Por que você precisa de um software de controle financeiro para escolas?

Nós já falamos aqui no blog sobre a importância de ter um controle financeiro para escolas que seja completo, discriminando todas as despesas e as receitas da instituição. Com essa ferramenta, a escola consegue manter suas finanças organizadas, saber exatamente de onde o dinheiro está saindo e para onde está indo.

Além disso, o controle financeiro para escolas também vai ajudar o tesoureiro a identificar as mensalidades que não estão sendo quitadas, a situação dos casos de inadimplência e como eles estão impactando no orçamento da instituição de ensino.

Para lidar com tudo isso de forma otimizada e centralizada, é fundamental que o profissional conte com um software financeiro para escolas. A seguir você vai ver porque precisa desse recurso. Confira!

Por que você precisa de um software de controle financeiro para escolas?

Cadastrar as mensalidades da escola

O software de controle financeiro para escolas permite o cadastro dos valores das mensalidades de forma flexível, de acordo com o plano ou serviço oferecido. Esse cadastro pode ser feito por mensalidade fixa, pela hora/aula e pelo número de alunos.

Dessa forma, o software de controle financeiro para escolas se faz necessário não só instituições de ensino básico, mas também para cursos técnicos, universidades etc.

Evitar problemas com a geração e a emissão de boletos

Muitas instituições de ensino ainda recebem o pagamento de suas mensalidades na secretaria da escola. Essa prática não é muito segura para a instituição, pois pode atrair criminosos para o estabelecimento, a cobrança pode ser feita de forma errada e, além disso, causar um aumento no número de atendimentos e sobrecarregar os profissionais.

A melhor forma de receber o pagamento das mensalidades é por meio da geração e emissão de boletos. A escola gera o boleto com a data do vencimento da mensalidade, envia antecipadamente para o e-mail do responsável financeiro e caso não seja pago, ela pode protestar o título.

Controlar os recebimentos por meio de auditoria

Na auditoria, o próprio sistema fará uma revisão financeira das transações e operações realizadas pela empresa. Ela também vai identificar problemas e deficiências no sistema financeiro da empresa, para que medidas de correção sejam aplicadas.

Ter total controle da inadimplência

Assim como em qualquer negócio que vende serviços por recorrência, a inadimplência também assombra as escolas. Quando um aluno começa a atrasar as mensalidades muitas instituições não sabem muito bem como agir e o que podem fazer para acabar com o problema.

O ideal é que a instituição de ensino controle os casos de inadimplência e evite que novos alunos entrem para a lista dos inadimplentes. O sistema de controle financeiro para escolas vai ajudar a instituição a criar ações para minimizar esse problema.

A automatização da cobrança é uma das formas de evitar que a inadimplência fique incontrolável.

Negociar e documentar os débitos em aberto

Depois de ter o controle da inadimplência, a instituição de ensino precisará tomar algumas iniciativas para eliminar os débitos dos clientes. A negociação e a documentação dos acordos são etapas fundamentais e que precisam ser registradas no controle financeiro para escolas.

O sistema de controle financeiro para escolas permite que a negociação e a documentação sejam registradas. Na negociação, é possível inserir as informações sobre as taxas, cálculos de juros, correções, custos processuais etc. que serão cobrados. Já na documentação, tanto a escola quanto o cliente terão a garantia de um acordo seguro para ambo.

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Atualizar valores de mensalidades

Todos os anos, as escolas podem fazer reajustes anuais em suas mensalidades, de forma proporcional, de acordo com a variação de custos de pessoal e custeio, desde que comprovada por meio de uma planilha de gastos.

Isso quer dizer que desde que a escola consiga comprovar as suas despesas, ela pode repassar a cobrança para os pais ou responsáveis financeiros dos alunos. É muito comum que as escolas façam reajustes de mensalidade ao final de todo ano.

Quando as aulas iniciam, as instituições que não contam com um sistema de controle financeiro para escolas encontram mais dificuldades para reajustar as mensalidades. Na hora da cobrança, as escolas que recebem os pagamentos na secretaria, precisam fazer os ajustes de forma manual, o que pode causar cálculos incorretos ou esquecimento por parte do profissional.

As instituições que utilizam um sistema de controle financeiro para escolas não precisam se preocupar com esse problema. Basta fazer o reajuste da mensalidade de forma automatizada, que os novos valores aparecerão na emissão do boleto.

Gerar relatórios de rendimentos

Os relatórios de rendimentos entregam resultados sobre os recebimentos e suas previsões. Com eles, é possível ter uma visão de quanto a escola vai lucrar, quanto terá de despesa e quanto desses valores poderá ser usado em investimentos.

Essas informações vão ajudar o gestor financeiro com o planejamento anual, a identificar e priorizar as melhorias que serão feitas na instituição.

Esse tipo de relatório é importante, principalmente, para instituições que estão passando por dificuldades financeiras. A escola poderá utilizar as previsões de recebimento para organizar as dívidas e definir a prioridade das contas que serão pagas.

Emitir relatório de pagamento aos professores

Não só como uma forma de comprovação, mas também para evitar que os pagamentos sejam feitos em duplicidade, o relatório de pagamento para professores é uma opção do sistema de controle financeiro para escolas, onde é possível controlar e comprovar a quitação dos serviços profissionais.

A escola pode utilizar esse recurso para apresentar à diretoria, na prestação de contas e quando for questionada sobre a falta de cumprimento financeiro com os professores. Os relatórios podem ser emitidos com base na data que o tesoureiro quiser consultar.

Como contratar um sistema de controle financeiro para escolas?

Existem diversas ferramentas no mercado que não são especializadas no segmento educacional e não conseguem atender as escolas de forma completa.

Antes de escolher o sistema de controle financeiro para escolas ideal, avalie as ferramentas que ele oferece, é interessante que o sistema atenda a sua escola em outras áreas também, como a pedagógica, administrativa etc.

Outro ponto fundamental é a mobilidade que o sistema oferece. Hoje em dia, a maior parte dos softwares permitem o acesso por meio de dispositivos móveis, permitindo que os profissionais da escola, pais e alunos consigam acessar as informações de qualquer local.

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