Por que as atividades repetitivas são vilãs da produtividade na gestão escolar?

Não é nada agradável finalizar uma tarefa e descobrir que outra idêntica se aproxima com um prazo muito menor. Os trabalhos repetitivos desagradam funcionários e gestores, por isso, é um dos inimigos declarado da produtividade na gestão escolar.

Nas últimas décadas, a gestão escolar evoluiu da promoção de ambientes de trabalho competitivos para o desenvolvimento de um ambiente produtivo. Como parte desta evolução, as escolas colocaram uma ênfase cada vez maior na construção de equipes e na transformação digital, de modo que seja ensinado as habilidades colaborativas essenciais do trabalho.

Dessa forma, é possível ajudar os colaboradores a desenvolver confiança uns nos outros, as habilidades de cada um e otimizar processos que eram lentos, demorados e repetitivos.

Pensando nisso, fizemos um levantamento sobre os principais problemas causados pelas atividades repetitivas e manuais, e criamos uma série de soluções para otimizar a produtividade na gestão escolar.

O que sua escola perde com trabalhos repetitivos e demorados?

Tão emocionante quanto a vida de um secretário escolar, é você ter que lidar com tarefas mundanas. Por “tarefas mundanas”, entenda como processos repetitivos, tediosos, improdutivos e o mais importante, necessários.

Os processos repetitivos levam os funcionários ao tédio e a desmotivação. Embora seja natural que os colaboradores se tornem desinteressados depois de fazer o mesmo trabalho repetidamente, você tem a responsabilidade de garantir que os trabalhadores desenvolvam seu trabalho com motivação.

Agora, o que os secretários escolares de todas as instituições fazem para resolver definitivamente sobre essas tarefas repetitivas? Existe alguma forma de otimizar esses processos diários e resgatar a motivação da equipe para dedicarem seu tempo para as coisas realmente importantes? Aqui estão algumas grandes lições para trazer de volta um ambiente de trabalho saudável para sua instituição. Veja o que separamos.

Aumente a produtividade na gestão escolar

Atualmente no mercado global, quase todas as empresas estão se sentindo pressionadas para que os bens sejam comercializados rapidamente e sejam os primeiros a comercializar sempre que possível. Em um ambiente altamente competitivo, como as instituições de ensino, também estão sob grande pressão para economizar suas operações e assim melhorar suas margens, já que nem sempre é possível aumentar os preços.

A necessidade de garantir e melhorar a produtividade dos funcionários é uma realidade que nenhum negócio pode ignorar. Se você executar um negócio, você vai querer evitar de fazer algo repetitivo e rotineiro quando puder, embora seja inevitável que você encontre fatores que possam enfraquecer ou extinguir a motivação dos funcionários e diminuir a produtividade.

Claro, você precisará mitigar esses exterminadores de produtividade e o primeiro passo a seguir é identificar esses fatores, para que você possa evitá-los de forma consciente. Você também deve suprimi-los se eles já existirem, no entanto, apenas evitar não é suficiente. Uma posição pró-ativa sempre é preferível.

Utilize a tecnologia e garanta a produtividade na gestão escolar

Recusar-se a aproveitar a tecnologia pode ser considerado um grave erro para qualquer empresa, principalmente as instituições de ensino.

Existem muitas tecnologias que aumentam significativamente a produtividade na gestão escolar, apenas para enfatizar, usar a tecnologia não é apenas ter computadores e uma conexão com a Internet no escritório. Também é importante estudar e utilizar diferentes soluções de software como um sistema de gestão escolar, que podem melhorar a produtividade dos funcionários.

Aplicativos colaborativos como o Asana ou Trello, podem ser muito eficazes para tornar os funcionários mais produtivos, especialmente para instituições de ensino que possuem diversas filiais e são geograficamente distribuídas.

O aumento da mobilidade pode prejudicar as barreiras à produtividade, mas os dispositivos móveis estão disponíveis e permitem o acesso a ferramentas de comunicação e colaboração, bem como documentos e informações relacionados ao trabalho. No entanto, é importante evitar cruzar a vida pessoal com a profissional. É importante manter o equilíbrio entre vida profissional e familiar, e isso deve ser respeitado.

1. Comunique-se de forma eficaz e eficiente

A comunicação, sem dúvida, é um aspecto crucial das operações na gestão escolar. Sem um sistema efetivo de comunicação, você e sua equipe terão dificuldades em alcançar metas e até mesmo em funcionar corretamente, correndo um sério risco de afetar a produtividade na gestão escolar e entrar em colapso.

A comunicação, por sinal, não é apenas o uso simples de dispositivos, como telefones ou trocas de informações verbais e escritas, trata-se principalmente de projetar e usar sistemas de comunicação adequados às necessidades da sua instituição de ensino.

Uma comunicação eficaz e eficiente significa que os funcionários devem conhecer a hierarquia e a experiência dentro da instituição e devem saber a quem abordar suas preocupações.

Em termos de ferramentas, aproveite as plataformas e aplicativos mais modernos que estão disponíveis. As ferramentas próprias para instituições de ensino tornam mais fácil para os funcionários contribuírem com o conhecimento institucional e ajudar colegas com onboard. As suítes de escritório baseadas em nuvem, como o Office 365, contribuem para uma cultura de compartilhamento e ajuda toda a instituição escolar a acelerar a produtividade na gestão escolar.

2. Gerenciamento de documentos

Esse processo foi incorporado em diversos processos de negócios, principalmente na gestão escolar, que variam de ordem de compra e processamento de pedidos para aprovações de orçamento. Solicitações eletrônicas, contratos, matrículas, assinaturas, aprovações e arquivamento são todos orquestrados em um fluxo de trabalho sem papel, de ponta a ponta.

Um assistente virtual é uma ótima maneira de eliminar grandes quantidades de processos repetitivos. Aqui estão alguns dos itens que um assistente virtual pode fazer:

• Agendar compromissos;
• Gerenciar e-mail;
• Organizar arquivos na nuvem, como o Dropbox ou no Google Drive.

A tecnologia é um grande facilitador na otimização e automação de processos escolares, e pode automatizar fluxos de trabalho até o ponto em que a produtividade na gestão escolar seja o ponto principal na resolução de problemas. A automação pode economizar tempo e dinheiro, encantar os clientes que não precisam mais esperar na fila para que uma pessoa da secretaria os atenda e impede um erro humano.

Na sua instituição de ensino você e sua equipe sofrem com falta de tempo para atender pais e alunos, perda de recursos e outros problemas relacionados a atividades repetitivas e manuais? Como você se posiciona para otimizar a produtividade na gestão escolar? Conta aqui pra gente nos comentários.