Ferramentas de gestão: como fazer a escolha certa?

As ferramentas de gestão ajudam as instituições a crescerem de forma escalável e eficiente. Portanto, esses recursos são extremamente importantes para todos os centros educacionais. Mas como escolher a ferramenta certa? Atualmente, essa dúvida é muito comum, afinal, muitos gestores não conhecem com profundidade os benefícios proporcionados por esses softwares.

Por esse motivo, elaboramos um artigo sobre essa temática. O objetivo é ajudar a sua instituição de ensino a escolher a ferramenta de gestão mais eficiente para o crescimento do negócio. Então aproveite a leitura para ampliar os seus horizontes. Você não vai se arrepender!

Como escolher as ferramentas de gestão mais adequadas?

Para escolher as ferramentas de gestão mais adequadas é preciso elaborar um planejamento eficiente. Aliás, a ausência de um plano de ação pode provocar um atraso nesse processo, desencadeando na perda de tempo e dinheiro. Por isso é recomendado estudar as reais necessidades da sua empresa, de modo a alinhá-las com os benefícios proporcionados pelos softwares de gerenciamento.

Em outras palavras, é necessário fazer um estudo dos recursos oferecidos pelas ferramentas de gestão. Desse modo, você descobrirá se as soluções oferecidas por elas apresentam a capacidade de suprir as necessidades da sua escola. Mas como fazer isso? Veja a seguir!

1. Realize um diagnóstico da instituição de ensino

Um dos maiores erros cometidos pelas instituições de ensino consiste na pressa de encontrar um software ideal. Nesse sentido, a busca por resultados ágeis estimula os gestores a contratarem uma ferramenta antes de analisarem as reais necessidades da escola. Por esse motivo, é comum que os resultados obtidos se mostrem diferentes daqueles que foram planejados. Até porque muitas questões devem ser consideradas antes de escolher um software de gestão escolar.

Para resolver esse problema é necessário fazer um diagnóstico aprofundado da instituição de ensino. Em outras palavras, descubra quais são os departamentos que enfrentam maiores níveis de dificuldades. Junto a isso, anote todos os mecanismos que precisam ser melhorados. Dessa forma a sua escola poderá se apoiar em bases sólidas no momento de estudar as ferramentas de gestão ideais.

2. Analise os recursos das ferramentas de gestão

Em primeiro lugar, vale a pena ressaltar a necessidade de realizar uma análise aprofundada sobre as ferramentas de gestão antes de contratá-las. Afinal, os recursos oferecidos por elas precisam apresentar grandes soluções para o planejamento pedagógico das escolas. Aliás, muitos gestores erram nesse momento, pois a falta de um estudo aprofundado tende a resultar na escolha de uma ferramenta ineficiente para a segmentação de mercado no qual estão inseridos. Tenha em mente que a ferramenta ideal precisa oferecer os recursos necessários para a prática de uma gestão escolar promissora.

Além disso, é recomendado que os gestores adquiram conhecimento para explorar ao máximo as suas funcionalidades. Também é indicado treinar a equipe para trabalhar com esses softwares. Até porque, para que os resultados das tarefas se mostrem eficientes, é fundamental que os colaboradores conheçam com excelência todas as funcionalidades e metodologias presentes nas ferramentas de gestão.

3. Estude a qualidade dos serviços oferecidos

Para fazer a escolha certa, é imprescindível que o software de gestão ofereça serviços de ótima qualidade. Isso significa a possibilidade de otimização das tarefas, bem como a facilidade de utilização do painel administrativo. Além disso, a ferramenta deve garantir a proteção aos dados e informações que serão armazenadas nela. Dessa forma será possível trabalhar com tranquilidade e segurança.

4. Avalie a capacidade de comunicação do software

Antes de adquirir os serviços da plataforma, analise a capacidade de comunicação e integração entre os setores proporcionada por ela. Tenha em mente que essa funcionalidade precisa assegurar um bom diálogo entre todos os departamentos presentes na instituição de ensino. Isso inclui o setor pedagógico, financeiro e acadêmico. Dessa forma, será possível obter resultados cada vez mais promissores e efetivos. Com base nisso, estude as ferramentas de gestão que permitem a realização de um diálogo em tempo real, de modo a evitar os famosos ruídos na comunicação.

5. Identifique a capacidade de captar alunos

De fato, alguns alunos que visitam a sua instituição de ensino optam por não efetuar a matrícula. Mas por que isso ocorre? Além disso, os que resolveram realizar a matrícula vieram de qual escola? Essas informações podem ser necessárias para melhorar as futuras estratégias. Diante disso, identifique os softwares capazes de realizar uma gestão de alunos eficiente. Estude também a possibilidade de oferecer as matrículas de forma online. Esse procedimento poderá aumentar o número de alunos, bem como desafogar a secretaria.

6. Analise o processo de gestão de provas

O mecanismo de elaboração e correção das provas demanda muito tempo dos professores. Por isso é recomendado que as ferramentas realizem esse processo de forma automática. Esse cuidado ajudará a otimizar a rotina de trabalho da equipe, de modo a oferecer um ensino cada vez mais qualificado.

7. Estude a possibilidade da mensuração dos resultados

Além de oferecer diversos recursos para facilitar a realização das atividades rotineiras, as ferramentas de gestão devem proporcionar a possibilidade de analisar a métricas. Isso significa que o software ideal apresenta a capacidade de mensurar os resultados. Afinal, sem essa etapa seria impossível perceber se as ações praticadas estão demonstrando eficiência.

Não é novidade que para garantir o crescimento da instituição de ensino, o gestor precisa compreender se o plano de ação utilizado está, de fato, atingindo os objetivos que foram traçados. Desse modo será possível melhorar até mesmo o processo de gestão financeira escolar. Ainda mais porque a escola conseguirá identificar as atividades capazes de aumentar a lucratividade.

Como identificar as ferramentas de gestão mais eficientes?

Antes de tudo, é preciso entender as reais necessidades apresentadas pela sua escola. Dessa forma você poderá identificar os recursos necessários para a realização de todas as atividades. Em algumas situações é preciso recorrer ao uso de mais de uma ferramenta de gestão escolar. No entanto, a boa notícia é que muitos softwares dessa natureza podem ser adquiridos por valores acessíveis. Portanto, será possível obter um grande crescimento por meio de pequenos investimentos.

Ficou com alguma dúvida? Então entre em contato com a nossa equipe. Sentiremos um grande prazer em responder as suas perguntas!