WhatsApp no atendimento de escolas: essa ferramenta funciona?

A tecnologia se tornou uma parceira das instituições de ensino. Com ela, é possível facilitar o contato entre a secretaria e os familiares dos alunos. O uso do WhatsApp no atendimento de escolas tem sido uma das alternativas utilizadas.

Apesar disso, diversos profissionais ainda têm dúvidas sobre a efetividade desse recurso. Será que investir no uso do WhatsApp no atendimento de escolas vai proporcionar resultados positivos ou a ferramenta pode causar improdutividade e confusão?

A única certeza que temos é que sim, o aplicativo é capaz de fazer tanto um quanto o outro. Cabe à empresa que está utilizando saber como adequar a ferramenta à sua realidade e fazer o melhor uso possível.

Neste artigo, vamos te mostrar como o uso do WhatsApp no atendimento de escolas pode ser satisfatório. Veja como usá-lo com assertividade.

WhatsApp no atendimento de escolas: essa ferramenta funciona?

No início de 2018, Mark Zuckerberg, CEO do Facebook e dono do WhatsApp, anunciou que o aplicativo atingiu 1,5 bilhão de usuários ativos por mês. Sendo que cerca de 120 milhões de usuários do app estão no Brasil (dados de 2017). São bilhões de mensagens trocadas diariamente.

Como ferramenta de comunicação, o WhatsApp oferece diversos benefícios:

Econômico;
Rápido;
Prático;
Fácil de usar;
Dinâmico;
Permite o compartilhamento e o envio de informações simultâneas;
Entre outros.

Por outro lado, esse recurso tecnológico também pode proporcionar desvantagens para o dia-a-dia de trabalho. Como, por exemplo, causar distrações, diminuir a produtividade na secretaria, vazamento de informações, entre outras.

Fica claro que é responsabilidade da instituição dosar o uso, para que a tecnologia funcione de forma adequada. A seguir, listamos algumas dicas para quem quer aproveitar as suas vantagens e ter bons resultados com a plataforma.

WhatsApp no atendimento de escolas: 7 dicas para aproveitar os benefícios do aplicativo

1. Invista em um número de telefone exclusivo

Usar o número pessoal é um dos maiores erros que as empresas podem cometer no atendimento. Principalmente quando esse número também é usado no WhatsApp.

Imagine que um profissional de secretaria usa o seu número pessoal. No fim de semana ele vai a uma festa com os amigos e a família. Então, decide compartilhar o momento em seu status. Ou mesmo suas opiniões políticas e religiosas. Esse tipo de atitude não transmite profissionalismo.

Por isso, o número de atendimento a pais e alunos deve ser exclusivo.

2. Baixe o WhatsApp Business

O WhatsApp Business é um aplicativo desenvolvido para automatizar o atendimento nas empresas. A ferramenta é um plus do modelo padrão, que oferece algumas funcionalidades exclusivas.

Com o WhatsApp Business a empresa pode:

personalizar as informações do perfil com endereço, site e e-mail;
programar respostas automáticas;
definir horários de atendimento;
criar mensagens personalizadas, de acordo com o uso de palavras-chave enviadas pelos clientes;
entre outras funcionalidades.

Ações que deixarão a rotina de trabalho na secretaria muito mais automatizada e rápida. Porém, não é possível usar o mesmo número nos dois aplicativos. Mais um motivo que reforça a importância de investir em um número exclusivo para o atendimento.

3. Organize suas conversas para não se perder

Uma das soluções que o WhatsApp desenvolveu para a versão Business é a possibilidade de criar tags para as mensagens. O que isso quer dizer? Que é possível classificar as suas conversas e separá-las por temas.

Por exemplo, além do atendimento aos pais dos alunos, o número também recebe dúvidas sobre matrículas? Crie uma tag “Matrículas” e adicione a todas as conversas sobre o tema.

Outra forma de usar é incluir tags de respostas que os clientes estão aguardando. Como por exemplo: envio de boletos, confirmação de aulas, agendamento de reunião etc.

As tags podem ser alteradas e criadas de acordo com a necessidade de cada atendimento. Dessa forma, fica mais fácil de encontrar as solicitações e não perder nenhum atendimento.

4. Use o WhatsApp Web para agilizar o atendimento

Os smartphones são ótimos para aqueles atendimentos rápidos. Porém, no dia a dia, para responder os clientes, o aparelho acaba atrapalhando.

Escrever naquelas teclas pequenas não proporciona a mesma agilidade que um teclado de computador. O WhatsApp Business também pode ser usado pela plataforma Web.

A sugestão é conectá-lo ao computador assim que o atendimento iniciar. Suas respostas se tornarão muito mais ágeis.

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5. Evite tratativas complexas e o envio de documentos

O WhatsApp no atendimento de escolas é um ótimo recurso. Por outro lado, não é uma ferramenta 100% segura. Por isso, evite tratativas complexas ou a resolução de problemas mais sérios por meio dessa plataforma. Nesse caso, prefira o atendimento presencial, por telefone ou e-mail.

O envio de documentos pessoais e confidenciais também deve se limitar a ferramentas de compartilhamento ou por meio do e-mail. É mais seguro, pois evita que essas informações sejam colocadas em vulnerabilidade.

>> Confira nosso Guia para garantir a proteção de dados na escola <<

Requerimentos escolares também devem seguir o fluxo padrão da escola. Afinal, são documentos e fica muito mais difícil de controlar o processo pelo WhatsApp. Uma forma de automatizar essa demanda é por meio de softwares de gestão escolar.

Eles permitem que o requerimento seja feito online, sem exigir que o solicitante compareça até o local. Por meio do sistema online, o pai ou aluno faz o seu pedido e acompanha o andamento.

6. O armazenamento de dados deve ser feito de forma segura

Assim como o envio de documentos pelo WhatsApp deve ser evitado, o armazenamento de informações e dados também. Para isso, conte com uma ferramenta específica que vai auxiliar na gestão de arquivos e dados.

No aplicativo, o profissional deve se limitar a tirar dúvidas e prestar serviços mais simples. O objetivo é manter a segurança das informações dos alunos e da escola.

7. Desenvolva um manual de boas práticas

A familiaridade com o aplicativo pode deixar diversos profissionais acomodados. Fazendo com que eles associem o uso profissional com o pessoal. Porém, ao usar o WhatsApp no atendimento de escolas, os processos serão totalmente diferentes.

Além disso, cada instituição de ensino tem o seu próprio método de trabalho e regras. Criar um manual de boas práticas vai educar os colaboradores e garantir um atendimento adequado a todos.

O WhatsApp no atendimento de escolas vai te ajudar a agilizar processos. Mas é importante ter consciência de que é uma ferramenta complementar. Ou seja, só funcionará com efetividade se tiver o apoio de outros recursos.

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