Automação do pagamento de boleto escolar: como tornar isso uma realidade?

O pagamento de boleto é uma condição que contribui diretamente para a adimplência escolar. Afinal, ele possibilita ao aluno (ou responsável) a arcar com as mensalidades de várias maneiras (internet banking, caixas eletrônicos, lotéricas, entre outras), o que facilita bastante o processo.

Tão importante quanto a flexibilidade dos boletos escolares é a otimização dos procedimentos de cobrança da instituição de ensino. Como assim? Podemos explicar em uma só palavra: automação.

Automatizar a emissão do documento é um ótimo avanço para a gestão financeira de uma escola não somente pela redução da inadimplência, mas por agilizar um processo que pode sobrecarregar o atendimento, bem como resultar ineficiência operacional.

Quer trazer a automatização para a sua gestão escolar? A seguir, explicamos como a integração entre software e sistema de pagamentos torna isso realidade em cinco etapas. Acompanhe!

Geração de boleto

A primeira etapa é solicitar a emissão do boleto por parte da escola. Supondo que o aluno tenha fechado a sua matrícula, o departamento financeiro pode gerar um boleto referente à mensalidade ou, se preferir, todos os boletos relativos ao semestre.

O procedimento é realizado a partir do software de gestão escolar. No próprio sistema, o operador preenche os campos com as informações necessárias e confirma a solicitação. Até mesmo o aluno — contanto que tenha acesso ao sistema —, está habilitado a fazê-la.

Integração com o servidor

Confirmada a solicitação por meio do software, eis que ocorre a integração deste com o servidor que se comunica com o sistema de pagamento, o qual se encontra pronto para redirecionar todas as informações à aplicação interna.

Ou seja, a informação é recebida pelo servidor, que a repassa para a equipe responsável pela comunicação com as redes bancárias, incumbida da etapa seguinte — a qual chamamos “processamento”.

Processamento e encaminhamento da cobrança

Essa etapa funciona como se a escola encaminhasse o arquivo de registro dos boletos ao banco por meio do Centro Nacional de Automação Bancária (CNAB). Em seguida, o boleto é encaminhado para o pagador.

Com a integração de serviços online e a decorrente automação do software tudo ocorre automaticamente, de modo que o aluno / responsável ou a tesouraria da escola recebam o boleto para impressão (no primeiro caso, via e-mail). 

Por mais que uma série de tarefas ocorram durante o processamento, a automatização faz com que ele seja concluído rapidamente. Evidentemente, a qualidade da conexão banda larga é determinante para o sucesso da operação.

Confirmação do pagamento de boleto

Assim que o pagamento for confirmado pelo servidor, a escola é imediatamente notificada (por meio do software) e efetua a baixa de forma automática. O mesmo acontece se não houver pagamento, porém a próxima ação é realizada pela equipe de cobrança.

Por fim, a automação dos títulos permite à escola o funcionamento similar ao boleto sem registro, visto que não requer o burocrático processo de envio de arquivo para o registro no banco. Ao mesmo tempo, o pagamento do valor correto é garantido porque, neste caso, o registro acontece.

Ao entender como funciona o processo de emissão automática de boletos escolares, acreditamos que você tenha percebido que a automação é uma excelente alternativa não só a pais e alunos, mas para a própria instituição de ensino, que, com menos esforços, tende a receber o pagamento mais rapidamente.

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