Emissão de nota fiscal na escola: como controlar de forma eficaz?

A emissão de nota fiscal na escola, em diversos casos, pode ser uma das inúmeras funções que um tesoureiro ou gestor financeiro precisa cumprir. Isso porque, em instituições menores, é comum ter um quadro de funcionários reduzido e os profissionais acabam assumindo mais de uma função.

Para que o controle e emissão de nota fiscal na escola seja feita de forma eficiente e segura para a instituição, esse profissional precisa estar muito atento, um único erro pode comprometer diversos aspectos legais e tributários.

Emissão de nota fiscal na escola: 5 dicas para controlar de forma eficaz

1. Crie rotinas e padrões para realização de pedidos e compras

Uma situação bem comum entre pequenas empresas, em geral, é que não há um departamento de compras ou um responsável para essa função. Com isso, um profissional do departamento financeiro acaba assumindo a responsabilidade, o que pode deixá-lo sobrecarregado, ou a função ser direcionada aos responsáveis do departamento.

O problema desse tipo de situação é que o controle do que foi comprado, recebido e, consequentemente, de suas notas pode não ser feito e a escola perder o acesso às informações que estão circulando, além de não saber exatamente se está pagando por algo que realmente foi comprado.

A solução é criar uma procedimento com alguns requisitos que precisam ser cumpridos para que a nota seja direcionada ao responsável. Uma delas é solicitar uma autorização do responsável pelo financeiro, além de se responsabilizar pela conferência no ato do recebimento e assinar a nota fiscal recebida.

Essas são apenas algumas formas de começar a controlar esse processo.

2. Trabalhe em parceria com o contador da escola

O contador deve ser informado sobre tudo que estiver relacionado com a emissão de nota fiscal na escola. Ele precisa estar ciente de todas as movimentações e transações financeiras e tributárias da instituição.

Caso algo esteja errado, esse profissional será capaz de orientar e ações para solucionar os problemas.

3. Crie processos para emissão de notas fiscais

Todos os funcionários responsáveis pela emissão de nota fiscal na escola precisam seguir um procedimento padrão. Defina os registros que precisam ser realizados, como comprovar a autenticidade das notas, quando as conferências precisam ser feitas, onde e como as notas serão armazenadas, etc.

Dessa forma, a escola conseguirá reduzir os erros e tonará o processo muito mais ágil e eficaz.

4. Organize a documentação

As notas fiscais também precisam ser bem armazenadas, sempre tentando otimizar o tempo de quem precisa fazer a emissão de nota fiscal na escola ou vai controlar os documentos recebidos.

Uma sugestão é usar um armário arquivo para armazenar as notas fiscais que a escola receber e uma pasta na nuvem para arquivar as notas fiscais emitidas. Com isso, além de diminuir o espaço usado para o armazenamento, a escola facilitará a busca pelas notas emitidas.

Crie padrões para organizá-las, no caso das notas recebidas, a escola pode separá-las em uma pasta com o nome do cliente e dentro em pastas separadas por mês ou diretamente por ano e mês. No caso do armazenamento em nuvem, também.

É importante que a escola use o mesmo padrão para os dois tipos de nota para não causar confusões entre os colaboradores.

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5. Automatize os processos

Um software de gestão escolar completo vai oferecer uma solução para gerenciar as demandas financeiras, inclusive a emissão de nota fiscal na escola. Esse tipo de sistema permite que a escola cadastre seus fornecedores e clientes para facilitar o lançamento e a emissão das notas fiscais.

Outra vantagem de sistemas completos para gestão é que é possível administrar todos os processos em uma única plataforma, além de diminuir os processos manuais e reduzir os riscos de falhas causadas por erro humano.

Lembra que falamos lá no inicio que a emissão de nota fiscal na escola exige atenção? Um sistema de gestão resolveria essa questão.

Quais os riscos que uma má gestão tributária pode causar para a sua escola?

É fundamental estar atento para os riscos que uma má gestão tributária ou a falta dela podem causar para a sua escola. Apesar de saberem da importância de definir processos que garanta a eficácia na emissão de nota fiscal na escola, muitas empresas ainda realizam essa tarefa de forma amadora.

A falta de transparência, a inclusão de informações ou lançamentos incorretos nas notas, a perda de algumas numerações, o recolhimento de tributos incorretos, entre outros problemas, podem causa grandes problemas tributários para a empresa.

Um deles, causado pela falta de atenção com o sistema de tributos (simples nacional, lucro presumido e lucro real) pode fazer com que a escola cobre impostos desnecessários ou ate sonegue impostos sem saber.

Outro erro comum é o recolhimento de tributos inadequados. Segundo o IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação), desde que a Constituição Federal entrou em vigor, em 1988, foram criadas 290.932 normas tributárias no país. As empresas e seus profissionais precisam ficar atentos à essas mudanças para evitar erros e sanções na lei.

Além disso, as instituições que não investem em gestão tributária tendem a não acompanhar as suas obrigações fiscais e não fazer o controle correto da emissão de nota fiscal na escola.

Um erro comum nesses casos é a falta de acompanhamento das entradas e saídas dos valores de forma correta, o lançamento de notas de forma, além do pagamento de impostos que não são da categoria.

Quanto mais automatizado estiver o trabalho do departamento financeiro, maiores serão as chances de os profissionais acompanharem os processos e garantir que a emissão de nota fiscal na escola está sendo feita de forma correta.

A falta do pagamento dos impostos ou a sonegação dos mesmos podem causar dividas para a instituição que, muitas vezes, são tão altas que podem impedir que a escola consiga lucrar ou até causar o fechamento do negócio.

Por isso, é importante contar com o trabalho de um profissional experiente do setor, que consiga ajudar a empresa com todas as suas dúvidas e com um sistema de gestão que permita automatizar o trabalho desse profissional, deixando-o livre para cuidar da gestão tributaria por completo.