Software customizado: 11 dicas para escolher a empresa certa

De acordo com a última pesquisa realizada pelo IBGE sobre o tema, em 2009, foram investidos cerca de R$ 5,85 bilhões no desenvolvimento de softwares customizáveis, mais R$ 5,49 bilhões em sistemas fabricados sob encomenda por empresas que desejam se destacar no mercado.

É um fato que a tecnologia mudou o modo como fazemos negócios, e até mesmo as escolas precisam de sistemas cada vez mais especializados para ajudar a lidar com a sua realidade e o seu contexto específico.

Com a evolução da área, se tornou muito mais barato fabricar o próprio software em relação aos custos do passado, de modo que não é mais algo exclusivo das grandes empresas.

Porém, é preciso ter cuidado. Para isso, separamos 11 dicas para escolher a empresa certa para desenvolver o seu software customizado. Confira!

#1 Saiba o que é um software customizado

A primeira coisa que precisa saber é o que é um software customizado.

Então, um software customizado, em essência, é aquele que se adequa exatamente às necessidades da sua escola.

Não é como uma assinatura na qual você escolhe um pacote de funções, pois nesses casos ainda é possível sair pagando mais caro e levando características que não são desejadas.

A customização do sistema é justamente o poder de entregar tudo aquilo que é necessário para satisfazer as demandas, sem sobrar áreas inúteis para a empresa ou que não impactam a sua rotina.

Logo, trata-se de uma solução criada exclusivamente para atender as demandas do seu estabelecimento de ensino básico, sem nem mais nem menos.

#2 Compreenda as suas necessidades

Com o avanço da tecnologia aplicada ao ensino, até mesmo as escolas enfrentam uma concorrência crescente no mercado. Nesse sentido, é fundamental investir em modernização e digitalização para se destacar.

No entanto, não existe uma receita para o sucesso. É preciso compreender o seu ponto de partida específico, para então definir uma estratégia para atingir os objetivos que foram planejados pela equipe de gestão da sua instituição.

Esse diagnóstico, no início, é simples de ser feito. Basta analisar quais são os seus maiores desafios hoje. Esses pontos serão o seu norte na hora de solicitar um sistema para escola.

Compreenda que nem todos os desenvolvedores conseguem entregar essas funções altamente personalizadas, então, compreender as suas necessidades é primordial para encontrar a empresa certa.

#3 Mapeie os processos de sua escola

Em complemento à dica anterior, mapeie todos os processos da sua escola, dos mais simples aos mais complexos, para que consiga entender melhor suas necessidades.

Uma escola realiza diversos processos no seu dia a dia e, para te ajudar, apresentamos os principais a seguir. Veja:

Atendimento a pais e alunos: realiza-se atendimento aos pais e alunos para resolver suas dívidas, de modo geral, como, por exemplo, qual é a metodologia de ensino da escola.

Compras de suprimentos: é o tipo de processo mais realizado no âmbito de uma escola. Realiza-se a compra de suprimentos a fim de garantir o funcionamento adequado da instituição de ensino, como material de apoio (folha, caneta, agendas, apagador etc.).

Avaliação pedagógica: trata-se do processo que busca verificar se a metodologia de ensino de uma escola está realmente aliada com seu planejamento pedagógico.

Pagamento a fornecedores e colaboradores: ao lado da compra de suprimentos, este é outro processo bem comum em uma escola.

Lançamento de notas das avaliações: ao final de cada bimestre, a escola deve fazer o lançamento das notas dos alunos. Antigamente, utilizava-se cadernetas, hoje, porém, sistemas são o tipo de recurso mais comum para fazer isso.

Ao mapear todos os processos da sua escola, fica mais fácil realizar a contratação da empresa certa para fabricar um software sob demanda ideal para seu negócio.

#4 Restrinja o orçamento

O maior erro que qualquer gestor pode cometer ao contratar um software sob demanda é justamente deixar o orçamento de lado.

Compreenda esse como um investimento, e não um gasto. Pode parecer clichê, mas se essa distinção não for clara, você corre o risco de retirar dinheiro de uma área importante para suprir a necessidade do TI.

É claro que um sistema é fundamental para automatizar as tarefas da rotina, mas essa rotina não pode ser sacrificada.

Uma maneira de garantir uma boa reserva financeira é planejar com antecedência o investimento. Analise o mercado, pesquise preços e defina um prazo para guardar dinheiro.

É como economia doméstica, porém, de uma maneira muito mais estratégica.

Inclusive, o orçamento é o principal ponto para a equipe de desenvolvimento. A área da tecnologia ainda possui baixas margens de lucro, portanto, nem um centavo pode ser desperdiçado.

Ainda nesse contexto, podemos dizer que um software sob demanda é um bom investimento pelas seguintes razões:

Redução de custos

Sem dúvida, este é um dos principais sinais de que contratar um software sob demanda é um investimento. De modo geral, essa tecnologia contribui para reduzir custos, fazendo com que sua escola tenha mais dinheiro no caixa. Ao alcançar isso, ela poderá investir em sua expansão e obter uma maior fatia do mercado.

Mas, como um software sob demanda ajuda a reduzir custos? De diversas maneiras, sendo uma delas o fato de que elimina ou reduz erros operacionais cometidos geralmente por humanos. Uma tecnologia dessa natureza pode automatizar algumas tarefas, como o pagamento a fornecedores ou a cotação de preços.

Agilidade na realização das operações

Também confere maior agilidade na realização das operações diárias. Por exemplo, com apenas alguns cliques pode o gestor de uma escola realizar o pagamento a fornecedores.

Além disso, é uma solução que não apenas agiliza, como também fundamenta as decisões da escola. Isso porque um software sob demanda é capaz de centralizar as informações de uma escola em um único lugar, o que pode facilitar e otimizar o processo decisório.

Aumento da produtividade

Uma coisa leva a outra quando se trata de um software sob demanda. Ao alcançar maior agilidade na realização das operações de sua escola, é possível, também, ter maior produtividade.

Por exemplo, utilizando um sistema especializado, sua escola pode lançar a nota dos alunos em poucos minutos. Da mesma forma realizar outras operações, como pagamentos a colaboradores, avaliação de professores e envio de e-mails marketing.

Melhores resultados

Por tudo que já foi dito, sua escola consegue melhorar seus resultados. E isso, sem dúvida, poderá fazer com que ela cresça cada vez mais e se diferencie no mercado, tornando-se dessa forma referência em seu campo de atuação.

Contudo, vale por fim dizer, tudo isso só será alcançado caso sua escola faça uma boa escolha, selecionando a empresa certa para produzir uma tecnologia sob demanda.

#5 Analise os canais de comunicação

Quando um sistema é produzido para o varejo, ou seja, um único software que é licenciado para uma série de empresas e clientes, é mais fácil encontrar caminhos para a solução de problemas.

Os programas mais comuns encontrados em computadores contam com fóruns na internet, chats diretos com a empresa ou alguma conta de contato mais especializado.

Desenvolvedoras de software normalmente são startups ou empresas de pequeno à médio porte. Portanto, a comunicação precisa ser analisada com antecedência.

E se o sistema parar de funcionar? E se os dados forem vazados por uma vulnerabilidade no software? Com quem você irá conversar? É fácil entrar em contato ou não tem nem um número para ligar?

Dessa forma, é de fundamental importância que analise o suporte de atendimento da empresa que pensa em contratar para fabricar para sua escola um software sob demanda. Por exemplo, verifique se tem telefone para contato, e-mail, redes sociais, site e outros canais.

Vale salientar que é essencial que a empresa fornecedora do software sob demanda tenha mais de um canal de contato, pois assim fica mais fácil resolver dúvidas ou outras demandas que surgirem.

#6 Visite as redes sociais

As redes sociais são locais importantes para compreender como aquela empresa se relaciona com os clientes na prática. Quando usadas do modo correto, é uma vitrine para o profissionalismo e compromisso com o consumidor.

Isso não significa que a melhor empresa é a que tem mais seguidores ou o maior engajamento, mas aquela que é consistente no que faz e transmite uma sensação de segurança.

A página é bem desenvolvida, ou as informações são aleatórias? Há caminhos de contato? É uma conta real que verdadeiramente responde os seus seguidores?

Aqui, é preciso ter cuidado para não ser influenciado pela manada. Hoje em dia até mesmo comentários podem ser comprados. Vale prestar atenção no branding para identificar se há seriedade por trás dos responsáveis.

#7 Determine o modelo de contratação

Muito se engana quem pensa que um software comprado hoje está disponível para sempre. São raríssimos os casos em que isso acontece. Mesmo os maiores do mercado trabalham por meio de licenças de uso por tempo limitado.

Porém, quando falamos em software customizado, é possível negociar essa entrega e até mesmo flexibilizar o contrato padrão.

Existem desenvolvedoras que vendem o desenvolvimento do software e uma mensalidade para um suporte técnico contínuo. Outras optam por um pacote completo e fechado. Há também modalidades que permitem uma atualização nas funcionalidades de acordo com as demandas que vão surgindo.

Sempre tire todas as suas dúvidas sobre esse tema antes de assinar um contrato!

#8 Converse com especialistas

Por fim, uma boa conversa com um especialista é fundamental. O bom gestor não é aquela pessoa que sabe tudo ou a melhor no seu nicho, mas quem reconhece os próprios desafios.

O objetivo de automatizar processos é justamente poder focar nas questões estratégicas da gestão, portanto, é preciso encontrar uma empresa que seja especialista no TI para ajudar você, especialista em gestão da educação.

Você chega com as demandas, e os desenvolvedores não apenas encontram soluções, como são capazes de definir caminhos que agregam ainda mais valor às suas necessidades.

Dessa maneira, tenha em mente tudo o que você considera ser fundamental em um sistema customizado, porém, esteja aberto a ouvir a opinião de especialistas sobre funções adicionais, ou até mesmo sobre remover alguns pontos que geram mais complicações do que facilidade.

#9 Converse com clientes antigos

Além de ser necessário conversar com especialistas, busque também ouvir, se possível, antigos clientes da empresa fornecedora da solução.

Eles, por terem utilizado uma tecnologia sob demanda, podem fornecer informações importantes sobre o modo de operação da fabricante de softwares, as quais podem fundamentar sua decisão no sentido positivo ou contrário à contratação.

Normalmente, pode-se encontrar depoimentos de clientes nos sites das empresas que fabricam tecnologias.

#10 Veja se empresa trabalha com software escalável

Outra dica que também podemos fornecer é: verifique se a empresa que pensa em contratar trabalha com tecnologias escaláveis. Melhor dizendo, veja se ela pode modificar o software sob demanda de acordo com o crescimento da sua escola.

Afinal, uma escola pode estar de uma forma na época X, precisando de uma tecnologia com determinados recursos, mas ao longo de sua existência pode evoluir, necessitando de mais ferramentas para dar conta das demandas.

É muito melhor para a escola continuar com a mesma empresa do que trocar de software, pois isso pode impactar a continuidade do seu crescimento. Afinal, para cada nova tecnologia é preciso investir na capacitação da equipe, o que pode demandar mais tempo para que ela se adapte.

#11 Compare as empresas fornecedora da solução procurada

Por fim, como última dica, compare as empresas, a fim de verificar qual delas oferece uma melhor relação de custo-benefício para sua escola. Por exemplo, a empresa X pode pedir um valor Y para fazer um software sob demanda. Já a empresa X pode oferecer um software similar por um valor menor, mas sem deixar de lado a qualidade exigida para esse tipo de solução.

A comparação de empresas amplia sua visão e permite que escolha a empresa certa para fabricar a solução ideal para sua instituição de ensino.

Como se pode perceber, é preciso levar em conta diversas questões para selecionar a empresa ideal para fabricar a solução tecnológica certa para sua escola. Portanto, coloque as dicas que damos em prática para que esse objetivo seja alcançado.

Nós da Software GEO somos especializados em softwares customizados. Entre em contato para tirar todas as suas dúvidas e compreender como podemos ajudá-lo.