Gestão financeira escolar: 8 práticas para tornar eficaz

Trabalhando diariamente com instituições de ensino, principalmente do nível infantil ao médio, percebemos que muitas delas são gerenciadas por ações diárias não programadas, ou seja, sem que se pare para pensar em estratégias e avaliação do negócio.

Muitas escolas surgem da visão empreendedora de um educador, como um sonho pessoal, mas que não teve formação administrativa para estruturar e manter um negócio. A especialidade desse gestor é a educação, por isso apresenta dificuldades em analisar e acompanhar a gestão financeira escolar.

Porém, para uma escola ser bem-sucedida, é indispensável criar estratégias para maximizar a geração de caixa, bem como a rentabilidade para novos investimentos, e principalmente efetuar a gestão financeira escolar de maneira eficiente.

Sendo assim, a escola pode surgir de um sonho, mas ela não se mantém apenas com o sonho, são necessárias ações práticas para que a instituição possa crescer de forma sustentável, sendo referência de ensino e de gestão. Pensando nisso, separamos 8 práticas para você efetuar a gestão financeira escolar de forma eficaz e melhorar o desempenho da sua instituição.

1 – Planejamento estratégico

Como em todos os aspectos da vida, tanto profissionais como pessoais, um bom planejamento é a base para o sucesso. Desse modo, o gestor escolar precisa antes de qualquer coisa, planejar o seu orçamento de uma forma bastante minuciosa.

O primeiro passo para uma gestão financeira escolar eficiente é definir com clareza a sua missão, os seus objetivos e metas. Esses três pilares devem ser pensados com cuidado e estruturados com o tempo, a fim de ajudar a definir de forma estratégica os caminhos para buscar os melhores resultados possíveis de rentabilidade.

É preciso colocar tudo no papel para que as novas ideias e alternativas surjam e pensar em curto e longo prazo, sem esquecer de elaborar um plano de gastos para que os custos não ultrapassem o esperado.

Ao elaborar seu planejamento estratégico você deve considerar o que deseja financiar e de que forma isso será feito. Em outras palavras, com quais recursos você poderá contar e o que poderá fazer com eles.

Não deixe de analisar cada cenário mercadológico e a partir daí, definir objetivos concretos pautados na realidade da sua instituição.

2 – Plano de ação

A elaboração de um plano de ação é necessária porque por meio dele será possível definir uma projeção mensal de receitas e despesas. Após examinar as projeções financeiras, a direção avaliará se o previsto está alinhado com as metas gerais e com as expectativas dos investidores e/ou sócios.

No plano de ação, deve-se incluir todas as medidas previstas com base nas metas e objetivos da instituição, a ordem como essas ações serão executadas e os recursos necessários para desenvolvê-las.

Mais uma vez é necessário analisar a realidade da escola. Algumas iniciativas podem ser essenciais, como por exemplo, obras estruturais, outras podem esperar um tempo, se isso não acarretar algum tipo de prejuízo para o funcionamento da escola ou atendimento dos alunos.

É necessário saber o que é prioridade no seu plano de ação e o que deverá esperar a liberação de mais recursos para poder ser feito. Essa decisão deve ser pautada em um bom estudo das condições da escola em cada período e os colaboradores podem auxiliar muito nesse sentido, já que participam efetivamente das rotinas da escola e conseguem apontar com propriedade as necessidades mais relevantes.

3 – Orçamento para próximos períodos

Posterior à avaliação, deverá ser apresentado aos sócios, o orçamento para os próximos períodos (semanas, quinzenas, meses, trimestres, semestres e anos), dessa forma, será possível avaliar as alternativas apresentadas e aprovar as que mais se aproximam da realidade escolar e dar expectativas para os próximos passos.

O orçamento precisa ser fiel a realidade da escola e considerar diversos aspectos, inclusive no que diz respeito à inadimplência, se esse for um problema com o qual a escola normalmente tem que lidar.

Trabalhar as projeções futuras é essencial porque é o que garante que a escola irá continuar funcionando no nos períodos vindouros. Ter esse tipo de clareza torna possível estar preparado para cobrir todas as despesas básicas quando elas surgirem.

É importante reunir todas as necessidades importantes e que normalmente são comuns nas escolas como manutenção da estrutura escolar, aquisição de insumos, gastos com melhorias, entre outras.

4 – Acompanhamento de resultados e ações corretivas da gestão financeira escolar

Na gestão financeira escolar, sem dúvida alguma, é importante acompanhar mensalmente os números da instituição. O fechamento deve ser logo nos primeiros dias do mês subsequente, comparando os resultados mensais com o que foi previsto no orçamento, e em caso de desvio do planejado, propor ações de correção.

É importante também comparar os resultados com os padrões seguidos pelos mercado dentro do segmento escolar, dessa forma, você consegue mensurar se os seus números estão acompanhando as tendências do setor ou se há algo fora da curva que precisa ser revisto.

Essa medida é importante porque realizar ações corretivas assim que uma falha é identificada, permite que a gestão consiga evitar maiores danos do que no caso de demorar muito para encontrar uma solução e perder tempo e dinheiro demais até que as correções sejam realizadas.

De modo geral, algumas das métricas que devem ser acompanhadas pela gestão financeira escolar são:

– Folha de pagamento

– Despesas com insumos e gastos gerais

– Descontos nas mensalidades

– Despesas com marketing

– Gastos com estrutura e infraestrutura

– Despesas administrativas

– Gastos com realização de eventos

5 – Avaliação da rentabilidade

Os quesitos voltados à rentabilidade da instituição devem ser avaliados pelo menos duas vezes ao ano. Quando falamos em rentabilidade, devemos avaliar a questão considerando vários aspectos, mas um dos principais diz respeito ao benchmark, análise comparativa de produtos ou de serviços, baseada na performance da concorrência.

É preciso levar em conta também as projeções que a própria instituição definiu em seu plano de ação. Caso os números estejam muito abaixo do esperado, é fundamental identificar as causas e os riscos e adotar medidas corretivas.

Em muitos casos, o problema pode estar, entre outros aspectos, no desperdício dos insumos escolares, algo que muitas vezes passa despercebido se não houver um acompanhamento efetivo de todos os processos da escola.

Gastos em excesso podem levar a um desequilíbrio financeiro bastante considerável. Dessa forma, analise todos os dados reunidos e perceba se uma redução nas despesas pode ajudar a solucionar o problema. Você pode identificar se é possível investir menos recursos em determinados produtos ou serviços como:

– Materiais de escritório

– Materiais pedagógicos

– Despesas administrativas

– Eventos

– Material de limpeza

Perceba que quando falamos em redução de despesas, não queremos dizer que você deve deixar de investir na melhoria e desenvolvimento da sua instituição, mas somente que é preciso administrar os recursos escolares com parcimônia e responsabilidade para que os gastos não ultrapassem os limites financeiros da escola.

6 – Contas a pagar e receber

Há a necessidade de se avaliar mensalmente a situação financeira da instituição, com a inclusão do recebimento à vista, elaborando o tão falado fluxo de caixa.

A sugestão é que ao fazer o fluxo de caixa projetado, a escola lembre-se de contemplar as despesas que deverão ser provisionadas mensalmente, porém, serão desembolsadas no final do ano ou concentradas em outros períodos.

Essa dica é importante porque muitas instituições deixam para pensar em despesas esporádicas somente quando elas estão se aproximando, o que gera um risco muito grande para a instituição, caso essas despesas tenham que ser custeadas justamente em um período de instabilidade.

Programar-se para cumprir os compromissos financeiros é a melhor forma de evitar imprevistos e garantir que nada saia do controle e principalmente, que um desajuste financeiro ocorra. Considere que a ruína de alguns negócios começam de forma sutil até alcançarem uma situação irreversível.

7 – Gestão de caixa e empréstimos

Na gestão financeira escolar, a área que demanda especial atenção é a de gestão do caixa. Toda e qualquer necessidade de investimentos e gastos precisa estar dentro do mais absoluto controle, assim como todos os recebimentos.

Justamente por esse motivo é muito importante que o gestor financeiro tenha pleno domínio das receitas da instituição e de todo o seu capital, além de estar ciente das deficiências financeiras da instituição em cada fase do seu funcionamento.

É preciso ter muita atenção também ao tomar decisões de investimentos que envolvam a necessidade de empréstimos, pois, caso esse tipo de obrigação seja firmada, é fundamental adequar seu pagamento e juros decorrentes da transação ao fluxo de caixa da instituição.

Na gestão de caixa também é fundamental considerar as projeções futuras e as instabilidades do mercado. Lembre-se, a realidade econômica do país muda constantemente e o cenário que hoje é positivo, amanhã pode se tornar obscuro.

A missão aqui é sempre considerar medidas de economia que possam possibilitar mais segurança e garantias de recursos, sem resultar em perda na qualidade dos serviços oferecidos.

8 – Conhecimento dos índices de análise econômico-financeira

Os índices para análise de desempenho precisam nortear todo o trabalho da gestão financeira e eles são como uma vela acesa num ambiente escuro, ou seja, é o que possibilita uma visão geral e clara dos pontos críticos da gestão financeira escolar, principalmente para ter conhecimento sobre custos de oportunidade, índice de liquidez e rentabilidade.

O mantenedor da instituição, via de regra, não precisa saber fazer a gestão financeira escolar completa, porém é indispensável que saiba da existência de ferramentas para o acompanhamento do desempenho de sua instituição, baseados em uso de tecnologia, inteligência e precisão.

O mercado disponibiliza várias ferramentas para esse tipo de necessidade, os chamados software de gestão escolar, que facilitam a vida do gestor porque ajudam no controle de todos processos da escola, incluindo os financeiros. Trata-se de uma alternativa para otimizar os trabalhos, obter projeções e demais números muito mais precisos, além de eliminar as chances de erro, já que estamos falando de um sistema completamente automatizado.

Como você pôde acompanhar aqui, ter uma escola de sucesso vai muito além da qualidade do ensino, é necessário dedicação diária para manter a instituição saudável no aspecto pedagógico, mas também em sua estrutura financeira, pois de nada vale possuir um excelente método de ensino, conquistar novos clientes, mas não conseguir manter a estrutura conquistada.

Uma coisa é certa, se você gestor ou gestora tem dúvidas relacionadas a gestão financeira escolar, deve procurar ajuda de profissionais qualificados e com experiência comprovada na área educacional, pois eles poderão orientá-lo a montar o planejamento estratégico para que você não perca tempo com ações que não resolverão as problemáticas do dia a dia administrativo escolar.

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