Gestão escolar: como saber se minha escola está dando lucro?

Como saber se minha escola está dando lucro? Essa é uma pergunta frequente na vida de um gestor de escolas. É muito comum que um profissional da área de educação invista em uma instituição de ensino, abra sua própria escola porque se identifica com aquele segmento, mas sem saber nada sobre finanças, economia ou gestão. 

Esses profissionais vão tocando o negócio sem saber muito bem o que fazer e como fazer para que a escola consiga não só pagar os funcionários, como também investir em melhorias, dar lucro e ter escalabilidade. 

Porém, nem sempre uma empresa que arrecada muito está conseguindo fazer o dinheiro girar de maneira sustentável, por isso é importante contar com ferramentas, profissionais e técnicas para realizar uma boa gestão financeira. 

Você também anda se perguntando “como saber se minha escola está dando lucro?”, então precisa ler este texto. Confira!

Gestão escolar: como saber se minha escola está dando lucro?

A questão “como saber se minha escola está dando lucro”, assombra a gestão de diversas escolas. Alguns gestores acreditam que ao fazer a conferência dos pagamentos já estão garantindo o controle total das finanças do negócio, mas essa prática não é suficiente.

É preciso ter uma visão completa de como anda a área financeira do negócio, ter um planejamento, evitar, ou pelo menos, diminuir a inadimplência, ter relatórios claros, fazer auditoria, entre outros itens importantes para qualquer negócio.

Preparamos um checklist com alguns passos que você deve seguir para entender se a sua escola está dando lucro e nunca mais precisar se preocupar em “como saber se minha escola está dando lucro”. Leia e use cada um dos pontos para avaliar como anda a saúde financeira da sua empresa, ao final, daremos uma dica ouro que vai te ajudar. 

Como saber se minha escola está dando lucro? 5 maneiras de descobrir

1. Quanto custa manter a sua escola funcionando?

Apesar de ser um ponto b em simples e básico, muitos donos de escolas não sabem quanto que elas geram de despesas todos os meses. É preciso calcular e incluir no relatório despesas como água, luz, internet, salário dos funcionários, manutenção e troca de equipamentos e aluguel (em caso de imóveis que não são de propriedade da empresa).

Adicione todas as despesas e faça a divisão por fixas e variáveis. O primeiro caso são aquelas que devem ser pagas todos os meses e o segundo caso são aquelas despesas que são pagas de forma esporádica, como a manutenção dos equipamentos.

Os investimentos também devem entrar na classificação. Aqui você deve colocar as projeções de melhorias na escola, contratação de funcionários e até os investimentos em marketing. 

2. Qual o número de alunos inadimplentes em sua escola?

Pode parecer óbvio, mas muitos gestores não consideram os dados de inadimplência na hora de contabilizar os rendimentos da escola.Essa informação é muito importante, pois quando a escola tem alunos inadimplentes ela acaba tendo uma despesa maior do que a arrecadação e a conta não fecha. 

O que acontece é que todos os meses a sua escola tem custos fixos para atender o número total de alunos, mas não recebe o suficiente, então será preciso tirar da reserva ou deixar alguma despesa sem pagamento, o que poderá causar uma dívida para a instituição.

3. A escola tem despesas que poderiam ser dispensadas? 

Na operação de uma empresa existem diversas despesas que poderiam ser dispensadas e que nem percebemos. A impressão de boletos e carnês, o armazenamento de documentos e o tempo dispensado em tarefas repetitivas acabam gerando uma despesa maior do que a necessária. 

Essas despesas podem parecer pequenas, mas com o tempo os valores podem fazer uma grande diferença no lucro da instituição. 

4. Os profissionais levam mais tempo do que o necessário para executar tarefas simples? 

Algumas tarefas do dia a dia, que são executadas de forma manual, acabam exigindo tempo e dedicação muito maior do que o necessário. Com isso, é natural que os profissionais dediquem muito tempo do seu dia para essas atividades, o que nem sempre garante uma qualidade ou produtividade maior.

A solução, nesses casos, é automatizar os processos com sistemas que facilitem o trabalho dos profissionais, dessa forma eles poderão dedicar o tempo às atividades que são mais importantes ou exigem maior atenção.

5. Os pagamentos são recebidos na secretaria

Quantos erros de recebimento você já identificou em sua escola? Você nunca identificou erros? Então, comece a investigar, pois é possível que tenha uma diferença entre o que foi cobrado e o que foi recebido de pagamentos e você nem saiba. 

Não estamos dizendo que você deve desconfiar dos funcionários da sua escola, mas quando o recebimento é feito de forma manual, as chances de erro são muito grandes. Além disso, tem aquelas diferenças de centavos, quando acabamos deixando passar porque o cliente não tem o valor total ou não temos troco para dar. 

Como saber se minha escola está dando lucro? Contrate um software de gestão escolar

Um sistema de gestão escolar vai fazer todo gerenciamento administrativo e financeiro da sua escola, evitando que seja necessário contratar mais de um sistema para gerenciar diferentes setores da instituição. 

Com a utilização de um software de gerenciamento financeiro a sua escola poderá administrar as despesas, diminuir os custos com a impressão de boletos e documentos, gerar relatórios, documentar e controlar os casos de inadimplência, gerar boletos, fazer as cobranças de forma automatizada, lançar as mensalidades de acordo com as particularidades do curso e ter auditoria completa dos recebimentos. E finalmente, se livrar do questionamento “como saber se minha escola está dando lucro”.

Além disso, com o portal para atender pais e alunos, será possível solicitar os atendimentos, reemissão de boletos e fazer a negociação de dívidas online, sem precisar ir até a escola, proporcionando maior economia de tempo para eles e para os profissionais da instituição de ensino. 

Conheça o Software GEO

O GEO é um sistema de gestão escolar completo que permite o gerenciamento administrativo, pedagógico e financeiro para escolas, cursos, faculdades, universidades e outras instituições de ensino. Com ele é possível ter uma gestão personalizada e integrada para todos os usuários.

Dentre as funcionalidades oferecidas pelo GEO estão: o cadastro de valores planos e serviços, emissão de boletos e carnês personalizáveis, relatórios de inadimplência, recebimentos e previsões, controle de despesas, envio de avisos de vencimento e títulos em aberto de forma automática, documentação de dívidas com cálculos e correções, relatórios de pagamento dos professores com base nas aulas e muito mais. 

Agora, a pergunta “como saber se minha escola está dando lucro” deixará de ser uma dúvida em sua vida. Quer saber como? Solicite uma demonstração gratuita e descubra se a sua escola está dando lucro com o GEO.