7 despesas escolares que todo gestor precisa estar sempre atento

​​Para que a instituição de ensino possa funcionar de forma eficiente e produtiva e, assim, alcançar seus objetivos, é de fundamental importância que o gestor conheça todas (ou as principais) despesas que impactam na saúde financeira da escola. Sem esse conhecimento, certamente, a gestão financeira escolar poderá ser comprometida.

Tendo isso em vista, elaboramos este conteúdo para apresentar sete despesas escolares que o gestor precisa estar sempre atento. São informações que podem te ajudar a entender melhor quais são as despesas escolares e como você pode gerenciá-las, de maneira a alcançar maior economia. Veja!

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Antes, que tal entendermos o que são despesas?​

​Basicamente, podemos compreender as despesas como gastos administrativos​ e com investimentos que possibilitem o funcionamento adequado da escola, bem como seu crescimento.

As despesas, vale dizer, podem ser fixas ou variáveis e são essenciais para que a escola possa desenvolver seu trabalho de forma eficiente, produtiva e econômica.

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Sete despesas escolares que o gestor precisa estar atento​

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1. Aluguel de edifício​

Muitas escolas não contam com edifício próprio. Diante dessa realidade, elas alugam um edifício para garantir o funcionamento de suas operações, como a ministração de aulas e atendimento aos pais dos alunos.

No entanto, essa é uma decisão que gera uma despesa fixa para a escola, cujo preço varia conforme o tamanho do edifício e da capacidade escolar. É importante que o gestor fique atento a essa despesa, pois ela pode aumentar anualmente, conforme atualização do valor do aluguel.

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2. Impostos/tributos​

​Embora as instituições de ensino contem com alguns benefícios fiscais, em virtude do papel que desempenham na sociedade, é importante que o gestor financeiro da escola fique atento às despesas geradas pelos encargos trabalhistas. É papel da escola custear os encargos trabalhistas dos seus funcionários, pagando INSS e outros direitos previstos em lei.

Dessa maneira, a escola evita penalizações e/ou multas que podem comprometer seu financeiro. ​​
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3. Compra de material de apoio​

Outra despesa observada em uma escola é com a compra de material de apoio para garantir o funcionamento adequado da instituição de ensino, como papel, caneta, apostilas, caixas de organização etc.

O ideal é que o gestor fique atento ao volume de gastos com relação ao material de apoio, pois, hoje, como sabemos, pode uma instituição de ensino adotar práticas modernas para reduzir custos, como, por exemplo, uma tecnologia de gestão, que pode, ainda, automatizar algumas tarefas, como a emissão de boletos ou de relatórios gerenciais.

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4. Marketing e publicidade​

O marketing é uma estratégia de fundamental importância para que a escola aumente sua visibilidade em uma determinada região. A partir dessa solução, a instituição de ensino pode alcançar seus objetivos de forma mais ágil, como o aumento do número de alunos.

Em todo caso, é importante garantir que o dinheiro aplicado ao marketing/publicidade esteja realmente trazendo os resultados esperados. Uma forma de fazer isso é monitorando as ações de marketing, bem como os resultados que elas trazem. Caso algum problema seja identificado, o gestor deve adotar uma solução para que a instituição de ensino não seja prejudicada.

E, como já dissemos, a melhor maneira de controlar as ações de uma instituição de ensino, sobretudo com relação aos seus gastos, é contando com uma tecnologia de gestão, que ofereça os recursos de que precisa para realizar uma gestão financeira completa.

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5.​ Consumo de água, luz e internet​

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​O consumo​ de água, luz e internet também se apresenta como uma despesa que pode impactar negativamente o financeiro da escola e, por essa razão, o gestor deve ficar de olhos bem abertos, com o objetivo de controlá-la.

Ao monitorar as despesas com o consumo de água, luz e internet, você pode implementar ações na escola com o objetivo de reduzir custos e, assim, de garantir a saúde financeira do seu negócio. Por exemplo, orientar as equipes de trabalho a desligarem o ar-condicionado quando a sala não estiver em uso ou colocar um computador em modo descanso quando também não estiver sendo utilizado.

É a melhor forma de garantir que a sua escola não apenas reduza custos, mas também que cresça de forma saudável e ágil.
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6. Qualificação/formação da equipe de trabalho​

Embora se trate de uma despesa essencial para a escola que busca se tornar a melhor do mercado, as despesas com a qualificação/formação de sua equipe de trabalho também devem entrar em sua mira. É sempre bom verificar quanto do orçamento a escola está destinando para investir na qualificação de suas equipes de trabalho.

Em momentos de crise, como é o caso da pandemia de Covid-19, ter essa informação pode ajudar melhor o gestor a tomar decisões cada vez mais assertivas, que o faça reduzir custos e garantir a sobrevivência de seu negócio.

A melhor forma​ de garantir o crescimento saudável de sua escola é acompanhar qualquer que seja a despesa ou gasto. Assim, você saberá exatamente o que fazer nos momentos de crises ou necessidades. ​

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7. Folha de pagamento do setor administrativo​

Fique atento também às despesas que sua escola tem quanto à folha de pagamento do setor administrativo. Nesse caso, podemos compreender o setor administrativo da escola como qualquer função ou cargo que colabora para que a instituição de ensino alcance seus objetivos com eficiência e produtividade, sendo alguns exemplos nesse sentido o atendimento ao cliente, controle do fluxo de caixa, controle de estoque etc.

Essa atenção se faz importante porque não é recomendado que a escola gaste muito do seu orçamento com a folha de pagamento, pois isso pode prejudicar o alcance de seus objetivos, uma vez que a impede de utilizar seus recursos em outras áreas. Por exemplo, o ideal é que a escola determine de forma saudável quanto do seu orçamento será destinado para a contratação de pessoal para o setor administrativo, sem que isso implique qualquer problema para a saúde financeira da instituição.

Como dissemos, a melhor forma de gerir as despesas de sua escola é contando com um sistema de gestão completo, que coloque em você em contato com dados confiáveis, que podem ser utilizados para garantir que tome decisões cada vez mais assertivas. Por isso, não deixe de investir em um software de gestão escolar.
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