Software para gestão acadêmica: otimize a gestão escolar com tecnologia

O trabalho em uma instituição de ensino, seja ela de ensino básico, curso superior técnico ou qualquer outro, exige muito dos profissionais. É preciso gerir a escola, assim como uma empresa, e prestar todo atendimento necessário para os pais e alunos.

Além disso, é um ambiente onde os clientes estão presentes 5 vezes por semana em período integral. Ou seja, não tem um respiro, o tempo inteiro é preciso estar atento a tudo.

Contar com um software para gestão acadêmica pode ser a solução que muitas instituições buscam, mas que ainda não testaram.

Deixar as tarefas automatizadas vai proporcionar inúmeros ganhos para a escola. Neste artigo você vai entender como um software para gestão acadêmica funciona e quais as vantagens que ele vai oferecer para a sua instituição. Acompanhe!

O que é um software para gestão acadêmica?

Um software para gestão acadêmica é um sistema que ajuda a gerenciar as tarefas dentro da instituição de ensino, automatizando os processos.

Ele pode ser utilizado em diferentes setores de uma escola e conta com funcionalidades que vão permitir que as tarefas sejam feitas de forma rápida, proporcionando maior produtividade para as áreas e reduzindo custos com processos manuais e ultrapassados.

Um exemplo simples de como um software para gestão acadêmica pode ajudar a instituição de ensino é com uma demanda financeira bem recorrente: o envio de boletos de cobrança. Em muitas escolas, os profissionais da secretaria precisam enviar os boletos bancários para os pais doa alunos, um a um.

O software para gestão financeira permite que os próprios pais acessem o sistema e façam o download de seus boletos, alterando também as datas de vencimento caso percam o prazo. Essa é apenas uma forma de ajudar as escolas, veja as outras a seguir.

Como um software para gestão acadêmica pode me ajudar?

1. Processo de captação facilitado e controlado

Como é feita a captação de alunos em sua instituição de ensino? Ao utilizar um software para gestão acadêmica, a escola pode disponibilizar uma área online para registrar as inscrições e os interesses nos cursos, de forma online.

Os cadastros ficam armazenados no sistema e podem ser acessados por um portal online. Todas as informações são centralizadas no mesmo lugar, permitindo que seja feito um controle das atividades no trabalho de captação e avaliar o trabalho dos representantes e consultores.

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2. Segurança para os dados e informações da escola

Nos métodos convencionais e manuais, o armazenamento das informações pode ser feito de duas formas:

Por meio de papéis, pastas e arquivos físicos, guardados em armários;
Documentos digitados ou digitalizados salvos em pastas de computador.

As duas maneiras oferecem riscos para a instituição de ensino porque as informações ficam vulneráveis. Por mais que o segundo caso esteja mais próximo de utilizar a tecnologia, esse ainda não é o ideal. As duas maneiras de armazenamento oferecem riscos parecidos.

No primeiro caso, além de ocupar espaços, os documentos podem ser danificados com o passar do tempo, pois papéis envelhecidos mudam de cor, tintas se perdem e ainda há o risco da perda por desastres ou acidentes como enchentes, incêndios etc.

Já no segundo caso – apesar de parecer que essa organização de documentos os mantém protegidos, pois estão salvos em um computador – também há riscos de que a máquina sofra com um acidente ou desastre natural, além dos problemas que são comuns com esse tipo de aparelho, como falhas de sistema, risco de queimar componentes etc.

A instituição pode salvar todos os documentos na nuvem, utilizando um servidor pago ou gratuito como Google Docs e DropBox por exemplo, mas essas empresas são os principais alvos de invasão de hackers. 6 grandes empresas já falharam em segurança na internet e quando isso acontece, todos os dados que estão sendo hospedados dentro dessas plataformas também correm risco.

Por isso, o ideal é contar com um ambiente que seja controlado por você, em um servidor confiável, menos visado e com senha de acesso. Além disso, um software para gestão acadêmica permite o acesso em qualquer ambiente online, ou seja, caso aconteça algum problema com as máquinas da empresa, as informações poderão ser acessadas pelos profissionais de qualquer local.

3. Controle e gestão pedagógica

A secretaria escolar trabalha em conjunto com os professores, pois diversas atividades acadêmicas precisam ser conferidas e validadas pela secretaria.

O gerenciamento de notas, faltas e atividades entregues pelos alunos pode ser feito de forma simples e rápida, facilitando o acompanhamento do desenvolvimento do aluno.

Os históricos, boletins, carteirinhas, certificados e outras listagens podem ser emitidos por meio de relatórios, assim como as notas, faltas e conteúdos podem ser lançados. Os conteúdos e materiais pedagógicos podem ser disponibilizados para o aluno no portal do software de gestão acadêmica.

4. Cuide da sua gestão financeira sem dores de cabeça

A gestão financeira costuma ocupar muito tempo dos profissionais da escola, pois além de atender toda demanda e solicitações dos pais de alunos para emissão, reemissão, alteração de boletos etc., é preciso evitar os casos de inadimplência, gerenciar as despesas, fazer os investimentos em melhorias e muito mais.

Cuidar de tudo isso de forma manual e descentralizada pode causar muitas dores de cabeça para os funcionários. Um software para gestão acadêmica se faz útil na geração de cobranças rápidas e facilitadas, que permitem aos próprios pais emitirem e atualizarem seus boletos.

O departamento financeiro da instituição poderá contar com a geração de relatórios para controlar a inadimplência, os recebimentos e previsões, dessa forma, apesar da autonomia dada aos responsáveis financeiros, a escola continuará tendo controle sobre essa área.

Assim como o envio dos boletos a vencer e vencidos podem ser programados para serem enviados de forma automática, eliminando a necessidade de se fazer o envio manual, para cada responsável financeiro.

5. Informações unificadas e acessíveis para todos

O maior benefício de um software para gestão acadêmica é, sem dúvida, a acessibilidade e a unificação das informações para todos. Por meio de um portal, pais, alunos e profissionais da escola terão uma comunicação linear, com acesso a todas as demandas e atendimento às suas necessidades individuais ou de grupo. A instituição também ganhará tempo e produtividade em suas rotinas diárias.