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Saiba quais processos devem ser otimizados na sua instituição

Estamos vivendo em uma época em que a otimização de processos se faz cada vez mais necessária e isso fica cada vez mais evidente quando se trata de gestão escolar. A adoção de alguns softwares para escola pode fazer a diferença e tornar as tarefas mais simples, ágeis e eficientes.

É muito comum que uma instituição de ensino passe por problemas como inadimplência, lentidão, desorganização de documentos além de gastos excessivos com impressão e outros. Esses são só alguns problemas que podem ser resolvidos com a otimização de processos.

Investir em um bom software para a escola é uma decisão muito inteligente, pois permite que o gestor tenha acesso a todas as informações que precisar de forma rápida e organizada, fazendo com que o seu trabalho tenha mais qualidade e eficiência.

Por que investir em otimização de processos?

A tecnologia pode e deve ser aliada na gestão escolar. O investimento em um bom software otimiza boa parte dos processos e aumenta a produtividade, ajuda na organização de documentos e ainda reduz o gasto com impressão e materiais como papéis, fichários e outros.

Além disso, investir em um bom software para a escola ainda traz segurança à instituição, pois evita vazamentos de informações sigilosas como documentos, avaliações que ainda serão aplicadas, notas e outras informações que facilmente vêm à tona se houver qualquer brecha no sistema.

Investir em otimização é ganhar tempo e aumentar a produtividade, já que permite que o controle de vários processos a organização dos horários dos funcionários, fluxo de caixa, rendimento dos alunos e outros podem ser feitos pelo gestor a partir de um computador.

A otimização de processos é fundamental para uma instituição, pois evita que o tempo que poderia estar sendo usado para a melhoria da qualidade do ensino seja gasto com atividades burocráticas que poderiam facilmente ser resolvidas com o bom uso da tecnologia. Através dela é possível:

• Usar o tempo de forma mais eficiente;

• Aumentar a produtividade tanto da gestão quanto dos demais funcionários;

• Reduzir os gastos operacionais;

• Facilitar o trabalho do professor;

• Facilitar a emissão de documentos como notas fiscais, segundas-vias de boletos e boletins;

• Melhorar a experiência dos alunos e de seus pais.

Quais áreas da instituição podem ser otimizadas?

Sabemos que o investimento em um software para a escola é uma decisão que ainda gera dúvidas a muitos gestores. Porém, vivemos em uma época em que não é possível nem mesmo cogitar a hipótese de não incluir certas tecnologias ao nosso dia a dia.

A Educação 4.0 está aí e é urgente que as diversas instituições de ensino se adaptem a ela. Cabe à gestão escolar se atentar às mudanças causadas por ela e também procurar sempre se manter atualizada e adotar novas tecnologias que auxiliem na sua gestão.

Diversas áreas da sua escola podem se beneficiar com a otimização de processos. Na secretaria, por exemplo, a otimização possibilitará que a documentação fique mais organizada, o que permite realizem suas tarefas de maneira mais ágil e eficiente.

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Com a otimização será possível que os pais e aos alunos terem acesso a documentos importantes como Históricos Escolares, boletins e certificados de maneira muito mais rápida e sem toda aquela burocracia. Também será possível fazer rematrículas de forma rápida e sem a necessidade de se deslocar até a escola.

A tecnologia também pode e deve ser uma aliada dos professores na hora de lançar as notas no sistema, corrigir provas, entre outras tarefas.

O diário de classe online, por exemplo, permite ao professor registrar tudo online e isso será lançado diretamente no sistema da instituição e poderá ser acompanhado pela direção da escola e também pelos pais quando necessário.

Com a otimização de alguns processos será possível ao professor acompanhar o desenvolvimento do aluno mesmo em época de ensino remoto ou híbrido. Um exemplo é que o professor poderá disponibilizar o conteúdo da aula, atividades extras e poderá acompanhar se o aluno realizou de fato as atividades propostas.

Com a otimização também será possível que a gestão escolar trabalhe junto com o professor e também consiga acompanhar como está sendo o seu trabalho em sala de aula e apoiá-lo e direcioná-lo da melhor forma possível.

O Departamento Financeiro é outra área que será muito beneficiada com a otimização de alguns processos, pois isso possibilitará que o controle da inadimplência, um problema que infelizmente é tão corriqueiro em tantas escolas, seja controlado de maneira automatizada e eficaz.

A otimização de processos também possibilitará que o Departamento Financeiro emita notas fiscais, segundas-vias de boletos, avisos de cobrança e lembretes de pagamento de forma automática, através de e-mails e SMS. Além disso, com a otimização será possível que dê uma atenção maior aos custos operacionais, além de reduzir os gastos com impressão.

A Biblioteca também será beneficiada com a otimização de processos. Um bom software auxiliará na organização da biblioteca, na catalogação dos livros e com a gestão do acervo, o que possibilitará o bibliotecário fazer o seu trabalho de forma mais eficiente.

Entenda as necessidades da sua instituição

O primeiro passo necessário antes de investir em um software para a escola é conhecer a sua instituição. Entenda de verdade quais são as suas necessidades, as suas qualidades e onde precisa melhorar.

Após a identificação dos problemas, hora de buscar soluções. Questione o que precisa ser feito, o que não precisa ser feito e quais atividades podem ser otimizadas. Estabeleça metas possíveis de serem alcançadas e trace uma estratégia para alcança-las.

Lembre-se de que o investimento em um software para a escola pode parecer um gasto enorme e desnecessário, mas com o tempo esse investimento acaba retornando em forma de economia em diversos aspectos.

Dando continuidade ao trabalho

Após o investimento inicial em softwares e em novas tecnologias infelizmente alguns gestores acabam se dando por satisfeitos, o que é uma pena, pois o trabalho ainda não acabou. O primeiro e mais importante passo foi dado, obviamente, mas ainda há muito a ser feito.

Tenha em mente que a otimização de processos demanda tempo e dedicação não somente por parte da gestão escolar, mas também por parte dos demais funcionários da escola, alunos e suas famílias.

Cabe à gestão escolar dar suporte aos funcionários da instituição, aos alunos e às famílias. Para que todo esse processo de otimização aconteça da melhor forma, é indispensável a contratação de um Software de Gestão Pedagógica de qualidade, como o Software GEO.

O Software GEO traz soluções completas para qualquer instituição de ensino, desde a educação infantil até a pós-graduação.

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