Como fazer controle financeiro de cursos?

Ter o controle financeiro de cursos oferecidos pela instituição é essencial para garantir um vida longa e um bom faturamento para sua instituição.

A saúde financeira de uma escola está baseado, principalmente, nos rendimentos que ela tira dos cursos oferecidos, por isso é importante que eles continuem proporcionando lucros para a empresa e minimizando seus custos.

Por meio do controle financeiro, o profissional do departamento ou o responsável por essa área poderá avaliar quanto precisa ser vendido, acompanhar os casos de inadimplência, fazer as cobranças devidas e, assim, planejar novas metas, desenvolver novos cursos, contratar profissionais, oferecer melhores equipamentos para os alunos e tudo que for importante para o sucesso da escola.

Hoje vamos te ensinar como fazer controle financeiro de cursos da instituição da sua ensino e te ajudar a alcançar resultados. Vamos lá?

Como fazer controle financeiro de cursos?

#1 Precifique da forma correta

A precificação pode ser um dilema para muitas instituições. Definir o preço de um curso não é fácil, pois diferentemente dos produtos, onde é possível analisar quanto foi investido em seu desenvolvimento e adicionar margens de lucro, com os serviços é preciso entender qual o seu valor percebido.

Para definir o valor de um curso é preciso levar em consideração quanto que será investido para que ele seja oferecido, fatores como se há necessidade de contatar professores, equipamentos e materiais que serão utilizados, além de outros fatores, vão influenciar diretamente na análise.

Aqui no blog, temos um conteúdo que ensina de forma prática como definir o valor de um curso. Nele listamos todos os pontos importantes para que você possa chegar ao valor ideal para a sua escola. Confira, pois esse é um passo importante para quem tem dúvidas de como fazer controle financeiro de cursos.

#2 Programe os pagamentos para não atrasar nada

Principalmente no que diz respeito a taxas, multas e tributos. Não deixe que esses custos atrasem, pois eles podem gerar uma despesa maior do que a esperada. Uma dica importante de como fazer controle financeiro de cursos é planejar todos os investimentos e manter as contas em dia.

Mesmo que o valor seja baixo, imagine que todos os meses a sua instituição paga cerca de R$25 por mês com contas multas, impostos ou tributos atrasados, ao final de um ano você terá um pago um total de R$ 300 em juros. Agora pense nesse valor ao final de dois, três ou cinco anos.

Daria para ter feito muito com esses valores. Dinheiro que sai e não é um investimento é sempre um dinheiro perdido. Pense nisso.

#3 Adote o boleto registrado

Existem muitas instituições de ensino que ainda aceitam o pagamento em dinheiro diretamente na secretaria.

Além de não ser uma prática nada segura, pois o dinheiro armazenado dentro da escola pode ser perdido, roubado, furtado e até devolvido como troco errado, existem formas muito mais práticas de se trabalhar com pagamentos.

O boleto registrado, por exemplo, oferece muito mais segurança para as transações do dia a dia e praticidade para quem precisa gerar o documento e para quem precisa efetuar o pagamento.

#4 Simplifique as cobranças

Tempo é dinheiro. Essa afirmação faz ainda mais sentido quando o assunto é cobrança. Os métodos de cobrança utilizados, até hoje, são muito ultrapassados e acabam causando maior perda de tempo entre os profissionais do departamento financeiro.

Ao simplificar a forma com que a cobrança é feita, seus meios de pagamento e dar mais autonomia para os responsáveis pelos alunos, a instituição ganha tempo para se dedicar a outras atividades mais complexas e prioritárias. Por isso, se você quer saber como fazer controle financeiro de cursos, não deixe de entender sobre métodos de cobrança e encontrar formas inovadoras de realizar essa tarefa.

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#5 Tenha controle dos custos e lucros do curso

Essa dica é básica e se você não está fazendo isso, é melhor voltar alguns passos e começar a analisar o histórico de rendimentos da empresa.

Ter o controle do dinheiro que entra, quanto dele é gasto e quanto fica de lucro é fundamental para fazer projeções, se planejar e definir o futuro da escola.

Crie um fluxo com todas as entradas e saídas, por menores que sejam, elas precisam ser inseridas em seu controle de caixa. Desse controle, você partirá para um documento direcionado para o planejamento, para analisar investimentos e despesas futuras de forma antecipada.

O Sebrae disponibilizou uma planilha de controle de caixa, simples e bem fácil de usar. Para quem ainda não utiliza um software de controle automatizado, ela pode ser bem útil e é dica iniciante de como fazer o controle financeiro de cursos.

#6 Acompanhe a inadimplência

Infelizmente esse é um assunto que todas as empresas têm que lidar, pois não existe uma escola que não tenha registrado um caso de falta de pagamento em suas mensalidades. Por isso, é importante ficar atento para casos que dão indícios de que poderão entrar para a lista de inadimplentes no futuro.

A instituição de ensino precisa estar preparada para lidar com esse tipo de situação e, principalmente, saber o que não fazer em casos como esse.

Existem algumas ações que ferem os direitos do aluno e que não podem ser tomadas. Veja quais medidas sua escola pode ou não tomar com os alunos inadimplentes.

#7 Reduza despesas

A redução de despesas também pode estar relacionada com os investimentos. Quando uma instituição de ensino investe em laboratórios multimídia, computadores, dispositivos móveis e outros equipamentos que eliminam o uso de giz, lousa, apostilas, livros e papéis ela está diminuindo a sua despesa no longo prazo.

Por isso, quando falamos em reduzir despesas não estamos nos referindo aos cortes de investimento naquilo que é necessário. É preciso identificar o que é supérfluo, desnecessário ou pode ser substituído por algo mais moderno.

Claro que o uso de livros e apostilas é extremamente importante, o que deve ser avaliado é se a quantidade que está sendo adquirida é mesmo necessária.

#8 Invista em um software de gestão escolar

O software de gestão escolar é a ferramenta mais eficaz quando o assunto é fazer o controle financeiro de cursos. Por meio dessa ferramenta, a escola consegue fazer uma gestão financeira completa.

Há funcionalidades que são fundamentais para a gestão financeira, especialmente se você tem dúvidas sobre como fazer controle financeiro de cursos. Conheça algumas delas:

Cadastro de valores: faça um cadastro flexível dos valores e planos oferecidos na escola. Eles podem ser calculados de acordo com o valor fixo da mensalidade, por hora, aula ou número de alunos.
Geração de mensalidades: imprima os boletos e gere as mensalidades com rapidez e facilidade.
Controle de recebimentos: faça o controle dos valores recebidos e gere uma auditoria automática para seu controle.
Relatório de Inadimplência: controle os recebimentos, as previsões e a inadimplência por meio de relatórios inteligentes.
Controle de despesas: faça o controle das despesas por meio de relatórios a partir do centro de custo ou da categoria.
Relatório de pagamentos: emita relatórios com informações sobre o pagamento dos professores, baseando-se nas aulas dadas e valores por tipo de curso ou aula.

Um sistema de gestão escolar pode auxiliar não só nas tarefas financeiras da instituição, como também na secretaria e outros departamentos. Você ainda pode personalizá-lo para automatizar o seu fluxo de trabalho da forma que preferir.