido, sobretudo pela quantidade de fornecedores a ser administrada. É uma lista que contempla, entre tantos itens:

• acessibilidade;
• passeios pedagógicos e recreativos;
• manutenção de áreas comuns;
• comunicação;
• brinquedos;
• materiais didáticos.

Quanto a isso, cabe dizer que a boa gestão é fundamental para assegurar que a escola esteja sempre munida de todos os materiais, serviços e infraestrutura, ou seja, itens cruciais para o funcionamento adequado. Além disso, ela tem o papel de cultivar uma relação saudável com os parceiros da instituição.

Ainda tem mais? Sim! A gestão de fornecedores, quando bem executada, gera melhor aproveitamento de tempo, economia financeira e redução de falhas. Curioso para saber como a “mágica” acontece e, principalmente, como administrar as parcerias de sua instituição de ensino? Nós explicamos tudo, aqui. Acompanhe!

Elabore um planejamento minucioso

Você deve ter lido e ouvido muitas vezes que devemos começar qualquer gestão pelo planejamento, certo? De fato, quando tomamos ações previamente pensadas, considerando os riscos e as consequências, as chances de sucesso são bem maiores.

Portanto é interessante estabelecer metas-chave que venham ao encontro do que você enxerga como a escola ideal. Nesse caso, vamos listar os seguintes deveres:

• nunca deixar faltar materiais didáticos;
• manter as instalações em perfeitas condições de uso;
• apresentar um ambiente visualmente atrativo;
• dispor de tecnologia aplicada ao ensino;
• fornecer meios mais eficazes de gestão e atendimento.

A partir das metas propostas acima, você pode iniciar um planejamento mais detalhado em relação aos tipos de serviços que a escola precisa contratar para que os objetivos sejam alcançados.

Identifique as necessidades da escola precisamente

Depois de planejar ou idealizar o perfeito funcionamento da escola, chega o momento de analisar os recursos necessários para que tudo seja colocado em prática. Como fazer isso? Bom, primeiramente, é fundamental que a análise esteja em sincronia com as metas propostas no planejamento.

Em segundo lugar, é importante estabelecer prioridades tendo em vista utilizar o orçamento com inteligência e segurança, garantindo à instituição o essencial para que funcione adequadamente.

Por exemplo, se a escola se presta a distribuir aos alunos materiais didáticos exclusivos e personalizados — até mesmo como estratégia de marketing — a contratação de um bom fornecedor nessa área deve ter a prioridade alta.

Outra suposição: se a excelência em gestão é primordial, convém priorizar a contratação de um fornecedor de sistemas de software específicos para isso, bem como de outros serviços pertinentes.

Avalie os fornecedores em todos os aspectos

A avaliação dos serviços prestados tem de ser contínua e abranger diversos aspectos. É comum, por exemplo, cometer-se o erro de basear a experiência no atendimento inicial, cuja abordagem é feita por um vendedor — geralmente bem treinado e persuasivo.

Sendo assim, se possível, contate algumas empresas que façam parte do portfólio de clientes do fornecedor em questão. Outra prática recomendada é ligar ou encaminhar mensagem de e-mail ao setor de suporte para avaliar o tempo de espera, a cordialidade e a competência do atendente.

No andamento da parceria, não só o atendimento pode (e deve) ser avaliado com frequência, mas, também, outros fatores que façam a diferença. Exemplos: agilidade, qualidade, competência, compromisso etc.

Controle e registre todos os eventos

Você sabia que registrar todos os eventos entre a sua escola e os fornecedores é uma prática altamente recomendável? Quando dispomos desse tipo de informação, passamos a compreender diversos aspectos de cada parceria e, assim, a tomar as melhores decisões. Calma, a gente explica!

Vamos supor que você esteja trabalhando com os fornecedores A, B e C. Ao longo do ano, o fornecedor A foi solicitado 16 vezes (três delas de caráter emergencial). Quando o problema foi mais crítico, infelizmente, houve atraso na entrega do serviço e a escola recebeu várias reclamações por parte dos pais.

O fornecedor B foi acionado 30 vezes: o líder das solicitações. Sempre que a escola precisou dos serviços, o atendimento foi ótimo e a empresa encaminhou um profissional imediatamente. Por sua vez, o fornecedor C, bem menos exigido em comparação aos demais, é o mais caro da lista.

Percebe-se que diferentes conclusões podem ser tiradas com informações superficiais. Entretanto, se registramos que o fornecedor C seja menos acionado porque o serviço tem sido irretocável, enquanto o B foi chamado 30 vezes porque meia dúzia de problemas persistia, fica nítido que o custo-benefício deste último é alto.

Monitore o mercado com frequência

Por mais satisfeito que você esteja com o fornecedor, não se esqueça: monitorar o mercado é um dever que sempre contribui para a melhoria na gestão. Como isso pode influenciar tanto? Pois bem, vamos ponderar brevemente alguns fatores — a começar pelo custo-benefício.

É bastante comum que instituições de ensino (empresas em geral) firmem contratos com prestadores de serviços e, com o passar do tempo, o contrato não se mostra vantajoso. Normalmente o gestor só percebe a inviabilidade quando, monitorando o mercado, encontra fornecedores que oferecem um custo-benefício mais atrativo.

Além disso, como o mercado brasileiro é amplo, muitas empresas surgem com o propósito de oferecer não somente bons preços, mas serviços diferenciados e inovações. Logo, ao deixarmos de monitorá-lo, provavelmente deixamos ótimas oportunidades passarem despercebidas.

Construa uma ótima relação com os fornecedores

Obviamente, a gestão de fornecedores passa, também, pela construção de um bom relacionamento entre as partes. Quando se estabelece uma relação de confiança e compromisso, naturalmente, a parceria tende a ser mais colaborativa.

Quanto a isso, fica a dica: comunique-se com os fornecedores frequentemente, seja para registrar elogios, seja para notificar algum problema. Quando a comunicação é recorrente, a tendência é que o fornecedor se preocupe em manter a boa relação e, também, seja mais flexível na hora de renegociar o contrato.

Sem dúvida alguma, ao seguir todas as dicas elencadas até aqui, a gestão de fornecedores em sua instituição de ensino dará retorno positivo em pouco tempo. Evidentemente, muito desse trabalho é consideravelmente facilitado com a implementação de um sistema de gestão escolar.

Agora, diga-nos: como você tem lidado com os fornecedores em sua escola? Acredita que uma ferramenta específica viria a calhar? Deixe o seu comentário e participe!