Geração de boletos de mensalidade escolar: 8 dicas para simplificar

A geração de boletos de mensalidade escolar é a maneira mais simples e fácil para os pais realizarem os pagamentos de débitos para as escolas.

A instituição que não conta com essa facilidade de pagamento pode dificultar não só a vida do responsável do aluno, como também do seu próprio departamento financeiro.

Apesar de toda tecnologia disponível no mercado não é incomum encontrar escolas que ainda recebem os pagamentos das mensalidades diretamente em suas secretarias. Além de ser um processo mais trabalhoso, esse tipo de recebimento não é nada seguro.

A geração de boletos de mensalidade escolar só tem benefícios para todos os envolvidos. Pensando nisso, separamos 8 dicas que vão te ajudar a simplificar o processo.

Geração de boletos de mensalidade escolar: 8 dicas para simplificar

1. Comece a utilizar o recebimento por boletos

Sabemos que muitas instituições de ensino ainda recebem os pagamentos das mensalidades diretamente na secretaria. Esse processo não é nada seguro, pois além dos riscos de assalto não podemos descartar a possibilidade de lidar com um profissional desonesto ou desatento, que pode devolver troco errado ou até perder parte do dinheiro.

Por isso, a geração de boletos de mensalidade escolar é o método mais seguro e eficiente para receber esses pagamentos. Se a sua instituição ainda não conta com essa alternativa, entre em contato com o seu banco o quanto antes e verifique como implantar.

2. Facilite a geração de boletos para os pais

O atendimento aos pais dos alunos é uma das tarefas que mais gastam tempo dos profissionais da secretaria. E, na maioria das vezes, os pais estão solicitando atendimento para problemas que eles poderiam resolver sozinhos.

Um deles é a geração de boletos de mensalidade escolar vencidos. Muitas vezes o banco não aceita o pagamento de um boleto que já venceu. Nesses casos, os pais entram em contato ou vão até a escola solicitar que um boleto atualizado seja gerado.

Quando a instituição de ensino trabalha com um sistema automatizado os próprios pais podem fazer a atualização dos boletos por meio do sistema. Evite que o atendimento na secretaria escolar se torne sufocante.

3. Envie avisos aos pais

A rotina das famílias está cada vez mais atribulada e, por isso, é natural que os pais se esqueçam ou deixem passar a data de pagamento das mensalidades dos alunos.

A escola, porém, pode ser uma parceira das famílias no que diz respeito aos lembretes de pagamento. A instituição que conta com um sistema automatizado pode criar lembretes para os pais quando os boletos estiverem próximo do vencimento ou caso já esteja vencido.

Nesses lembretes, a instituição também pode orientar as famílias sobre como eles mesmos podem fazer a emissão dos boletos diretamente no sistema.

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4. Implemente o boleto registrado

É verdade que a geração de boleto simples oferecia diversos benefícios, principalmente para pequenas instituições. Porém, com a nova regra para emissão de boletos registrados os pagamentos serão feitos com maior segurança e garantia.

Com o novo modelo da Plataforma de Cobrança da Febraban, os boletos, mesmo atrasados, poderão ser pagos em qualquer banco ou em um canal de atendimento disponível: agência, internet e aplicativo para celular.

5. Emita carnês ou boletos personalizáveis

A emissão de boletos ou carnês personalizados com os dados do responsável pelo pagamento vai garantir maior segurança ao cliente e facilitar a geração de boletos de mensalidade escolar.

Frequentemente recebemos e-mails com malware que tem como objetivo roubar nossos dados e informações pessoais, por isso é comum as pessoas ignorarem conteúdos de e-mail cujo o assunto está relacionado com pagamento, boleto e etc.

Outra forma de garantir a segurança é avisar, no ato da matrícula, que os boletos não são enviados por e-mail, mas podem ser gerados diretamente na plataforma de gestão disponibilizada pela instituição de ensino.

6. Dados completos

Os dados sobre o aluno e as informações do seu responsável financeiro devem estar sempre completas no cadastro da escola.

A falta de informações pode dificultar o processo de geração de boletos de mensalidade escolar, fazendo com que os profissionais percam tempo tendo que entrar em contato com o aluno ou seus responsáveis para completar os dados.

7. Mobilidade

Nem sempre os pais tem disponibilidade e tempo para irem até a escola ou acessar o site da escola para fazer a geração de boletos de mensalidade escolar.

O ideal é que a instituição ofereça mobilidade para que o boleto seja emitido de qualquer lugar, mesmo após o seu vencimento.

O uso de um aplicativo para celular pode ser a solução para esse problema, pois depois de instalá-lo em seu smartphone o pai poderá acessar, gerar ou realizar o pagamento do boleto de qualquer lugar que ele estiver, sem precisar depender da escola para isso.

8. Invista em um software de gestão escolar

Sem sombra de dúvidas um sistema de gestão escolar vai proporcionar inúmeros benefícios para a instituição de ensino, sua secretaria e principalmente ao departamento financeiro e aos pais dos alunos.

O Software GEO, além de ser um sistema totalmente personalizável, onde a instituição poderá criar funcionalidades e ferramentas de acordo com a sua necessidade, também proporciona total autonomia e mobilidade para os pais e para os profissionais da escola.

A instituição pode criar cadastros flexíveis com os valores, os planos e os serviços oferecidos, para realizar as cobranças dos alunos, gerar as mensalidades dos alunos e imprimir os boletos com maior agilidade e facilidade, controlar os recebimentos por meio de uma auditoria de valores automática, emitir relatórios e controlar a inadimplência, os recebimentos ou ter previsões dos pagamentos e emitir boletos e carnês de forma personalizada.

Além disso, também é possível emitir avisos de vencimento aos pais, criar e documentar as negociações de dívidas dos alunos inadimplentes ou devedores diretamente no sistema.

Para os pais, o sistema também é vantajoso, pois eles não precisarão mais comparecer até a instituição para fazer a emissão de um boleto ou atualização de títulos vencidos. Outro ponto importante é que o sistema pode ser acessado pelos pais ou profissionais da escola de qualquer dispositivo móvel, por meio de site ou aplicativo.

Sendo assim, um sistema financeiro facilita a geração de boletos de mensalidade escolar pela instituição de ensino e também oferece praticidade aos pais e alunos.