5 motivos para você adotar um sistema de notas escolares on-line!

O sistema de notas escolares, principalmente quando funciona online, é uma tendência que chegou para ficar. Além de trazer diversos benefícios — tanto para a gestão e equipe quanto para os responsáveis e alunos —, a adoção desse recurso demonstra a excelência da escola na oferta de tecnologia de ponta.

Por isso, o objetivo desse post é explicar brevemente como esse sistema funciona, mostrando para a gestão 5 motivos pelos quais é necessários investir nessa tecnologia. Além disso, trouxemos uma dica especial sobre como implementar o novo modelo na escola de maneira produtiva.

Que tal se inteirar sobre este assunto? Continue conosco nesta leitura e fique por dentro do que deve ser considerado!

Como funciona um sistema de notas escolares online?

Um sistema de notas escolares é uma ferramenta de processamento de dados que permite que os professores lancem as médias em um ambiente online. Assim, o processo se torna mais dinâmico, enquanto o acesso se torna remoto: alunos e responsáveis podem visualizar remotamente.

O lançamento do boletim é um momento muito importante. Dessa forma, o uso de um sistema online faz com que o fluxo de conferência se torne mais rápido. Isso diminui a ansiedade dos alunos e faz com que os responsáveis confiem mais nas informações, já que é tudo feito em ambiente verificado e seguro.

Por que investir nessa tecnologia?

Geralmente, essa funcionalidade faz parte de um sistema de gestão escolar consistente. Além de auxiliar no gerenciamento de todos os outros setores, ele conta também com funções que têm a ver com comunicação, como é o caso do lançamento de notas escolares online. Veja a seguir 5 razões para apostar nessa tecnologia!

1. Agilidade na comunicação

O primeiro ponto fundamental é a facilidade com a qual é fácil consultar o boletim. Isso, por si só, traz um fortalecimento no relacionamento com responsáveis e alunos. É muito mais produtivo lançar online do que convocar uma reunião ou pedir assinaturas físicas e ter que guardar todos os documentos.

Por outro lado, o sistema de notas escolares agiliza a forma de fazer o diário para os professores. Eles podem abrir o sistema e fazer o lançamento diretamente por lá, sem a chance de perder os registros. Logo, evita-se o trabalho repetitivo e o retrabalho, tornando tudo mais produtivo.

2. Otimização do trabalho da secretaria

Outro ponto positivo de promover esse tipo de lançamento de média é a economia de papéis e materiais de impressão. A sistematização das notas escolares evita o gerenciamento de tal volume de documentos e corta gastos otimizando a comunicação. Dessa forma, os esforços de toda a equipe da secretaria são mais bem direcionados.

Além disso, quando alguma informação é solicitada, a produtividade é garantida: basta que o colaborador da secretaria busque a informação no sistema ou oriente o acesso. O mesmo serve para controle de frequência, já que o registro em sistema colabora para que dúvidas sobre isso sejam facilmente sanadas.

3. Total segurança de dados

Outros tipos de registro de notas são totalmente passíveis de perda, degradação e/ou erros. Com um sistema, a segurança dos dados estão garantidas, tanto no sentido de ter um claro histórico do aluno — dando acesso apenas a quem isso interessa, por meio de login e senha —, quanto no de prevenir problemas na hora de lançar.

O lançamento de notas online vai muito além de um simples sistema de digitalização offline, deixando toda a parte onerosa para trás. Utilizando um servidor seguro, não há preocupação com corrupção dos dados: tudo sempre estará devidamente guardado e disponível. Essa garantia vale ouro na organização.

4. Entrega de valor nos serviços

Embora o aspecto da agilidade e otimização do processo de organização de documentos seja evidente, não podemos deixar de lado a parte comercial da adesão da tecnologia. Quando você oferece facilidades para os seus clientes, está agregando valor ao serviço prestado — e na escola não é diferente.

Uma vez que são implementadas melhorias e ferramentas que só visam aprimorar a experiência dos alunos e responsáveis, a mensalidade paga tem ainda mais sentido. Além de um ensino de qualidade, o dinheiro passa a valer também o acesso às tecnologias de ponta e tudo de novo que há no setor educacional.

5. Fidelização de responsáveis e professores

Qualidade é sinônimo de satisfação do cliente. Nesse sentido, a escola deve ser gerenciada com a mentalidade de que todas as melhorias objetivam um resultado comum: a fidelização dos responsáveis pelos alunos e o engajamento da equipe de trabalho, mais especificamente, nesse caso, dos professores.

É dever da gestão facilitar o trabalho operacional desses profissionais, afinal, o foco deve estar no desempenho dos alunos e no cumprimento do conteúdo e não em tarefas repetitivas como o lançamento das notas. Uma vez que a liderança se preocupa em oferecer essas facilidades, as atividades se tornam mais simples e produtivas.

Peça feedbacks

É uma boa ideia, antes de qualquer coisa, aplicar uma pesquisa para essas pessoas, perguntando qual é o grau de satisfação delas com o modelo atual de lançamento de notas, investigando também o que precisa ser melhorado e recolhendo sugestões. Assim, você conseguirá determinar com exatidão os critérios a serem atendidos pelo novo sistema.

Por onde começar a implementação?

Primeiramente, é preciso estabelecer um planejamento, incluindo custos e prazos, além de um plano de ação estruturado acerca da mudança. Trazer a equipe no processo é importante, e por isso, é preciso elencar os aspectos que trouxemos aqui: quais são as vantagens de adotar o novo sistema e quais problemas ele vai eliminar.

Migrar do esquema manual e da digitalização offline para arquivar para o sistema de notas escolares online pode não ser uma tarefa das mais simples. Por isso, a recomendação é a escolha de um software de gestão que entregue essa função e conte com uma equipe especializada no assunto para dar suporte.

Nós, da Software GEO, somos especialistas no assunto e temos todas as informações necessárias para esclarecer todas as suas dúvidas. Basta entrar em contato conosco para ter acesso a uma ferramenta completo: mude agora!