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Modelo de histórico escolar: 4 dicas para não errar

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Ter um modelo de histórico escolar pode ajudar as instituições com a emissão desse documento importantíssimo para o aluno. No histórico, constam as matérias cursadas pelo aluno e a carga horária estudada. Toda trajetória escolar está presente nesse documento, que costuma ser solicitado quando o estudante vai mudar de escola, fazer inscrição em um curso universitário, entre outras situações.

Tanto o histórico quanto o diploma de conclusão de curso são registros fundamentais da vida escolar de um aluno e, por isso, são indispensáveis a todos aqueles que precisam dar continuidade à sua formação ou até apresentá-los as empresas em que serão contratados.

Contar com um modelo de histórico escolar é uma alternativa que vai ajudar a guiar esses profissionais. A seguir, vamos apresentar mais informações sobre esse documento, além de 4 dicas essenciais para evitar problemas e garantir mais agilidade na sua emissão. Confira!

Quando o histórico escolar pode ser solicitado?

O histórico escolar é um documento que costuma ser solicitado durante todo o ano letivo, mas a frequência com que isso acontece é ainda maior no final do ano e, algumas vezes, até no meio do ano.

Isso acontece porque é nesses períodos que os pais tendem a mudar seus filhos de escola. Quando o pai pode planejar a mudança, normalmente, ele opta por fazê-la enquanto as crianças estão de férias ou próximos de retomar as aulas.

O histórico escolar é um documento essencial nesses casos, pois é exigido pela nova escola para que o aluno seja transferido. É importante que o documento esteja preenchido corretamente, do contrário o processo de transferência ficará mais complicado.

Ter um modelo de histórico escolar é uma solução que vai ajudar a instituição nesse sentido. O modelo de histórico escolar tem todas as orientações e os padrões que a instituição precisa seguir para entregar um documento completo para os pais ou alunos.

Como os alunos devem solicitar o histórico escolar?

solicitação do histórico escolar pode ser feita pelos pais dos alunos ou pelos próprios alunos. Para isso, devem procurar a escola onde concluíram o ensino e fazer um requerimento solicitando a confecção o documento.

No caso de instituições que não estão mais ativas, não há motivos para o aluno se preocupar, pois a solicitação pode ser feita junto à diretoria de ensino à qual a escola fazia parte.

Há também casos de alunos que concluíram o Ensino Fundamental ou Médio em outros estados e cidades distantes. Nesses casos, o procedimento é semelhante: o aluno deve entrar em contato com a escola ou procurar a Secretaria da Educação do Estado onde estudou.

Quem emite o documento é o secretário escolar, profissional que precisa estar sempre atento às etapas da emissão para garantir que nenhuma informação seja adicionada ou excluída de forma equivocada. Afinal de contas, um erro dessa natureza pode impedir que o aluno conclua o procedimento para o qual o documento foi solicitado.

A instituição de ensino pode cobrar pelo histórico escolar?

A instituição deve entregar, gratuitamente, a primeira via de qualquer documento escolar solicitado por alunos e seus responsáveis: o histórico, diploma, certificados, entre outros. De acordo com o Código de Defesa do Consumidor – Lei nº8.078/90, legislação que rege o contrato de prestação de serviços educacionais, a instituição de ensino só pode cobrar do aluno os valores ou taxas que estiverem descritas em contrato.

Por essa razão, no ato da matrícula e em suas renovações, os envolvidos (escola, aluno e seus responsáveis) estão de acordo que as taxas de emissão do Histórico Escolar e Certificado de Conclusão de Curso, assim como a expedição e o registro dos diplomas, estão inclusas nas mensalidades cobradas pelos serviços educacionais.

Essas informações podem ser conferidas nos artigos 22, XXIV, e 24, IX, da Constituição Federal, combinados com os artigos 48, § 1° e 53, VI, da Lei n° 9.394/96 (LDB) em face dos artigos 2° e 3°, da Lei n° 8.078/90, e nos termos da Lei nº 9.870/99. A escola poderá cobrar caso o aluno solicite uma segunda ou demais vias desses documentos.

Como não errar no histórico escolar?

O gestor, diretor ou responsável pela secretaria educacional deve orientar sua equipe a manter os dados e as informações dos alunos sempre organizadas e completas. Por mais que a escola tenha um prazo para entregar o documento, ter um modelo de histórico escolar bem orientado vai facilitar e agilizar o trabalho dos secretários.

A seguir você vai conferir algumas dicas para criar o modelo de histórico escolar da sua instituição. Confira!

1. Verifique os dados pessoais

Essa informação é a mais básica e fundamental no documento. Inclua um campo específico em seu modelo de histórico escolar para não esquecer de preencher todos os campos necessários. O modelo de histórico escolar deve conter: os dados pessoais do aluno, como nome completo, idade e data de nascimento.

2. Verifique se há todas as informações educacionais

Um dos erros mais comuns, cometidos no preenchimento de um histórico escolar, é a falta de informação referente ao detalhamento dos dados acadêmicos do aluno.

Um modelo de histórico escolar deve ter o nome da instituição de ensino onde ele estudou, quanto tempo ele permaneceu na escola, além do detalhamento das notas que ele obteve em cada uma das disciplinas. Essas últimas informações devem ser separadas pelo ano que ele cursou.

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A escola também deve deixar um campo para observações para detalhar eventos atípicos do ano letivo, como: se o aluno pulou de série e por qual motivo; se foi afastado por questões médicas, por tempo suficiente para causar a perda do ano, ou se passou por testes de nivelamento por ter vindo de outra escola que não enviou o histórico.

Todos esses dados são importantes e devem contar com uma área específica no modelo de histórico escolar ou registradas e arquivadas em uma pasta específica do estudante.

3. Garanta a precisão dos dados

A precisão dos dados do histórico escolar do aluno devem ser garantidas. Para isso, os funcionários da secretaria escolar devem confirmar se algumas cópias de documentos específicos do aluno estão arquivados. São eles:

  • certidão de nascimento ou carteira de identidade;
  • ficha de acompanhamento do aluno;
  • históricos escolares anteriores, quando houver.
  • boletim dos anos anteriores.

Com a confirmação de que a escola tem esses documentos, não haverá riscos de atrasar o processo de emissão de uma segunda via do documento.

4. Respeite o prazo de emissão do documento

Quando os alunos ou um de seus responsáveis fazem a solicitação do histórico escolar, a instituição de ensino precisa emitir, em um primeiro momento, uma declaração provisória, que também é conhecida como “declaração de conclusão”.

Essa declaração tem o prazo de 30 dias e serve para que o aluno possa apresentar uma justificativa ao processo para o qual é exigido o histórico escolar, como a inscrição na faculdade. Dessa forma, a escola tem até o prazo definitivo para fazer a emissão do documento oficial.

Quais são particularidades da educação infantil?

Desde 2013, a lei 12.796, que altera parte da Lei de Diretrizes e Bases da Educação (LDB), traz algumas regras para o histórico escolar de alunos matriculados na educação infantil. As regras envolvem a exigência de carga horária mínima, controle de frequência do aluno, avaliação sobre evolução da aprendizagem, além de horas para o período parcial e a jornada integral.

É importante ter atenção a essas particularidades para não errar no histórico escolar. Mesmo vigentes desde 2013, é sempre importante manter o foco nas normas. Por exemplo, a lei obriga as instituições a expedirem documentação que registra o desenvolvimento da aprendizagem do aluno.

Um destaque que chama atenção é a avaliação das crianças, que tem o objetivo de garantir que todos os alunos tenham acesso a práticas pedagógicas e de suporte que promovem o desenvolvimento educacional. Isso significa que a avaliação tem o fim analítico, e não promocional.

Vale lembrar que essa avaliação deve ser direcionada à realidade do professor em sala de aula, de forma que ele possa encontrar respostas para perguntas simples, como a idade dos alunos, suas origens, diferença de faixa-etária etc.

Outras particularidades importantes que devem constar nos históricos da educação infantil têm a ver com a carga horária, de 800 horas, distribuídas em 200 dias de aula, e a frequência mínima das crianças, que precisam cumprir 60% do total de horas de aulas.

O que fazer quando o aluno não tem o histórico da última escola?

Em alguns casos, a escola não recebe o histórico escolar da última instituição em que o aluno estudou. Quando isso acontece, a família ou a própria escola deve entrar em contato com a unidade e solicitar uma via do documento.

Se não receberem o histórico escolar dentro do prazo, será necessário entrar em contato com a Secretaria de Educação para intermediar e garantir o recebimento. Uma forma de evitar esse problema é a escola nova, no ato da matrícula, solicitar uma declaração provisória da instituição anterior até que o histórico escolar fique pronto.

Por que é importante investir em processos automatizados?

A escola pode e deve investir em métodos que automatizem os processos mais burocráticos e auxiliem na criação de padrões. Um software de gestão para instituições de ensino permite que a escola crie um modelo de histórico escolar personalizado e gere o documento de forma automática, a partir das informações inseridas no sistema.

escola deixará o processo mais rápido e diminuirá as chances de erro na criação do histórico. Um software de gestão garante que esse e outros processos internos que exigiram muito tempo da equipe escolar sejam feitos de maneira rápida, otimizando o trabalho da escola e agradando alunos e seus responsáveis.

Esperamos que as nossas dicas ajudem a sua equipe na emissão do histórico escolar. Vimos que esse é um documento indispensável para que o aluno dê continuidade à sua formação educacional. Portanto, não deixe de investir em uma maneira automatizada para fazer a emissão com rapidez e eficiência.

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