Digitação de notas online: 8 vantagens para sua instituição

Oferecer métodos que otimizam o tempo dos professores — como a digitação de notas online — e dos alunos — como o acompanhamento de faltas —, por exemplo, é um grande desafio para as instituições de ensino. Isso porque, além de economizar no tempo, essas ferramentas devem ser intuitivas para que todos consigam utilizá-las com facilidade.

Uma tarefa que parece descomplicada, mas pode exigir muito tempo do professor é o lançamento de notas no boletim do aluno. Para simplificar o processo e deixá-lo mais rápido, foi criada a digitação de notas online, o que acaba exigindo mais que uma afinidade com um sistema em si, mas também um software de qualidade.

Adicionar as notas dos alunos em um sistema que pode ser acessado de qualquer lugar vem proporcionando diversos benefícios para todos os envolvidos.

Quer saber o que é, como funciona e quais são as vantagens de utilizar um software de gestão de notas online na sua instituição? Então, continue a leitura do artigo e confira os principais motivos para você adotar o método!

Como funciona um sistema de notas online?

Um bom sistema de gestão abrange várias necessidades de uma instituição de ensino. Ele pode colaborar com todos os setores, desde os mais gerenciais, como a secretaria, até os mais práticos, como as atividades diárias dos professores, por exemplo.

Algumas funcionalidades são essenciais. Entre elas estão:

suporte ao cliente: verifique se a empresa provedora do software oferece apoio suficiente para sanar as suas dúvidas;
atualização: busque programas que estejam sempre atualizados, em dia com as inovações tecnológicas e com as mudanças no meio educacional;
segurança: confira os meios encontrados pelo software para manter os dados seguros, diminuindo a vulnerabilidade e aumentando a proteção;
back-up: certifique-se de que tudo seja salvo em nuvem e com um acesso rápido e fácil;
custo-benefício: tenha certeza de que o investimento será feito em um software que atende às reais necessidades da instituição;
interatividade: opte por um software que vá além das áreas administrativas da escola, ou seja, que vá para a sala de aula, armazene materiais educativos e registre acontecimentos importantes;
integração: escolha o software que integre as atividades escolares, mas, também, as finanças e outras ações necessárias para o funcionamento de uma instituição de ensino.

Quais as vantagens dos softwares de notas para a escola?

É importante ressaltar que não basta ser um software que atenda às demandas da escola em si, pois ele também deve cumprir as exigências do Ministério da Educação. Além disso, a compatibilidade com qualquer tecnologia — desde o computador até o celular — é um diferencial relevante.

Confira mais vantagens de um sistema de notas online para a sua escola.

1. Promove a sustentabilidade

A sustentabilidade é uma discussão básica no ambiente escolar, é praticamente impossível encontrar uma instituição de ensino que não promova o cuidado com o meio ambiente. Colocar em prática e dar exemplos no dia a dia escolar é fundamental para conscientizar os alunos.

Trabalhar com a digitação de notas online é uma forma de a escola mostrar para a sua comunidade (pais, alunos, funcionários e professores) que é possível minimizar o impacto causado no meio ambiente com atitudes simples.

2. Aumenta a participação dos pais na vida do aluno

Os boletins impressos costumam ser entregues aos responsáveis durante as reuniões de pais, mas o número de pais que comparecem aos encontros tem diminuído cada vez mais. A correria do dia a dia e os compromissos diários têm feito com que os pais frequentem menos as escolas de seus filhos.

Para resgatar a participação dos pais na vida dos alunos, a escola deve investir em métodos que facilitem a vida deles e não exijam tanto a sua presença física. A digitação de notas online permite que os responsáveis acompanhem o desempenho dos alunos sem precisar se deslocar até a instituição e fiquem por dentro não só das notas, como das faltas também.

Caso haja algum problema, a escola também deve disponibilizar ao pai uma alternativa de contato para conversar, seja por e-mail, telefone ou um outro canal de comunicação.

3. Controla a frequência em sala de aula

A digitação de notas online é uma funcionalidade disponível dentro do diário de notas do professor. Além dela, os professores podem lançar a frequência dos alunos em sala de aula em tempo real.

Dessa forma, os pais podem acessar, sempre que acharem necessário, e acompanhar se o aluno está frequentando as aulas como deveria ou não. Principalmente os pais que não estão em casa na hora em que seus filhos saem para ir para escola (pois há casos em que eles podem afirmar terem ido à aula, mas ter ficado em casa).

Essa função também pode auxiliar a secretaria da escola, caso estejam preocupados com o comportamento de um aluno, por exemplo. Um profissional pode acompanhar se esse aluno está frequentando as aulas devidamente. O controle de acesso de alunos também é uma forma eficiente de acompanhar a frequência e garantir a segurança das crianças.

4. Acompanha o desempenho do aluno em tempo real

Os pais não dependerão mais de seus filhos levarem o boletim escolar para a casa ou ter que ir até uma reunião de sala para saber como anda o desempenho do aluno.

O boletim online permite que os pais acessem as informações sobre o rendimento escolar do aluno em qualquer navegador web. Ou seja, o pai pode aproveitar um momento de folga durante o trabalho para verificar como o filho está indo em determinadas matérias.

Dessa forma, os pais podem, antecipadamente, se preparar para conversar com o filho assim que chegarem em casa e buscar alternativas dentro ou fora da escola para melhorar o desempenho do aluno que não está indo tão bem.

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5. Reduz os custos

O boletim de notas online oferece diversos benefícios além da digitação de notas online e do lançamento da frequência do aluno, uma delas é o acesso às informações do aluno, como histórico escolar.

Sem essa ferramenta, a escola tende a ter um custo muito superior, pois sempre precisam emitir os boletins impressos e entregar documentos que são solicitados pelos pais ou pelos alunos.

Mesmo para instituições de ensino com poucos alunos, faça uma estimativa de quanto pode ser gasto apenas com a emissão dos boletins, por aluno ao decorrer de sua vida acadêmica.

6. Organiza os documentos dos alunos

Geralmente, um boletim de notas online faz parte de uma solução completa que conta com um banco de dados que permite a inclusão de diversos documentos dos alunos como fotos, comprovantes de endereço, documentos pessoais etc.

Com isso, a organização desses documentos pode ser feita de forma mais simples, poupando o tempo e o trabalho de um profissional da escola, além de diminuir o número de tarefas manuais que são exigidas dos funcionários da secretaria. Além, é claro, de economizar no espaço físico que antes era necessário.

7. É investimento em melhorias

Todo valor que a instituição de ensino vai economizar após implementar o uso do boletim de notas online poderá ser revertido para outros departamentos da escola, para melhorar a infraestrutura, adquirir novos conteúdos acadêmicos etc.

8. Está sempre à mão

Diversos sistemas de digitação de notas online permitem o acesso de qualquer navegador de internet. O Software GEO, por exemplo, oferece até aplicativo mobile para facilitar o acesso. Os pais e os profissionais da escola podem fazer o download do aplicativo e ter as informações sobre os alunos sempre à mão.

Como escolher o melhor sistema de notas?

Uma base comum de dados agiliza o lançamento de informações importantes para o dia a dia escolar. O processo precisa ser fácil, rápido e sem complicações. Assim, os professores podem, por exemplo, lançar as notas, os alunos e responsáveis podem conferi-las sem a necessidade de contato pessoal.

Como qualquer serviço ou produto que adquirimos, ao analisar as opções é preciso conferir se elas estão em acordo com as necessidades e possibilidades do nosso negócio. No âmbito educacional não é diferente, por isso, os problemas e as prioridades devem ser levados em consideração antes de escolher o melhor sistema de notas.

Lembrando que um sistema de gestão escolar completo é aquele que atinge as expectativas do cliente, nesse caso, da escola. Consequentemente, aparecem outras melhorias além dos processos de gerenciais, como mais qualidade no ensino e maior produtividade de todos os interessados — alunos, professores e demais funcionários.

Tudo isso porque com o melhor controle das ações dentro da instituição é possível otimizar tempo e organizar a rotina. Além do mais, com as informações obtidas após o lançamento de dados, os gestores podem elaborar relatórios que possibilitem solucionar possíveis problemas e antecipar desafios.

Com um software de qualidade a instituição de ensino pode fazer a digitação de notas online, automatizar os processos da secretaria escolar — fazendo com que as tarefas fiquem mais produtivas e organizadas —, além de gerenciar e tornar o controle do departamento financeiro muito mais eficiente.

Em outras palavras, você paga menos nos seus boletos e elimina a necessidade de trocar arquivos com o banco, um exemplo disso é a integração com a Gerencianet, oferecida por softwares que se preocupam em ajudar as instituições de ensino a reduzirem suas despesas e automatizarem seus processos.

Gostou das nossas dicas? Quer saber como a Software GEO pode colaborar diretamente com o lançamento de notas online da sua instituição? Então, entre em contato conosco! Teremos prazer em atendê-lo.