Rematrícula 2022 em tempos de pandemia

Lá se vai mais um semestre! Parece que o ano iniciou ontem, e quando abrimos os olhos, já passamos da metade. Cada vez mais as escolas estão se preparando para o processo de rematrícula mais cedo, por diversos motivos, entre eles:

• contar com a entrada de dinheiro para as despesas de final de ano;
• planejar a aquisição de materiais didáticos e entrega antecipada;
• assegurar as vagas de alunos e saber quantas vagas poderá abrir para o público externo.

Relembrando as rematrículas de 2020/2021

No ano passado, nas rematrículas para 2021, o processo foi um tanto complicado e muitas instituições tiveram que adotar medidas da noite para o dia. Em pleno cenário de pandemia, ninguém sabia ao certo quais seriam as possibilidades para esse ano. Muitos fatores foram levantados:

• a necessidade de atendimento presencial e circulação de pessoas na escola para preenchimento de fichas e assinatura de contratos;
• a incerteza quanto a ofertar ou não serviços adicionais, como esportes, período integral e refeições (pelo fato de não termos certeza que o aluno poderia frequentar a escola presencialmente);
• as dificuldades financeiras que muitos pais estavam enfrentando.

Para as escolas que ainda não haviam tornado muitos de seus processos digitais, a situação foi mais complicada, pois praticamente todos tiveram que fazer algum tipo de mudança rápida, principalmente para que as aulas pudessem ser mantidas, só que de forma remota. Algumas investiram em plataformas especializadas, outras foram se adaptando à ferramentas de reuniões online como o Zoom, Google Meet e afins.

Analisando o problema como um todo

A necessidade de tornar o processo de rematrícula online, sem que houvesse a necessidade de deslocamento até à escola principalmente para assinatura dos documentos, fez com que as escolas buscassem alternativas digitais. Porém, um processo de rematrícula não é apenas a assinatura de um novo contrato, pois envolve um processo um pouco mais abrangente, de modo geral, com uma sequencia mais ou menos assim:

• Primeiro, deve-se checar se a aluno tem alguma parcela em aberto. A rematrícula é o único momento em que as escolas podem “barrar” o aluno de prosseguir com os estudos em caso de inadimplência. É nessa hora que as negociações ocorrem, se necessário.
• A rematrícula também é um ótimo momento para as atualizações cadastrais: mudanças de endereço, telefones etc devem ser registradas para facilitar a comunicação, registro de boletos e afins.
• Reservas de serviços adicionais, por exemplo o caso de instituições que oferecem período integral, cujas vagas são limitadas.
• Assinatura de contrato de prestação de serviços.
• Pagamento da primeira parcela da anuidade, que muitos chamam de taxa de rematrícula (erroneamente).

A solução integrada para as rematrículas

Como vimos, simplesmente tornar um contrato digital e fazer sua assinatura online resolve parte do problema, mas não o soluciona por completo. Apesar disso, muitas escolas partiram para essa solução, pois diversas plataforma oferecem hoje em dia a possiblidade de fazer o upload de um documento PDF por exemplo, e enviá-lo para assinatura por e-mail.

A grande questão é que, para que a solução seja automatizada e atenda por completo, é necessário que essa plataforma se comunique com o sistema da escola. Assim, ela fará parte de um processo mais completo, permitindo que a automação elimine a intervenção manual e trabalhosa que o envio dos documentos um a um traria.

Pensando nisso, nós do Software GEO buscamos no mercado uma empresa com a qual pudéssemos integrar nosso sistema de rematrículas, que foi totalmente reformulada em meados de 2020 para atender à demanda dos clientes e escolas que nos procuraram.

Decidimos então pela Clicksign, que é uma empresa de tecnologia pioneira em assinatura eletrônica de documentos, no Brasil. Através de um processo muito simples e, o mais importante, com valor jurídico, os documentos são enviados para assinatura e todo o controle e consulta fica disponível na plataforma exclusiva do cliente. Nessa plataforma é possível consultar os documentos enviados, já assinados e pendentes. Além disso, a assinatura por parte da escola pode ser automatizada, para que não seja necessário assinar os documentos individualmente.

Através da parceria entre o Software GEO e a Clicksign, nosso módulo de rematrícula simplifica e automatiza todos o processo, trazendo agilidade e segurança.

Nos casos de escolas e cursos livres que permitam a matrícula ou inscrição online, a assinatura de documentos também é feita da mesma forma. O aluno preenche os dados pessoais e já recebe o contrato para assinatura automaticamente, bem como o link para o pagamento. Tudo sem qualquer intervenção da secretaria, que economiza esse tempo para as tarefas internas.

Mudanças que vieram para ficar…

Apesar de uma parte dos alunos frequentar as escolas presencialmente, é muito comum o “abre e fecha” das salas por conta de um professor ou pais de aluno testarem positivo para Covid-19. Aquelas escolas que não conseguiram se preparar adequadamente por conta da incerteza em 2020, agora tem a oportunidade de migrarem ainda mais profundamente para o mundo digital, tornando seu processo de rematrícula e matrícula mais automatizado e menos burocrático.

Independente disso, sabemos que muito coisa veio para ficar. Mesmo quando a pandemia passar, alguns processos não voltarão mais ao “método antigo”, pois as pessoas perceberam que é mais simples e menos custoso da “nova forma”.

Sua escola já se preparou para as rematrículas para 2022?

Conheça nossa solução, entre em contato conosco e teremos o maior prazer em apresentar nosso produto para você.