Sistema de gestão escolar: 12 sinais de que você precisa trocar o seu

O sistema de gestão escolar é uma ferramenta utilizada para automatizar os processos, proporcionar um aumento da produtividade e evitar erros. Quando o sistema de gestão escolar para de cumprir com esses e outros objetivos, é porque chegou a hora de trocá-lo.

No artigo de hoje, vamos te mostrar 12 sinais que revelam que o seu sistema de gestão escolar precisa ser trocado. Confira!

Sinais de que você precisa trocar o seu sistema de gestão escolar

1. Falta de atualização

Em uma sociedade cada vez mais conectada e em constante mudança, todo e qualquer sistema de gerenciamento de trabalho deve oferecer atualizações.

Um sistema que ficou parado no tempo e não está buscando formas para estar sempre acompanhando a evolução da tecnologia não serve para sua escola.

2. O sistema requer instalação

Hoje em dia, a maior parte dos sistemas de gestão são baseados na nuvem. Isso quer dizer que estão disponíveis para serem acessados pela internet, não exigem instalação.

Com esses sistemas, os funcionários conseguem continuar trabalhando mesmo que suas máquinas apresentem problemas. O sistema pode ser acessado de qualquer dispositivo, tanto de dentro da escola, quanto de outro local, como um coworking, por exemplo. Dessa forma, as tarefas não ficam limitadas e há mobilidade no trabalho.

3. Não permite integração

Em uma instituição de ensino, o uso de dados de outros setores é recorrente. O administrativo precisa de dados financeiros, o departamento financeiro precisa de dados cadastrais, a secretaria precisa das informações pedagógicas e assim por diante.

Trabalhar com um sistema que não oferece integração deixará os processos e a rotina mais demorados, impactando na produtividade dos profissionais.

4. Não há ambiente de acesso para pais e alunos

Os ambientes de acesso para pais e alunos é um benefício não só para eles, mas também para os profissionais da secretaria escolar. Permitir que pais e alunos possam realizar atividades simples como a impressão ou atualização de um boleto ou abrir um requerimento, diminuirá o número de atendimentos na secretaria.

Dessa forma, o profissional poderá se dedicar a questões mais críticas e estratégicas do departamento. Enquanto os pais e alunos ganharão mais agilidade na resolução de problemas e não ficarão totalmente dependentes da secretaria.

5. Não oferece gerenciamento para outras áreas ou é incompleto

Um sistema de gestão escolar deve ser completo, atender a todos os setores de uma escola, oferecendo integração entre eles.

Ao contratar sistemas diferentes para cada departamento, a escola terá um investimento mais alto e perderá produtividade nas tarefas rotineiras. Imagine quanto tempo é perdido em ter que inserir informações em um sistema, fazer download e depois anexar em outro.

6. Não oferece ferramentas para auxiliar o trabalho pedagógico

Quando falamos em sistema de gestão escolar, muitos gestores imaginam uma solução que cuida apenas da administração da escola. Mas não, o ideal é que o sistema de gestão escolar atenda a todos os profissionais de uma instituição de ensino. Inclusive os professores.

Os docentes perdem muito tempo com o preenchimento de diários escolares, o que pode ser resolvido com um sistema de gestão escolar, além de diminuir os erros e a falta de entendimento da escrita do profissional.

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7. O sistema não gera relatórios

Os relatórios são documentos importantes para a análise de desempenho de diversas atividades. Contar com essa ferramenta, vai ajudar a escola desenvolver e aplicar melhorias, tanto na área pedagógica quanto em seu atendimento.

Ter que reunir as informações e criar relatórios manuais vai gerar um trabalho muito maior do que o necessário e atrapalhar outras atividades rotineiras.

8. O sistema é fechado

Você comprou um sistema de gestão escolar com um número determinado de funcionalidades. Com o crescimento da escola surgiu a necessidade de outros recursos e o fornecedor não pode te atender?

Esse problema é bastante comum. Diversas empresas não oferecem recursos personalizados e isso pode prejudicar a escola no futuro, obrigando-a a contratar mais sistema complementar.

9. O suporte é ineficiente

Quando trabalhamos com tecnologia, podemos encontrar diversos entraves no caminho. Nos primeiros dias usando a ferramenta, é natural que surjam dúvidas e a equipe de suporte deve estar disponível para solucioná-las.

Depois de contratar o sistema de gestão escolar, a empresa deve oferecer um treinamento para todos que utilizarão o sistema. Prestadores que não atuam dessa maneira transmitem a ideia de que estavam preocupados apenas em vender o serviço.

Além disso, a escola pode encontrar situações realmente críticas em que se torna impossível usar a ferramenta.

10. O sistema é complexo

Em um ambiente escolar é natural encontrarmos profissionais jovens e mais velhos, pessoas que estão e que não estão habituadas com a tecnologia. Por isso, terão mais dificuldade em aprender a utilizar a ferramenta diariamente.

Um sistema de gestão escolar deve ser simples, de forma que qualquer pessoa com um treinamento básico seja capaz de aprender a utilizá-lo rapidamente.

11. Não oferece migração de dados

Os dados que estão inseridos dentro do sistema de gestão escolar são da instituição. A empresa prestadora de serviços não pode reter essas informações.

Da mesma forma que, quando for contratada, deve fazer a migração de uma plataforma antiga ou arquivos para facilitar o trabalho dos profissionais da escola.

12. Não oferece captação de clientes

É verdade que diversos sistemas de gestão escolar não oferecem essa opção. Porém, ela é essencial para a saúde do negócio. Como a escola se manterá se ela não puder captar clientes?

Um sistema de gestão escolar moderno deve oferecer formas de a escola chegar até possíveis clientes, permitir que ela cadastre seus contatos e crie estratégias para que o processo de captação seja realizado.

Um sistema de gestão deve estar sempre atualizado e buscando soluções para tornar o trabalho dentro da instituição de ensino mais produtivo, automatizado e ágil. Dessa forma, os profissionais de cada departamento poderão se dedicar a desenvolver ações para resolver questões mais críticas da escola.

Esses são os sinais que revelam que chegou o momento de trocar o seu sistema de gestão escolar. Se você identificou algum deles, comece a analisar outros pontos que podem estar prejudicando a sua gestão.