Gestão financeira escolar: como diminuir perdas e conseguir mais recursos?

A gestão financeira escolar é um assunto que assombra você? Embora a questão humanitária e cidadã sempre fale mais alto quando o assunto é educação, a verdade é que, assim como qualquer negócio, a instituição precisa se manter, gerar lucro e trabalhar mercadologicamente a fim de se destacar e consolidar sua atuação na comunidade.

Mas e na prática? Quais são as ações que levam o gestor da escola a dominar as finanças, livrar a escola de prejuízos e captar recursos para investir? É sobre isso que falamos neste artigo. Vamos lá?

O que caracteriza uma gestão financeira escolar eficiente?

Quando falamos em gestão de finanças, a ideia de eficiência precisa ser bem compreendida: quando você alcança o resultado esperado, é eficaz, mas quando utiliza bem os recursos, tirando o máximo deles, a eficiência aparece. Alocar recursos de forma enxuta, sem excessos, é uma prática de sucesso.

Isso significa que, além de administrar o dinheiro e bem se relacionar com os clientes — concretizando vendas, encantando e fidelizando pais e alunos — é preciso se preocupar, também, em não deixar que desperdícios passem. Desde a gestão de estoque até os processos mais operacionais, todas as atividades institucionais precisam ser revisadas.

Como fazer uma boa gestão financeira escolar?

Veja a seguir algumas dicas para manter em dia a saúde financeira da sua instituição.

Controle todas as entradas e saídas

Tenha dois conceitos básicos de contabilidade em mente: a fonte e a aplicação. De onde sai o recurso e onde ele é injetado? Sobre os recursos, além de pensar em receita, pense também em tempo, energia, capital humano, equipamentos, materiais, enfim, tudo que representa um custo ou gasto, seja ele fixo ou não.

Imagine que um responsável paga, no dia da matrícula, as mensalidades anuais de um aluno por meio de cheques a serem descontados mês a mês. Embora a data do fato gerador (competência) seja o dia em que os cheques foram entregues, a movimentação só acontece de verdade quando o dinheiro entra na conta.

Ao mapear essas entradas e saídas — manter o controle do fluxo de caixa —, preste atenção nas datas. Nem sempre a data geradora é a mesma da movimentação. Quando você mantém o controle, consegue enxugar custos e propor outras aplicações mais produtivas para os recursos.

Aplique métricas e avalie resultados

Os indicadores são fundamentais na gestão financeira de qualidade, pois eles são as medidas usadas para saber se o desempenho está indo na direção planejada. Antes de qualquer coisa, as metas devem ser estabelecidas, certo?

O planejamento estratégico, afinal, é isso: definir grandes objetivos, estabelecer metas (propósitos em função do tempo) e traçar esquemas para alcançá-las. Acompanhando as ações planejadas, você consegue avaliar se tudo está se saindo como deveria.

Assim, é mais simples prever cenários e fazer ajustes antes que prejuízos ocorram. Reúna-se com a sua equipe e delibere sobre quais são os índices mais importantes.

Use a tecnologia para organização

As finanças não podem ser passíveis de erros. Isso causa prejuízos e, em casos extremos, pode levar até a complicações judiciais. Sendo assim, nada de contar com a mão de obra pura dos colaboradores, deixar tudo sob responsabilidade de uma só pessoa ou depender de inúmeras planilhas manuais.

O ideal é utilizar um sistema de gestão financeira específico para a área: um software que seja voltado para a gestão escolar, e em que todas as integrações sejam feitas de forma automatizada. Um pagamento pode, por exemplo, ser compensado e, em seguida, lançar o comprovante automaticamente. É possível, ainda, enviar os dados para a área de cobrança.

Dados sobre retenção — entre tantos outros que podem ser usados estrategicamente — também são contemplados quando se utiliza um programa de gestão financeira escolar. Assim, você tem o auxílio de uma ferramenta que nunca erra e, além disso, economiza recursos e automatiza todos os processos, ganhando agilidade e produtividade.

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