Cobrança escolar: como realizar a cobrança de alunos sem stress?

A inadimplência é um pesadelo para muitas empresas e principalmente para as instituições de ensino que dependem, exclusivamente, do recurso financeiro para se manter. Por outro lado, a escola não quer perder o aluno inadimplente, quer que ele resolva seus débitos e continue utilizando os serviços da instituição.

Como realizar a cobrança de alunos é uma uma grande dúvida de gestores de escolas e universidades. Pensando nisso, trouxemos esse conteúdo com algumas dicas sobre como lidar com a inadimplência, como realizar a cobrança de alunos e ainda manter o cliente. Quer conferir?

Quando a dívida deve ser cobrada?

Quem define quando cobrar uma dívida é a instituição de ensino, mas algumas recomendações podem facilitar esse processo. Uma delas é quando o boleto venceu ou vai vencer no fim de semana ou um pouco antes, como na quinta-feira ou sexta-feira.

Um boleto tem até três dias úteis para ser compensado, mas isso pode variar de acordo com o banco. Quando o pagamento é feito na quinta-feira, sexta-feira ou fim de semana não há tempo hábil para que ele seja compensado. Por isso, não é recomendado que a cobrança seja feita na segunda-feira seguinte.

O ideal é contar cinco dias úteis desde o vencimento do documento, esse intervalo é tempo suficiente para que a compensação seja feita e comunicada a empresa.

Por outro lado, se o aluno já tem histórico de inadimplência ou já está com outros débitos em aberto, é melhor ter cautela com a cobrança. A seguir você vai conferir algumas recomendações para te ajudar sobre como realizar a cobrança de alunos da melhor forma possível.

Como realizar a cobrança de alunos?

Antes de mais nada, é importante ter em mente que o aluno e sua família podem estar passando por dificuldades tanto financeiras quanto emocionais. Há casos de alunos que entraram para lista de inadimplência da escola depois que o responsável financeiro pelas suas despesas faleceu, por exemplo.

Ter um canal aberto de comunicação com pais e alunos pode ajudar nesses casos, mas em todos os outros ter um pouco de cautela é fundamental. Veja nossas dicas.

Evite constrangimentos

O ideal é não envolver um aluno, que não é responsável pelo pagamento, nesse assunto. Afinal, ele não é seu próprio responsável financeiro, por isso não deve se preocupar com esse problema que pode, inclusive, prejudicar seu rendimento na escola.

A lei 9.870 diz que nenhum aluno pode sofrer constrangimento para que o pagamento de seu débito seja feito e proíbe algumas práticas como a retenção de documentos ou o impedimento da realização de provas, testes e outras penalidades. Veja todas as medidas que a escola não pode tomar.

Por outro lado, é possível tomar algumas medidas legais, no caso de situações extremas, como uso de medidas judiciais para exigir o pagamento e não permitir a renovação da matrícula. Nesse último caso, a lei não cita nada sobre questões psicológicas, como a alegação de que o aluno pode sofrer traumas na transferência de escola.

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Seja sutil ao negociar

Quando uma família se torna devedora da escola em que os filhos estudam é porque está passando por sérios problemas financeiros e, muitas vezes, não enxergam formas ou alternativas para resolver esse problema.

A escola precisa oferecer um canal para que a negociação seja feita da melhor forma para ambos. Muitas vezes, o responsável deixa passar uma mensalidade, quando chega a segunda o problema aumenta e acaba tornando algo muito maior.

Por isso, uma dica importante de como realizar a cobrança de alunos é que os profissionais da escola estejam capacitados para lidar com esse tipo de problema. Fazer cobranças em tom de ameaça não é, nem de longe, a melhor forma de cobrar um pai ou aluno inadimplente.

Ofereça um canal de atendimento para que ele possa conversar e expor seus problemas, facilitando a comunicação entre os dois lados. Tente analisar, de forma conjunta, qual seria a melhor forma de liquidar a dívida. Nesse caso, a escola precisa ser flexível.

Se o aluno está há muitos anos naquela instituição, as chances de ele mudar para outra escola são muito pequenas, pois já existe um vínculo que foi criado, é interessante para ele e para os pais que ele continue na mesma escola, isso quer dizer que estarão abertos para negociar.

Exponha os principais riscos que a inadimplência pode causar a escola, principalmente se os pais e aluno não tiverem pretensão de solicitar uma transferência.

Ofereça atendimento especializado

Se você tem dúvidas sobre como realizar a cobrança de alunos sem stress, aposte em um atendimento profissional e especializado ou um espaço de acolhimento. Essa pode ser uma forma de aproximar os pais e alunos.

Isso porque algumas famílias acabam se afastando da escola por vergonha da exposição. Um espaço onde eles possam conversar e enfrentar o problema pode reaproximá-los.

Há mulheres, que após se separarem de seus maridos, acabam assumindo as responsabilidades da casa sem nenhum apoio, com isso as despesas acabam saindo fora de controle. Receber orientação de um profissional pode ser importante para elas nesse momento.

Não deixe a inadimplência acontecer

Aos primeiros sinais de falta ou atraso de pagamento a escola pode começar a tomar atitudes para evitar que a inadimplência vire uma realidade.

Percebeu que alguns pais estão atrasando os pagamentos dos boletos? Verifique a possibilidade de alterar as datas de vencimento e entre em contato com os pais para confirmar se há interesse.

Algum pai com um boleto em atraso superior a 15 dias? Entre em contato e tente negociar a quitação desse débito, ofereça mais de uma forma de pagamento ou um desconto caso ele decida pagar junto com outro boleto que ainda não venceu.

Ofereça um suporte para pais que sabem que terão problemas com o pagamento no futuro. Crie um seguro que garante o pagamento de mensalidades em caso de falecimento etc. Avalie as melhores opções para a sua instituição.

Conte com um software de gestão

Um software de gestão vai auxiliar a escola com o processo de cobrança e controle dos pagamentos das mensalidades.

Com um sistema de gestão é possível controlar os perfis que estão inadimplentes, gerenciar os recebimentos dos boletos, gerar boletos atualizados, criar lembretes e mensagens de cobrança, além de outras funcionalidades que vão automatizar o processo e otimizar o tempo dos profissionais.