Você tem um controle completo de receitas e despesas da sua escola?

Como é feito o controle de receitas e despesas da sua escola? Você já se fez essa pergunta? Provavelmente, sua resposta será que as receitas e despesas da sua escola estão bem controladas, afinal você tem tudo salvo em suas planilhas, cada uma para um centro de custo específico e todas são religiosamente alimentadas.

Periodicamente, um funcionário do seu financeiro faz o acompanhamento e o controle das receitas e despesas da sua escola, certo?

Muitas escolas fazem o controle de receitas e despesas dessa forma, mas infelizmente, esse método não é tão eficiente. Existem diversos pontos que fazem desse modelo um método arcaico e ineficiente, permitindo que ocorram erros no controle de receitas e despesas da sua escola.

7 erros que podem acontecer no controle de receitas e despesas da sua escola

1. Distribuir as informações financeiras da escola

Um grande erro que os gestores podem cometer a gestão de receitas e despesas é distribuir as informações financeiras em planilhas, livros ou arquivos separados.

Essa atitude torna o processo de controle mais lento, pois com as informações espalhadas em locais diferente fica mais demorado encontrar e reunir todos os dados.

2. Misturar as contas pessoais com as da escola

Parece mentira, mas essa atitude ainda acontece em escolas pequenas. É comum que em empresas familiares, passadas de pai para filho, valores saiam do caixa para o pagamento de contas pessoais.

Normalmente, o pensamento de quem faz isso é que é um “pequeno empréstimo” que será compensado em pouco tempo. Tirar o dinheiro do caixa para o pagamento de contas pessoais pode prejudicar muito o capital de giro da empresa.

3. Realizar pagamentos com atraso

A falta no controle dos prazos de pagamento pode fazer com que as contas sofram atrasos. Com isso, multas e juros serão aplicados ao valor final que, em uma única conta, pode não causar tantos prejuízos, mas a somatória, ao final de um período será considerável.

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4. Não monitorar os casos de inadimplência

Acompanhar os casos de inadimplência e monitorar atrasos de pagamento, que podem se tornar inadimplentes, é uma tarefa trabalhosa para o setor financeiro. Quando não há um meio de automatização dessa tarefa, o profissional precisa fazer o controle quase que manual ou acompanhar conforme as baixas nos pagamentos forem feitas.

Como esse processo exige muito tempo do profissional, a tarefa pode ser deixada de lado e ocasionar grandes desfalques na receita da escola.

5. Não fazer auditorias

Não fazer auditorias das receitas e despesas da sua escola é um erro gravíssimo, pois é nesse processo que as inconsistências serão identificadas.

Apesar de ser um grande erro, muitas escolas, principalmente as menores, não conseguem realizar auditorias com a frequência que deveriam. Algumas, inclusive, nunca fizeram.

Quando o gestor faz o controle de receitas e despesas da sua escola de forma manual, a auditoria se torna um processo trabalhoso e demorado, nesses casos é comum a contratação de uma empresa para prestar esse serviço, já que exigirá muito tempo de um funcionário. Essa opção pode solucionar o problema da escola, mas acaba gerando um custo maior.

6. Dar baixa nos recebimentos de forma manual

Em escolas onde a baixa nos pagamentos é feita de forma manual, todos os meses, os profissionais do departamento financeiro precisam identificar os pagamentos e lançar os recebimentos em suas planilhas.

Esse processo apresenta diversas falhas, uma delas é que as chances de erro de lançamento são grandes, outra é que o profissional precisa dedicar grande parte do seu tempo para acompanhar os recebimentos e fazer os lançamentos.

Há também o risco de não fazer o lançamento e acabar cobrando um aluno que já fez o pagamento. A partir desses exemplos já é possível imaginar os outros tipos de erros, não é mesmo?

7. Fazer cobranças erradas

Pode ser centavos de diferença, para mais ou para menos, qualquer cobrança errada vai impactar nas receitas e despesas da sua escola.

Quando a instituição faz a cobrança das mensalidades diretamente na secretaria, sem nenhum tipo de documento ou apenas com um recibo de cobrança, as chances de que as cobranças sofram com variações, por causa da falta de troco ou qualquer outro motivo, são grandes e isso acaba ocasionando diferenças nos recebimentos.

Porque você não tem controle da receitas e despesas da sua escola?

Todos os erros apresentados neste artigo influenciam negativamente no controle que você faz das receitas e despesas da sua escola. Os pontos mais críticos estão na distribuição e controle das informações, pois quando os dados são inseridos em locais diferentes, como planilhas, livros de caixa e outros métodos manuais é impossível acessá-los de forma rápida.

O risco de que as informações se percam também é grande: papéis podem ser danificados com a ação do tempo e de interferências externas (como mofo e ácaro) e os dados das planilhas podem ser perdidos caso o arquivo seja corrompido ou o computador apresente problemas.

Outro fator que influencia no controle das receitas e despesas da sua escola é a falta de auditoria. Esse processo existe para identificar possíveis erros no controle, a empresa que não passa por ele pode estar com diversos erros financeiros.

Avaliando cada erro citado no tópico anterior, é possível entender como eles podem influenciar nas receitas e despesas de sua escola de forma negativa, mas o objetivo agora é te mostrar como solucionar esse problema.

Como fazer o controle completo das receitas e despesas da sua escola?

Essa resposta é bem simples: investindo em um software de gestão escolar. Um sistema como esse, sozinho, fará o controle completo das receitas e despesas da sua escolas. Ele precisará, apenas, ser alimentado com algumas informações.

Você poderá fazer a emissão de boletos e carnês de cobrança, com isso não precisará dar baixa nos documentos de forma manual, pois essa ação é feita de forma automática. Além disso, você não precisará receber os pagamentos na escola, já que os responsáveis financeiros terão a possibilidade de fazer isso em seus bancos ou de forma online.

As informações e dados financeiros da escola ficarão unificados em um único ambiente e poderão ser acessados, sempre que possível de forma rápida, basta selecionar os filtros desejados. E a auditoria, com emissão de relatórios, é feita de forma automática, sempre que o gestor achar pertinente.

Como você pode ver, contar com um software de gestão escolar vai cuidar das receitas e despesas da sua escola de forma completa e você ainda terá outras vantagens como a gestão administrativa e pedagógica.