4 truques para reduzir custos nas escolas durante a pandemia

Hoje nós vamos falar agora sobre a gestão de custos nas escolas, e dentro dessa dinâmica de trabalho, quando nos referimos aos custos, é muito comum que na medida em que ficamos mais confortáveis financeiramente, nós vamos ampliando os serviços. Isso aumenta, consequentemente, a relação com as pessoas e amplia os custos, tornando a escola cada vez mais robusta.

Entretanto, quando chega o momento de crise, como os tempos que estamos passando agora, a grande dificuldade é entender como é cortar esses custos, porque toda a equipe está exatamente trabalhando a partir daquela estrutura, além de que as famílias estão esperando que aquele serviço que estava sendo prestado não deixe de ser oferecido.

Dessa forma, a escola acaba ficando sempre com uma dificuldade de como fazer esse corte de custo, mas tem uma máxima que diz que é importante revisar periodicamente seus custos e despesas, principalmente no momento de crise. Pensando nisso, listamos 4 dicas essenciais para que você reduza os custos nas escolas durante essa pandemia.

Acompanhe!

Critério para o corte de custos

Existe um critério máximo para o corte de custos, pois independente da situação que esteja vivenciando, sendo em tempos de crise ou não, para cada linha de custos, avalie criteriosamente qual é o valor que está sendo gerado a partir dos seus serviços. O que gera valor é que a gente pode colocar como foco para fazer os cortes necessários.

Por exemplo, agora neste momento, a comunicação tem sido algo fundamental para as escolas, principalmente a comunicação com as famílias e com os alunos, até mesmo com a equipe. Então se a escola possui um mecanismo de comunicação que está agregando valor, isso não pode ser cortado por se enquadrar como um serviço essencial para a atuação funcional da escola.

Avaliar os custos atuais

É imprescindível você avaliar o quanto de custos você precisa cortar, considerando quanto de receita você perdeu por conta da pandemia, e cruzar esses dados para estabelecer as razões dos custos atuais, principalmente no que tange a gestão financeira adequada, em tempos de crise, pois existe a necessidade de adaptação administrativa.

Nesse sentido, é essencial utilizar uma planilha também para você calcular essas perdas e os custos dos seus serviços. Assim, é bastante útil para você registrar todas as revisões e calcular o montante de despesas que você vai conseguir salvar. Então o primeiro passo desta revisão é você obter a sua planilha financeira ou sistema financeiro com todos os custos atuais.

A partir dessa medida, você pode analisar todas as informações inerentes à escola, além da possibilidade de analisar esses custos separados por categorias distintas, algo que já é bastante comum nos relatórios contábeis, tais como: impostos e taxas ligados ao faturamento, custos com a folha de pagamento, custos com fornecedores e com o material didático.

Organize a gestão tributária

Nessa etapa, é extremamente necessário que você revise os adiamentos de impostos concedidos pelas Medidas Provisórias e negocie taxa de juros, adiamento de empréstimos e financiamentos.

Se a sua escola tiver algum empréstimo, uma boa medida já é negociar com os bancos as taxas de juros ou adiamento de algumas parcelas. Os bancos estão à disposição, porém, para as negociações abertas para esse tipo de acordo, essas são as medidas mais simples e diretas para você preservar o seu caixa no curto prazo.

Mas lembre-se de programar esses pagamentos no futuro, de preferência, numa planilha de gestão de despesas para gerenciar as dívidas e controlar o orçamento, onde você pode levantar todas essas negociações e a previsão de retorno do pagamento.

Categorias de despesas

Para categoria de despesas operacionais, provavelmente você já suspendeu o pagamento de funcionários e os relacionados à manutenção predial, mas vale fazer uma revisão para definir bem se você já negociou tudo que você poderia negociar com a sua equipe, e levantar as questões para ter certeza se cancelaram as compras de todos os produtos desnecessários.

Por um momento que suspendem temporariamente alguns contratos de manutenção que não estão sendo utilizadas, como alguma reforma planejada ou investimento em infraestrutura programado, eles ainda fazem sentido nesse momento para negociar algum desconto no aluguel durante o tempo que a escola está fechada ou avaliar se é possível adiar alguma parcela.

Uma vez revisadas as despesas operacionais, vamos para a categoria de despesa com fornecedores. Essa linha de negociação é importante e abrange todos os seus fornecedores, de forma a avaliar o valor gerado por esses produtos e serviços tanto na perspectiva dos seus clientes ou se a sua perspectiva de eficiência operacional consegue definir a necessidade dos seus serviços.

Além disso, para retomada das atividades presenciais, considere o impacto tanto para você, quanto para o fornecedor por algum tipo de acordo, de forma a evitar a redução ou suspensão do contrato. Assim, se essa parceria for importante para você, que ela seja mantida numa relação saudável para ambos os lados.

A categoria de folha de pagamento é a revisão mais sensível de executar devido à proximidade que você tem na relação com seus colaboradores, e a responsabilidade também econômica com eles e com suas famílias. Infelizmente, com todos já sabem, em alguns casos a escola perdeu turmas inteiras e é muito difícil manter toda uma equipe que já não vai ter mais o cliente para atender.

Outro ponto para você considerar é se os cursos que você cortou até o momento não são suficientes, então necessariamente você vai ter que chegar à folha de pagamento, que representa geralmente o maior custo que a escola atende de forma agregada. Vale consultar novamente as medidas provisórias de março de 2020 que propõem alguma ajuda financeira para a empresa conseguir preservar os empregos.

Também com essas informações em mente, o procedimento é analisar a situação a fim de avaliar todos seus funcionários, e analisar cada caso, para determinar o que poderia reduzir ou suspender, ou mesmo cancelar. Leve em consideração os custos adicionais para adotar medidas como as férias, desligamentos ou mesmo as suspensões que tem uma contrapartida de um tempo de estabilidade.

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