Software para escola: escolha o Software GEO

O software para escola é um sistema desenvolvido para atender diversas áreas. Existem muitas opções no mercado, alguns são especializados e focados em apenas uma área. O ideal é contratar um software para escola que atenda, se não todas, pelo menos, as principais áreas ou mais críticas, como secretaria, financeiro e pedagógico.

Quando o gestor entende a importância de um software para escola, ele dá o primeiro passo no caminho da organização, da otimização e da produtividade dentro da instituição.

Será que eu preciso de um software para escola?

Um software para escola é um investimento que precisa ser feito, mas assim como outros serviços, quando a instituição está acostumada a “caminhar com as próprias pernas”, isso quer dizer, sem nenhum tipo de auxílio tecnológico, fica mais difícil entender a necessidade desse sistema.

Porém, por meio de alguns pontos é possível identificar se a sua instituição precisa ou não de um software para escola. Veja quais são:

1. O número de atendimentos na secretaria é muito alto

Você já deve ter notado que, durante alguns períodos, o número de solicitações e atendimentos na secretaria sofrem um aumento considerável.

Isso costuma acontecer em datas próximas ao vencimento das mensalidades, ao final e início dos semestres, que é quando são feitas solicitações de rematrícula e requerimentos de documentos, como histórico escolar do aluno, certificado de conclusão de curso etc.

2. A busca e a organização dos documentos exige muito tempo dos profissionais

Encontrar um documento nos arquivos da escola costuma exigir tempo dos profissionais, pois a ação costuma ser feita de forma manual, onde o profissional tem que encontrar em qual gaveta do armário estão os arquivos do aluno e depois procurar entre as pastas em qual está o arquivo desejado.

Quando há desorganização no ambiente e nos arquivos, a tarefa pode ter o seu tempo de dedicação dobrado.

3. Não existe captação de alunos

Se existe um tipo de negócio que não faz nenhum ou quase nenhum tipo de captação de alunos, esse negócio é a escola. Os gestores educacionais não costumam ver as escolas como empresas, mas sim como instituições que promovem educação.

Por isso, as únicas ações que as escolas costumam fazer para atrair alunos são: divulgar, por meio de cartazes e banners, na entrada das unidades que estão com as matrículas abertas e entrar em contato com os pais que visitaram a instituição e demonstraram interesse em matricular seus filhos.

4. Erros e problemas com informações não são raros

Aqui entra todo e qualquer tipo de problema com informações, como erros com a emissão e o controle de notas fiscais, com cobrança de mensalidades, com notas e faltas em boletins etc. Erros como esses podem causar grandes transtornos para todos os envolvidos.

5. Falta de controle financeiro ou feito de forma amadora

Como já mencionamos aqui e em outros textos, os gestores devem cuidar das escolas como cuidariam de uma empresa, pois é isso que elas são.

A falta de um controle financeiro ou um controle feito de forma amadora, pode oferecer grandes riscos para a empresa, pois sem as informações corretas, não será possível administrar os ganhos, despesas e investimentos da organização.

O uso de planilhas, apesar de ser uma das formas mais antigas e usadas por todo tipo de empresa, não é a maneira mais eficiente e segura de controle, pois o fato de ficarem arquivadas em computadores oferece diversos riscos para os dados, como por exemplo não ser salvo corretamente, ser corrompido etc.

Os pontos que citamos acima são apenas alguns entre os mais comuns enfrentados pelas instituições de ensino. Provavelmente, você já deve ter passado por pelo menos um desses problemas e percebido o quanto eles afetam na gestão de sua instituição, mas não sabia como resolvê-los.

Ao investir em um software para escola, a instituição resolve esses e outros problemas que nem havia identificado. No dia a dia, com a rotina de trabalho, os profissionais se habituam a realizar diversas tarefas que acabam se tornando fáceis, pois eles já sabem executá-las, mas isso não quer dizer que são as que entregam os melhores resultados.

Um software para escolas oferece os recursos mais otimizados, atualizados e desenvolvidos com as melhores práticas para solucionar os problemas da instituição e entregar ferramentas para executar tarefas de forma mais rápida e que exijam menos dos funcionários.

Quais os riscos que um software para escola pode oferecer?

A insegurança em investir em tecnologias é natural. Quando as tecnologias oferecem armazenamento em nuvem, alguns gestores questionam se suas informações não estarão disponíveis e vulneráveis para o acesso de qualquer pessoa.

Essa possibilidade é quase nula, pois os sistemas com armazenamento em nuvem exigem que as empresas cadastrem acessos, com registros por senhas e determinem as permissões de cada usuário.

O Software GEO, por exemplo, foi desenvolvido por especialistas que entendem quais são as maiores dores e angústias de um gestor escolar, por esse motivo, o sistema conta com todos os critérios de segurança necessários para garantir que as informações e dados da instituição estarão bem guardados.

Por outro lado, a contratação de um software para escolas também pode causar insegurança nos funcionários. Muitos acreditam que a tecnologia vem para substituí-los, o que é um grande equívoco. A tecnologia é capaz de operar máquinas e oferecer inúmeros benefícios em diversas áreas.

Porém, ela precisa ser guiada por pessoas, afinal, são elas que vão criar estratégias e ações para utilizar as tecnologias da melhor forma. Um software para escolas é utilizado, principalmente, para aumentar a produtividade da equipe, fazendo com que não seja mais necessário executar tantas tarefas repetitivas.

Os profissionais ganham produtividade também quando o software para escola permite que diversas ações e solicitações de pais e alunos sejam feitas online, diminuindo o número de atendimentos na secretaria.

A automação do sistema é outro benefício, os profissionais podem programar a ferramenta para trabalhar para eles, enquanto executam outras tarefas, alguns exemplos são por meio do disparo de mensagens programadas de cobrança, envio automático dos boletos das mensalidade, de campanhas divulgando a abertura das matrículas etc.

O departamento financeiro terá acesso a relatórios detalhados, controle de caixa, controle e negociação de inadimplência, além de outras funcionalidades específicas para atender esse departamento de forma completa.

O Software GEO conta com todas as funcionalidades e recursos necessários para que a escola seja gerenciada, aumente a produtividade de sua equipe e alcance melhores rendimentos.

Para atender a todas as instituições de forma ampla e completa, esse software para escolas permite a personalização de acordo com as necessidades da escola, um dos motivos que faz do sistema um diferencial no mercado de softwares educacionais.

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