Entenda o que é o processo de cobrança automatizada

A cobrança automatizada é um recurso muitíssimo útil em escolas, no sentido de facilitar o processo de pagamento dos responsáveis pelos alunos, além de otimizar o controle das finanças. Você conhece esse conceito e, principalmente, sabe como funciona a implementação desse tipo de cobrança?

Pensando nisso, trouxemos um conteúdo com as informações que você precisa sobre o assunto: do que se trata a cobrança automatizada, quais são as vantagens de contar com ela no processo financeiro da instituição e qual é o melhor método de implementar essa inovação. Quer se inteirar? Continue conosco e fique por dentro!

O que é cobrança automatizada?

A cobrança automatizada é a mecanização do processo de lembrete ou contato com clientes em relação a pendências financeiras. No cenário da escola, por exemplo, você utiliza algum sistema para lembrar os responsáveis da data de pagamento das mensalidades? Como entra em contato e negocia quando acontece um atraso?

Na cobrança automatizada, há um software por trás dessas funções, de maneira que não é preciso designar pessoal e/ou outros recursos nesse sentido: essas atividades são realizadas de forma automática, de maneira pré programada, ou seja, você pode personalizar os contatos.

O ideal é que esse programa funcione de maneira integrada às informações da gestão financeira, dando maior controle e poder de decisão para a gestão.

Quais são as vantagens de contar com esse recurso?

O primeiro grande impacto de utilizar a cobrança automatizada é a redução de custos. Usando um meio de cobrança digital, você não precisa despender recursos em contas telefônicas, nem designar pessoal para isso. Sendo assim, você acaba ganhando em produtividade.

Quando o pessoal está dedicado realmente no negócio, a performance melhora e assim a gestão não precisa aplicar dinheiro em funções que não precisam de pessoal para serem operadas, como o disparo de mensagens, que pode ser automatizado. Veja a seguir mais 3 benefícios!

Diminuição da inadimplência

Quantas pessoas deixam de pagar no dia simplesmente por esquecer ou, por motivos diversos, não ter meios de negociar com a escola dentro dos prazos? Ao contar com um sistema de cobrança digital, você elimina esse problema, visto que o cliente ganha facilidade no pagamento do compromisso.

Na cobrança automatizada, você deve também disponibilizar meios de pagamento igualmente simples, sem burocracias, onerosidade ou necessidade de presença física. Essa é uma boa iniciativa também para centralizar o histórico de adimplência de um aluno em específico.

Imagine ter que juntar comprovantes de pagamento que chegam via whatsapp em um mês, e-mail no outro, um canhoto presencial no próximo e assim por diante… A chance de erros é muito maior e a organização perde muito.

Melhor relacionamento com o cliente

Ao utilizar uma “régua” de cobrança automatizada, a gestão consegue verificar quais clientes atrasam com recorrência. Sendo assim, você pode usar o poder da interpretação desses dados para gerar informações valiosas e tomar a dianteira no relacionamento com o cliente.

O contato amigável é fundamental para negociar meios de diminuir os impactos da inadimplência. Ao constatar essa informação no sistema, você pode chamar esse responsável para conversar e averiguar quais são as causas e se a escola pode fazer algo para ajudar, mesmo que seja por um certo período de tempo.

Isso fortalece o vínculo da escola com os clientes, concorda? O mais importante é ter bases sólidas para fazer essas análises e, então, fazer um planejamento para averiguar a viabilidade das ações de relacionamento.

Maior competitividade de mercado

Imagine a sua escola operando com todos os fatores citados acima: concorda que a visão tática vai mudar, além da percepção dos responsáveis? Você melhora o posicionamento de mercado quando otimiza os recursos internos, já que isso reflete diretamente em como o cliente recebe o serviço.

Talvez um dos mais valiosos benefícios da cobrança automatizada seja de fato esse: o ganho de vantagem competitiva.

E a melhor parte é que você não precisa se complicar para implementar um sistema eficiente assim, basta contar com um bom software especializado em instituições educacionais trabalhando em prol do sucesso da sua gestão: confira uma opção de integração de baixo custo e faça o teste!