planejamento financeiro escolar

6 evidências de um planejamento financeiro escolar ineficiente

O Planejamento Financeiro Escolar é uma prática que vai definir quanto a empresa pretende gastar durante um período e quanto ela pretende crescer. Para criar essa estimativa é necessário que a escola tenha uma média de quanto está tendo de despesa e de receita (contando com as previsões de inadimplência). 

Acontece que se a instituição utiliza métodos de gestão financeira ultrapassados, as chances de que o planejamento financeiro escolar seja ineficiente é muito grande. Ao final do período há chances de que o departamento encontre uma grande diferença entre o que foi planejado e o que foi conquistado.

Neste artigo, listamos 6 evidências de que o seu planejamento financeiro escolar está sendo ineficiente. Quer saber quais são? 

Por que o planejamento financeiro escolar é importante? 

As instituições de ensino são empresas e assim como qualquer outra dependem que as entradas e saídas de dinheiro estejam organizadas e controladas. 

O conserto de equipamentos, os salários dos funcionários, o investimento em inovação, mobiliário e infraestrutura, além de livros, apostilas e outros recursos utilizados em sala de aula dependem de quanto a instituição de ensino está fazendo entrar em seu caixa. Quanto maior for o rendimento, maiores serão as chances de investir no melhor para a educação dos alunos. 

Porém, para que todos esses investimentos sejam feitos, para que a instituição saiba se conseguirá manter o seu quadro de funcionários e se poderá aumentar a sua estrutura é preciso ter uma estimativa de quanto terá em caixa e quanto desse valor será utilizado em cada situação. 

Esses são apenas alguns motivos que fazem do planejamento financeiro escolar uma estratégia tão necessária. Com base nas estimativas apresentadas por ele, a escola poderá se programar para executar suas metas e até se preparar para possíveis eventualidades. 

Um planejamento financeiro escolar precisa ser eficiente, caso contrário, mesmo planejando todas as despesas e estimando o lucro, a instituição pode terminar o período bem distante daquilo que previu. Mas como saber se o planejamento financeiro de uma escola é eficiente ou não? É o que veremos a seguir. 

6 evidências de um planejamento financeiro escolar ineficiente

1. Tarefas complexas, demoradas e que exigem muitas etapas 

Quando um funcionário precisa dedicar muito tempo de seu dia para concluir uma tarefa, significa que ela não está sendo feita da maneira mais produtiva possível. Logo, o que não é produtivo não é econômico e tão pouco eficiente. 

Normalmente, essas atividades são complexas, exigem processos repetitivos e em muitas etapas para que sejam concluídas. Quanto maior for o número de passos a serem feitos em uma única atividade, maiores serão as chances de erro. Se a tarefa exige uma supervisão ou revisão, a empresa terá mais um funcionário demandando o seu tempo naquela função.

Solução: minimizar o número de etapas que precisam ser feitas por um funcionário com um sistema integrado. A inserção dos dados de um aluno em um sistema unificado, por exemplo, vai permitir que qualquer departamento utilize as informações sem que seja preciso inserir ou digitar tudo novamente. 

2. Dados distribuídos em sistemas ou planilhas diferentes

As planilhas são ótimas ferramentas de gestão e organização, quem domina a utilização desse mecanismo consegue fazer verdadeiros milagres. O problema é que é muito comum que os departamentos financeiros e administrativos utilizem mais de uma planilha para gerenciar seus dados. 

Manter os dados espalhados em planilhas diferentes exige um tempo maior para chegar até uma informação. Além disso, como são muitas fontes para gerenciar fica muito mais difícil de encontrar um erro em alguma delas, se encontrar é porque, provavelmente, o erro já está acontecendo há um bom tempo. 

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Solução: utilizar um sistema que emita relatórios de dados e esteja sincronizado com outras ferramentas utilizadas pelos departamentos. Poder importar as informações de uma planilha para o sistema vai eliminar muitas horas e até dias de trabalho.

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3. Centralização de informações e conhecimentos

Na sua empresa tem algum funcionário bem antigo? Aquele que sabe tudo e que todos usam para sanar dúvidas? Se a resposta for sim, provavelmente é porque ele adquiriu muito conhecimento ao longo da trajetória na escola e não teve tempo ou confiança suficiente para dividir tudo o que sabe com os funcionários mais novos. 

Isso é um grande risco para a empresa, pois se o funcionário ficar doente todos os outros colaboradores ficam na dependência dele. 

Solução: utilizar processos simples e sistemas intuitivos, que ofereçam atendimento e suporte especializado sempre que surgir alguma dúvida. 

4. Geração manual de boletos

Essa prática é bem comum. Muitas instituições de ensino emitem os boletos e carnês para pagamentos das mensalidades de cada aluno, manualmente. Em seguida, o envio desses títulos de pagamento também é feito de forma manual para os e-mails dos responsáveis financeiros ou ficam aguardando a retirada na secretaria da escola.

Quanto tempo não é dedicado nessas atividades que poderiam ser investidos em outras tarefas? 

Solução: gerar os boletos de forma personalizada e simplificada em um sistema que capture todas as informações previamente adicionadas, como valor do curso, da aula, por hora, por turma, etc. 

5. Conferência de pagamentos junto a instituição financeira

Nesse caso, a conferência dos recebimentos pode ser feita junto ao banco, por meio de relatórios enviados ou acessando a conta da empresa, ou ainda por meio de planilhas, fazendo o lançamento e dando baixa nos pagamentos efetuados. 

Essa tarefa, além de exigir muito tempo do profissional, tem um alto índice de erros, pois é uma tarefa totalmente mecânica e que exige completa atenção do funcionário, qualquer interrupção pode comprometer horas de trabalho.

Solução: lançamento automático dos títulos recebidos pelo banco diretamente no sistema financeiro da instituição de ensino. 

6. Inadimplência e recebimentos desordenados

Controlar os recebimentos dos alunos pode ser bem trabalhoso se a escola faz isso por meio de planilhas. Esse método pode fazer com que o financeiro não tenha um acompanhamento real de quais clientes já realizaram os pagamentos e quais ainda estão inadimplentes.

Sempre que um boleto de inadimplência não é pago, a escola precisa gerar novamente o título, de forma manual. 

Solução: relatórios de pagamento e inadimplência, registrar e documentar as negociações e possibilitar que o próprio devedor faça a reemissão de seu boleto online. 

A dificuldade na execução de alguns processos que poderiam ser bem simples acabam atrasando a entrada dos rendimentos no caixa e comprometendo o capital de giro e o planejamento financeiro escolar do período. 

O ideal é que a instituição de ensino conte com um sistema automatizado que execute todas essas tarefas sem que seja necessário demandar muito tempo de um profissional. Por isso, um software de gestão escolar pode ser a solução certa para sua instituição. Clique aqui e entenda tudo sobre esta tecnologia.

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