Descubra como e por que integrar recursos escolares
Para obter bons resultados na gestão, os recursos escolares precisam ser alinhados. Isso significa que a integração deve estar presente em todos os processos. Com setores interligados, a instituição funciona em sinergia, já que uma ação influencia a outra, sem a necessidade de repetições e retrabalhos.
A pergunta de ouro é: como conseguir alinhar todas as áreas e pessoas, evitando problemas de comunicação e melhorando o desempenho? A resposta está neste post. Ficou curioso? Venha conosco e descubra!
Em que consiste a integração de recursos escolares?
Imagine um motor funcionando: diversas engrenagens girando em sincronia para dar força a uma ação. Da mesma forma se dá a organização da escola, e se uma das peças para de funcionar ou sai do ritmo por algum motivo, todo o trabalho está comprometido.
Integrar recursos escolares é sobre fazer com que todos os elementos relacionados aos serviços prestados funcionem em harmonia, colaborando entre si. A ideia é que cada ação impacte diretamente o sistema ao qual pertence, continuamente, gerando um ciclo.
Cadastros, informações financeiras, conteúdos acadêmicos, dados letivos, calendários escolares, contato com pais e alunos, enfim: tudo isso deve se comunicar automaticamente, atualizando o que for pertinente para todos os envolvidos em cada processo.
Qual é o impacto desse método na produtividade da escola?
Em um cenário no qual todas as pessoas envolvidas estão a par do andamento dos procedimentos e têm facilidade para desenvolver suas funções, a produtividade é beneficiada. O resultado disso é refletido para pais e alunos, que recebem os melhores serviços e atendimento. Veja como funciona!
Centralização de processos
Um grande problema acontece quando os setores não se comunicam. Se o responsável pelo aluno paga a mensalidade e essa informação não chega depressa à área de cobrança, por exemplo, isso pode gerar um grande transtorno com o pagador em questão, chegando a constranger o aluno, além da perda de tempo e desperdício de recursos.
Quando há um integrador de recursos, acontece o lançamento automático de ações e acontecimentos. O sistema trata de atualizar informações em tempo real, disparando avisos quando necessário, conforme as atividades vão acontecendo. Isso vale para a área de finanças e relacionamento, mas também para todas as outras.
Alinhamento de perspectivas
Outro ponto positivo de contar com a integração de recursos é que todas as pessoas tenham todas as mesmas informações acessíveis, e isso inclui colaboradores, pais e alunos. No caso do calendário escolar, por exemplo, uma alteração da coordenação já torna o novo mapa de atividades vigente para todos que acessarem.
Mesmo que cada parte envolvida tenha uma necessidade diferente advinda do mesmo recurso — os processos de finanças, por exemplo, simbolizam coisas diferentes para cada área que usufrui deles —, todos estarão munidos das informações necessárias para sanar dúvidas, executar funções e dar o start no próximo passo, seja ele qual for.
Acompanhamento do desempenho
Dessa mesma forma ocorre a respeito da comunicação entre escola, pais e alunos: os responsáveis podem acompanhar informações sobre mensalidades, desempenho acadêmico etc. Todas as interações e atualizações ficam salvas no cadastro, que reúne um arsenal de dados para melhorar o atendimento.
Além disso, o desempenho institucional é acompanhado de maneira vertical e horizontal, já que tanto a gestão quanto a equipe de trabalho consegue visualizar de forma dinâmica as atividades dos setores. Com o fluxo de processos padronizado, qualquer gargalo é facilmente identificável e, consequentemente, pode ser rapidamente dissolvido.
Como implantar a integração de recursos na escola?
Primeira decisão crucial para alcançar o sucesso na integração de recursos escolares: contar com orientação especializada. Embora existam muitos softwares de organização, é ideal que você escolha um voltado para gestão escolar, pois esse serviço entende as necessidades específicas da instituição e os desafios enfrentados por você nesse cenário.
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