Dicas de ouro para manter as contas da escola em dia

Quer saber como manter as contas da escola em dia? Há algumas medidas valiosas para controlar os gastos de uma instituição de ensino e ajudá-la a prosperar. Hoje, iremos contar para você tudo que é importante entender sobre esse assunto.

Ficou interessado (a) no assunto? Continue acompanhando esse artigo com bastante atenção.

Boa leitura!

1. Elabore um plano orçamentário estratégico

Em primeiro lugar, para manter as contas da escola em dia, a gestão escolar deve desenvolver um excelente planejamento estratégico orçamentário para assegurar o ótimo gerenciamento financeiro da escola.

Bem como qualquer outra organização, a escola necessita ter um planejamento sólido, conhecer o seu público, o mercado que está inserido e, especialmente, a concorrência. Sobretudo, o processo tem a função de desenvolver e/ou reavaliar de forma coerente e plena a realidade da instituição. Isso significa que, essa estratégia, consiste em:

● Atribuir um significado para as tarefas, em outras palavras, analisar o que é de fato importante;
● Refletir sobre como gerar a satisfação completa dos clientes;
● Estabelecer os valores ou princípios que irão reger as escolhas e ações.

Desse modo, dá para desenvolver um plano, definir missões e planejar os investimentos, consequentemente, o planejamento orçamentário estratégico precisa estar bem estabelecido.

A instituição de ensino possui objetivos a curto, médio e longo prazo? A gestão tem em mãos a lucratividade mínima do mês? Essas são algumas questões que precisam ser vistas antes de seguir em frente.

2. Organização das contas que precisam ser pagas

De modo geral, para manter as contas da escola em dia é importantíssimo garantir a organização das despesas, uma vez que a excelente gestão de pagamento impede problemas no orçamento escolar.

Assim sendo, o gerenciamento da instituição de ensino precisa separar as contas a pagar em duas modalidades em uma planilha.

É primordial que a planilha seja bem mais que um documento no Excel, com dados do fornecedor e o preço, visto que é importante prever os custos do futuro e fazer investimentos. Ademais, é indispensável segregar as contas fixas daquelas que são variáveis.

Gastos fixos:

● Limpeza;
● Salários;
● Aluguel;
● Segurança;
● Vigilância.

Gastos que variam:

● Materiais;
● Manutenção.
● Luz;
● Telefone;
● Água.

3. Diminua alguns custos

Para manter as contas da escola em dia é importantíssimo reduzir alguns gastos. Bons gestores conseguem diminuir os custos e é uma ação essencial para o funcionamento eficiente de uma instituição de ensino.

Logo, busque reduzir custos excessivos, as contas de energia, de água e com materiais, por exemplo, podem ser reduzidas.

É possível traçar um plano e criar eventos de conscientização para que os integrantes da comunidade escolar evitem desperdícios de recursos.

4. Estabeleça as principais prioridades e objetivos da escola

Outra dica interessante para manter as contas da escola em dia é estabelecer objetivos e prioridades. Nesse sentido, cabe à gestão escolar refletir sobre metas reais, que sejam significativas para a instituição e não reduzam os funcionários.

Dá para levantar os seguintes pontos:

● Diminuir o número de discentes inadimplentes;
● Ampliar o faturamento da escola;
● Proporcionar recursos tecnológicos que ajudam a atuação dos professores;
● Economia nos materiais físicos, de maneira a transformar o ambiente mais digital.

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5. Manter o controle das finanças

O gerenciamento de finanças em uma instituição de ensino é o que guia o planejamento estratégico. Dessa forma, precisa ser conduzido de maneira a organizar todos os dados financeiros da escola e transformá-los em conhecimento para que a organização seja capaz de desenvolver pensamento estratégico de negócio.

Planejar nunca é o suficiente. O monitoramento do orçamento é imprescindível para continuar com os planos ou reavaliar tudo que já foi realizado até então.

Quando o orçamento não está sendo feito de acordo com o planejamento, é necessário buscar as razões dessa divergência. Imagine que as mensalidades estão sendo quitadas, porém, o fluxo de caixa se mantém no negativo, por exemplo, qual é a origem desse problema?

Entenda que essa problemática é frequente nas escolas, entretanto ainda há certa dificuldade em encontrar a real razão na escassez de eficiência. Justamente por esse motivo que a gestão financeira e a otimização do fluxo de caixa são essenciais.

6. Monitore o fluxo de caixa

Não há dúvidas de que uma das maiores questões nas organizações é não se atentar ao fluxo de caixa e isso atrapalha no processo de manter as contas da escola em dia.

Acima de tudo, o fluxo de caixa é a estratégia básica para controlar as finanças. A planilha deve registrar qualquer entrada e saída. Além disso, essa ferramenta pode evidenciar o estado do capital de giro, bem como o nível de inadimplência, portanto, é possível acompanhar a saúde financeira.

Quem faz bom gerenciamento de fluxo de caixa assegura o controle das contas, consequentemente, consegue fazer bons investimentos e assegurar educação de qualidade aos alunos.

7. Evite o parcelamento

As escolas que desejam evitar entrar no vermelho e, até mesmo, aquelas que querem sair, precisam fugir do parcelamento, visto que essa estratégia é responsável por multiplicar a quantidade de juros no débito e ainda acumula ao decorrer do tempo, especialmente quando não há atenção sobre o seu pagamento.

Dessa forma, a resposta sempre é adquirir produtos e serviços à vista e isso também é válido para as contas, dado que qualquer opção de parcelamento de dívidas é bem desvantajosa.

Portanto, procure conquistar uma saúde financeira e economizar para comprar e pagar à vista, ok?

8. Utilize a tecnologia para aproveitar benefícios

Por fim, os recursos tecnológicos podem auxiliar qualquer gerenciamento financeiro. Atualmente, hásoftware para gestão escolar com diversas ferramentas que otimizam a contabilidade da instituição de ensino.

Afinal, as atividades de gerenciamento financeiro nessas organizações são bem pesadas e, muitas vezes repetitivas, tais como:

● Agrupar informações em escala larga;
● Agendar pagamentos;
● Organizar dados;
● Entre outras.

Em geral, são atividades que consomem bastante tempo de um colaborador e, dificilmente, as tarefas são cumpridas com excelência.

Desse modo, não há dúvidas de que um software pode ajudar nesse momento, certo? Especialmente quem deseja manter as contas da escola em dia.

Agora é com você! Entre em contato conosco para conhecer o nosso serviço.