Como diminuir a inadimplência na escola?

Um dos questionamentos que mais tiram o sono de qualquer gestor financeiro escolar é sobre como diminuir a inadimplência na escola. As instituições de ensino dependem das mensalidades para continuarem prestando seus serviços com qualidade, por isso a falta dos pagamentos pode colocar a continuação das suas atividades em risco — sem falar no emprego de todas as pessoas envolvidas nesse segmento.

Sabendo que essa é uma situação comum, reunimos algumas informações sobre o assunto para que você possa aprender a lidar com esse problema no seu ambiente de trabalho. Quer saber quais passos podem ajudá-lo? Confira a seguir!

Como diminuir a inadimplência na escola?

Desde 2014, as instituições de ensino vêm passando por constantes crises financeiras, pois a inadimplência cresceu em todo país. Só nos ensinos infantil, fundamental e médio foram 22%, enquanto no ensino superior o valor chegou a aproximadamente 38%.

Emiro Barbini, presidente do Sindicato das Escolas Particulares de Minas Gerais (Sinep-MG), afirmou em matéria para o Jornal Nacional, que as escolas começaram o ano de 2017 em crise, “diminuindo o número de alunos, consequentemente, tem a consequência da demissão de professores e funcionários”.

Apesar do aumento no número de débitos, essas instituições são impedidas, por lei, de expulsar os alunos inadimplentes, restando apenas a alternativa de negociar as dívidas e evitar que outras sejam adquiridas. Diante dessa realidade, é importante pensar em como diminuir a inadimplência na escola de maneira estratégica. Veja quais são as nossas dicas.

1. Identifique perfis inadimplentes

Antes de mais nada, é preciso entender que nem todo devedor é inadimplente. Em alguns casos, o responsável financeiro pode ter se perdido nas datas de pagamento ou em suas próprias contas e ter atrasado a mensalidade. Ou seja, isso não significa que ele entrará para a lista de inadimplentes.

Nesse caso, a questão é definir um momento em que esse perfil deixará de ser um mal pagador para se tornar um inadimplente que precisa de ajuda para negociar sua dívida. Por exemplo, depois de dois ou três meses sem pagar as mensalidades ele deve passar para o cadastro de inadimplentes.

O que não quer dizer, porém, que eles não devem ser cobrados durante esse tempo. A princípio, os casos de esquecimento são mais fáceis de resolver e precisam ser acompanhados.

Tudo isso confirma a importância de identificar os tipos de perfis e organizar as informações coletadas para facilitar as providências que vão ser tomadas. E, a partir de então, criar procedimentos de como tratar cada ocorrência para facilitar a gestão.

2. Mantenha os cadastros atualizados

Outro detalhe relevante é manter os cadastros dos alunos sempre atualizados com os seus próprios dados e também dos seus responsáveis. Afinal, é por meio dessas informações que a escola poderá entrar em contato com eles.

Quando não ocorre a atualização periódica, o risco de não conseguir encontrar essas pessoas e perder tempo com isso é grande. Por mais que a sua instituição trabalhe com um software de gestão escolar, que possibilita o acesso e a reimpressão de boletos pelos contratantes, não há como ter certeza de que eles farão isso. Mesmo assim pode ser necessário contatá-los para tratar da inadimplência.

3. Entre em contato com os atrasados

Quando tudo estiver organizado, o próximo passo é ficar de olho nos pagamentos. Alguma mensalidade está atrasada? Envie lembretes aos responsáveis avisando sobre o atraso e oriente-os a fazer a impressão ou pagamento com valores atualizados. A comunicação deve ser sempre uma grande aliada.

Esse processo pode ser feito de forma simples e prática quando a instituição utiliza um software específico para otimizar a sua gestão. Esses sistemas permitem que os alunos ou seus pais façam a reimpressão dos boletos diretamente no portal da escola, sem precisar ir até a unidade e solicitar o documento.

Há diversos casos de pessoas que perdem o vencimento da mensalidade e acabam atrasando mais tempo ainda porque precisam encontrar um intervalo na rotina para comparecer até a secretaria, solicitar um novo boleto e finalmente fazer o pagamento. Ou seja, oferecer um benefício que vai facilitar a vida delas nada mais é do que uma forma de ter mais segurança e agilidade nos recebimentos.

4. Faça o controle frequente

Uma dica especial para diminuir a inadimplência escolar é estar no controle e tratar desse problema frequentemente. Algumas instituições de ensino preferem deixá-lo de lado e só lembram de tentar resolver quando precisam daquele dinheiro, o que costuma acontecer quando chega o final do ano e precisam fazer o pagamento de bonificações, décimo terceiro salário etc.

Acontece que, conforme o tempo for passando, maiores serão os débitos dos inadimplentes e a tendência é que a negociação fique cada vez mais difícil. Sendo assim, a sugestão é ter o controle do setor financeiro a todo momento. Acompanhe todos os casos de perto e com maior frequência, evitando que o problema se torne uma verdadeira bola de neve.

Uma boa ideia para colocar isso em prática é criar um processo de acompanhamento. Especifique um dia da semana para fazer isso e delegue essas atividades para profissionais responsáveis pelo setor. Um pouco mais de atenção e comprometimento são fatores capazes de contribuir muito para melhorar os resultados.

5. Ofereça alternativas

A verdade é que todas as instituições de ensino particulares estão vulneráveis ao problema da inadimplência, até porque não há como evitar algo que não está totalmente sob o seu controle. Em um contrato entre duas partes, sempre existe o risco de uma delas não cumprir o combinado — e no caso do atraso de uma mensalidade há tantas possibilidades envolvidas que o assunto é mesmo delicado.

O jeito é encontrar boas maneiras de lidar com tudo isso. Quando a escola tem alunos inadimplentes, ela precisa estar aberta a negociar. Limitar as formas de pagamento não vai ajudar nem os pais e nem a instituição.

A adoção dos boletos bancários é um dos exemplos que facilitam a vida dos pagantes, especialmente pela oportunidade de pagar pela Internet. Outra opção é considerar os pagamentos via cartão de débito ou crédito, inclusive pelas plataformas virtuais.

De qualquer forma, é importante entender que, se o responsável financeiro do aluno está interessado em quitar a dívida, o ideal é oferecer alternativas e ser flexível. Isto é, facilitar o pagamento é um caminho para tentar reduzir a inadimplência.

Contudo, toda decisão precisa ser muito bem pensada. Estude a possibilidade de retirar os juros, aumentar o número de parcelas, aceitar mais de uma forma de pagamento, entre outras. O acordo deve ser bom para ambos, por isso a situação deve ser considerada olhando para as duas partes: pense que é melhor receber de alguma forma do que não receber nada e tome cuidado para não se arriscar demais.

6. Recuse a matrícula ou rematrícula

Os alunos inadimplentes não podem ser expulsos, mas a instituição pode evitar que o problema fique cada vez maior — o contexto da bola de neve que já foi citado. Pensando no futuro, uma solução é decidir que os estudantes que estão com as mensalidades atrasadas ficarão impedidos de fazer a rematrícula.

Por sua vez, aqueles que têm restrições em seus nomes ou de seus responsáveis financeiros também podem ser impedidos de garantir a matrícula. Vale lembrar que essa prática é permitida por lei:

Art. 5º Os alunos já matriculados, salvo quando inadimplentes, terão direito à renovação das matrículas, observado o calendário escolar da instituição, o regimento da escola ou cláusula contratual.

7. Tenha uma boa comunicação com pais e alunos

Uma pessoa inadimplente não é, necessariamente, uma irresponsável ou alguém que está agindo de má fé. Muitas famílias passam por problemas que acabam atingindo as contas da casa: crises financeiras, desempregos, falência nos negócios, morte do responsável financeiro, entre muitas outras causas que são desconhecidas pela escola.

Assim, o papel da instituição é manter o seu canal de comunicação ativo, que seja um meio de ficar mais próximo das famílias e ser capaz de acolher melhor os estudantes. Essa percepção de que o outro lado está disponível para ajudar é mais um ponto favorável para a escola. Na verdade, trata-se de um diferencial para as crianças, adolescentes ou jovens que passam grande parte do seu tempo no ambiente escolar.

A preocupação de construir um relacionamento próximo com toda a comunidade acadêmica acaba influenciando até a questão da inadimplência. O diálogo é facilitado e o comprometimento das pessoas também tende a ser maior.

8. Estimule a adimplência

Quer mais uma estratégia para diminuir a inadimplência escolar? Um programa de estímulo a adimplência pode garantir que grande parte dos pagamentos sejam feitos sempre em dia. Ou seja, incentivar o positivo ao invés de se preocupar somente em lidar com o cenário negativo.

Algumas das sugestões que podem ser aproveitadas são: ofereça descontos para pagamentos antes da data de vencimento, sorteie bolsas de estudos entre os alunos que mantiveram as mensalidades em dia nos últimos meses, distribua brindes no final do ano etc. Defina a premiação de acordo com o perfil do seu público e perceba os resultados de apostar nessa ideia.

Por fim, vale ressaltar que o auxílio de um bom software de gestão escolar é essencial em todas as fases consideradas acima, principalmente para facilitar as atividades de controle, administração dos inadimplentes e comunicação. Logo, essa é uma dica bônus que vai fazer toda a diferença para o seu negócio!

Viu só como diminuir a inadimplência na escola pode não ser uma missão tão complicada? Ainda que não seja possível acabar de vez com o problema, não há dúvidas de que todas essas ações contribuem para uma melhoria significativa!

Precisa de ajuda para colocar em prática o seu plano? Entre em contato conosco e descubra como podemos ajudá-lo a otimizar toda a gestão do seu ambiente de trabalho!