Fluxo de caixa para escolas: 6 dicas para organizar

O fluxo de caixa para escolas é o controle utilizado para acompanhar as despesas e os lucros da instituição. Com esse modelo, o gestor, ou o departamento financeiro, consegue avaliar se a organização está evoluindo financeiramente ou tendo prejuízos.

Nem sempre, porém, o fluxo de caixa para escolas é controlado com a devida atenção e organização que precisa. O que é um grande risco, pois um fluxo de caixa desorganizado pode camuflar possíveis problemas econômicos que a instituição esteja apresentando. Para te ajudar com este controle, listamos 6 dicas para organizar o fluxo de caixa para escolas.

Fluxo de caixa para escolas: será que você conhece todos os seus objetivos?

Infelizmente a gestão financeira nas escolas ainda é uma área que precisa de uma atenção maior dos seus responsáveis. E isso não é porque os colaboradores não se dedicam às suas tarefas, mas sim porque muitos donos, sócios e administradores muitas vezes não enxergam a instituição como uma empresa.

Para alguns gestores, o objetivo de uma escola é exclusivamente social: proporcionar um ensino de qualidade para diversas crianças. Há também casos em que os gestores, administradores, sócios ou donos são pessoas da área de pedagogia, ex-professores ou ex-diretores que encontraram nesse tipo de negócio uma forma de continuar envolvido com o ensino.

Esse pensamento pode prejudicar a empresa, pois ela precisa de dinheiro e ser lucrativa para se manter ativa, só assim será capaz de oferecer serviços cada vez melhores, tornar o ambiente agradável, estimulante e motivador para funcionários e alunos, além de se tornar uma referência em seu segmento.

Por esse, além de outros motivos, o fluxo de caixa para escolas tem como um dos objetivo, não só organizar os recebimentos e os pagamentos que a instituição deve fazer, mas também entender para onde estão indo os maiores custos da empresa e saber de onde estão vindo as principais fontes de renda.

Nesse último caso, você pode dizer que as receitas estão vindo das mensalidades e não está errado, porém, há uma análise bem mais profunda que deve ser feita.

Vamos a um exemplo: quanto maiores as crianças e mais avançadas são as séries em que elas estão, mais altos serão os investimentos dos pais com as mensalidades, certo? Nesse caso, podemos dizer que uma criança que está no 8º ano proporciona um rendimento maior para a escola do que um aluno que está no 2º ano, certo? Errado!

Conforme as crianças vão avançando as séries, as despesas da escola também aumentam. É preciso contratar professores cada vez mais capacitados e experientes, investir em materiais específicos para salas de aula, laboratórios, tecnologias, cursos extracurriculares e outros serviços que não serão ofertados a crianças menores.

Então, como a escola vai entender de onde estão vindo os seus maiores rendimentos? Isso não é uma informação simples de encontrar, é preciso acompanhar os números, as entradas, avaliar as saídas e analisar todos os resultados.

Classifique todas as despesas e as receitas de acordo com a sua natureza e você encontrará a equação ideal para sua empresa.

Fluxo de caixa para escolas: 6 dicas para organizar

1. Planejamento financeiro: a base para o sucesso

É daqui que toda escola deve partir. O planejamento financeiro vai guiar todos os passos durante toda gestão e o controle do fluxo de caixa para escolas. Será preciso trabalhar lado a lado com ele, se orientando o tempo inteiro e seguindo as indicações das ações que devem ser tomadas.

Por isso, um planejamento financeiro deve ser simples. Faça uma projeção da receita e das despesas de um período, pode ser do ano ou do semestre. Escolha o que for melhor para a sua escola, mas evite trabalhar com períodos muito curtos. Além disso, essa estimativa deve ser baseada na realidade.

2. Organize as finanças

Para evitar erros no fluxo de caixa, a escola deve começar organizando as finanças. O primeiro passo é separar as saídas por categorias. Uma orientação que os especialistas costumam dar é a de separar os gastos com fornecedores de outras despesas que serão subdivididas em comerciais, financeiras, administrativas etc.

Dessa forma, será possível visualizar quais são as áreas que geram maiores despesas para a escola.

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3. O controle deve ser diário

Quando a escola não faz o controle financeiro do fluxo de caixa de forma diária, alguma informação pode ser perdida no meio do caminho e acabar gerando diferença nos valores. Por esse motivo, a última atividade do departamento financeiro ou do responsável pelo fluxo de caixa deve ser contabilizar as entradas e saídas do dia.

Confira, sempre que possível, o saldo do orçamento da instituição com o saldo da conta bancária da empresa. Caso encontre diferenças, é porque o seu orçamento precisa ser revisado e até ajustado.

4. Separe as despesas para garantir as reservas de dinheiro

As reservas de dinheiro são importantes para momentos de emergência, como a manutenção ou compra de algum equipamento para a escola de última hora, por exemplo.

Contar com um valor em caixa vai garantir mais segurança para as operações financeiras e administrativas do negócio, por isso é fundamental separar as despesas de acordo com a sua natureza.

Despesas como água, eletricidade, telefone, aluguel, internet, salários, etc, são fixas e precisam contar em seu fluxo e controle mensalmente. Outros gastos como compra de equipamento, reformas, etc, são contas eventuais e devem ser classificadas como variáveis.

Depois de ter tudo bem dividido, a escola conseguirá fazer reservas de dinheiro em meses com baixas despesas.

5. Faça previsões de entradas de dinheiro

Quando há valores em dinheiro entrando no caixa que são maiores do que as despesas fixas da instituição, é necessário contabilizar essas entradas e registrar no fluxo de caixa para escolas. Se uma empresa arrecada mais do que gasta, isso significa que ela está tendo lucro.

Porém, nem sempre as receitas podem ser consideradas como entradas fixas. Essa informação pode ser acompanhada com base nas entradas de dinheiro. Se não foi previsto, é porque o valor não é recorrente.

Nesse caso, é importante ter um plano de direcionamento para esses valores: investir, criar um fundo de caixa, reserva para emergências etc.

6. Faça um fluxo de caixa para escolas automatizado

Muitas empresas, de diferentes segmentos, ainda utilizam o velho “livro caixa” para para fazer o controle de seus fluxos. Você já deve ter visto um, ele é um caderno, com follhas carbonadas, onde as informações são registradas a mão. Alguns contam com numerações nas páginas, para evitar que elas sejam retiradas.

Por muitos anos, essa ferramenta foi bem útil para as empresas, até porque não existiam soluções mais eficientes, hoje em dia, porém, tornou-se um recurso ultrapassado e que acaba atrapalhando o trabalho do profissional.

Como o processo é feito de forma manual, a tarefa acaba se tornando burocrática, demorada e cansativa, além de aumentar os riscos de erros e rasuras no documento. Outro ponto importante é que esse método não permite que o gestor emita relatórios dos últimos meses. Para isso, seria necessário trabalhar em conjunto com uma planilha.

Um sistema financeiro elimina esses problemas, pois ele automatiza os processos, torna o controle mais rápido, efetivo, seguro e muito mais preciso. Gostou desse conteúdo sobre fluxo de caixa para escolas? Coloque essas dicas em prática já. Confira nossas leituras recomendadas e alcance ainda mais resultados.