Redução de custos em instituições de ensino: veja como é possível!
A redução de custos não é uma ação apenas para tempos de crise. Quando se faz a gestão de uma instituição de ensino, é preciso ter sempre em mente o máximo aproveitamento de todos os recursos: eliminando excessos e otimizando processos, o desempenho é mais eficiente.
O problema é quando a necessidade de cortar despesas é iminente e o gestor se vê em um dilema: o que é possível cortar sem prejudicar o padrão de excelência que a instituição entrega em seus serviços?
Pensando nisso, hoje trouxemos alguns pontos importantes que podem ajudar você a deixar o orçamento redondinho. Quer saber mais? Venha conosco e fique por dentro!
Inovação nas tarefas cotidianas
Eficácia é atingir os objetivos. Enquanto isso, a eficiência fala sobre atingir o objetivo aproveitando ao máximo os recursos presentes. A gestão precisa ter um foco: dar eficiência a todos os procedimentos escolares, em todas as áreas, integrando-as.
Mesmo que tudo seja eficaz, ou seja, consiga entregar os resultados, é essencial buscar esse padrão de utilização “correta” de recursos. Dinheiro, tempo, materiais físicos, infraestrutura, capital humano, tudo pode ser considerado aqui.
O ponto importante é ter o aprimoramento constante como meta. Pense na inovação como o ato de encontrar novas e melhores maneiras de executar tarefas cotidianas. Pesquisas de benchmarking e a tecnologia devem ser seus aliados nessa jornada.
Economia com materiais impressos
Utilizar um bom software de gestão, com fácil acesso a responsáveis e alunos, além de um aplicativo mobile, já ajuda a cortar boa parte dos custos: impressões de históricos e documentos acadêmicos, atividades para entrega, materiais complementares, comunicados, boletos etc.
Quanto instituições de ensino não gastam na emissão de documentos? Esse custo pode ser cortado drasticamente: use a tecnologia para disponibilizar arquivos online. Assim, é possível economizar com tinta, impressoras, luz, entre outros recursos, inclusive o tempo de colaboradores envolvidos.
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Corte nas despesas com comunicação
Ao providenciar o acompanhamento via sistema para a comunidade, a gestão elimina o gasto com despesas com telefonemas, por exemplo. A economia de tempo também é evidente, pois você passa a não precisar criar mapas de procedimentos comunicativos e designar colaboradores para esse tipo de atendimento.
Equipe enxuta e produtiva
Embora tarefas repetitivas como comunicação de assuntos pontuais e emissão de documentos façam parte do desempenho escolar, a verdade é que elas não têm a ver com o business, ou seja, não agregam tanto valor ao negócio.
É mais produtivo ter uma equipe trabalhando para gerar resultados reais — prospectando novos alunos ou se empenhando na fidelização, por exemplo — do que executar processos que podem ser automatizados. Se há mais pessoas trabalhando para gerar resultados reais, eliminam-se excessos e aumenta-se a receita.
Auxílio na tomada de decisão financeira
Se o seu sistema não tem total integração com a área financeira, gerando informações para análise, está na hora de trocar de software. Você nunca vai conseguir fazer uma gestão positiva no que diz respeito à redução de custos se não tem plena visualização das fontes e aplicações de receita.
Pense que sempre que a gestão não acompanha de perto dados financeiros, a empresa pode estar “jogando dinheiro pela janela”.
Por isso, é fundamental ter um software escolar especializado e intuitivo, para auxiliar você na tomada de decisão e, dessa forma, promover uma significativa redução de custos. Conte com a parceira de uma organização com vasta experiência no mercado e que ofereça um sistema de gestão acessível e personalizado de acordo com as necessidades da instituição.
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